checklist

Projectassistent: 4 x slim samenwerken met digitale tools

Plannen en organiseren

Probleem 1: Radeloos zoeken naar de laatste versie

Projectassistent: 4 x slim samenwerken met digitale tools

Vijf versies van hetzelfde document in een map. Bij de ene is de bestandsnaam aangepast en de andere lijkt van een latere datum. En niemand die de discipline heeft om de versielijst aan het begin van het document aan te passen.

Gelukkig is er veel nagedacht over documentmanagement. Samenwerken in documenten en versiebeheer kan slim met bijvoorbeeld Box en Dropbox. Deze tools houden trouw de versies van een document bij, maar tonen je alleen de nieuwste versie. Iedereen opent de juiste versie en alleen mensen met de juiste rechten kunnen documenten bewerken. Eerdere versies raak je niet kwijt en je kunt ze gemakkelijk inkijken of terugzetten. Ook de tijd van conflicterende versies is dankzij GoogleDocs en Office 365 voorbij. Hiermee kun je tegelijkertijd met collega’s aan een document werken en zie je live wie wat typt. Handig voor het gezamenlijk maken van rapporten, agenda en notulen.

TIP: Ben je benieuwd naar meer slimme (digitale) tricks en tools voor projecten? Schrijf je dan in voor onze training POWER Projectassistent. Tijdens deze training leer je alles over het mobiliseren van je projectteam en het plannen van alle werkzaamheden.

Probleem 2: Een nieuw teamlid bijpraten over een project

Tja, wat is er allemaal gebeurd? ‘Ik praat je even bij’ loopt uit op een lang en onsamenhangend gesprek waarna je belooft de belangrijkste stukken te mailen. Ook alle e-mails over die stukken stuur je mee. Zo, die is wel even zoet.

De oplossing voor dit probleem zijn samenwerkomgevingen voor teams. Yammer is hier een voorbeeld van, maar ook Basecamp en het Nederlandse Embrace doen hetzelfde. Hierop stel je teams samen en deel je updates en documenten. Alles is terug te lezen op de Facebook-achtige tijdlijn en als er iets belangrijks gebeurt, krijg je een e-mailnotificatie.

Probleem 3: Een week doen over het plannen van één afspraak

De nachtmerrie van elke planner: een moment vinden waarop iedereen kan. Hoe groter de groep, des te meer e-mails er heen en weer gaan. Datum geprikt? Nu maar hopen dat er niets wijzigt.

Een tool met de slogan “Bye bye back and forth” heeft het begrepen. Met Assistant.to stuur je je contact een aantal voorstellen direct vanuit je Gmail. Je collega accepteert door één van de voorstellen te kiezen en krijgt direct de afspraak in zijn agenda. Geen dubbele afspraken, want een optie vervalt als je iets aan je agenda toevoegt. Doodle werkt hetzelfde, maar is ook geschikt voor Outlook en andere mailclients.

Probleem 4: Het overzicht verliezen van openstaande taken

Veel traditionele overleggen beginnen met een bespreking van de actielijst uit het vorige overleg, de afgesloten acties en de status van de openstaande. Niet echt bevorderlijk voor de doeltreffendheid van het overleg, want daardoor komen belangrijke discussiepunten in het gedrang.

De status van de openstaande acties kan iedereen zelf inzien met Wunderlist en Asana. Daar staan alle acties, met de verantwoordelijke personen, die bovendien een notificatie krijgen wanneer een deadline nadert. Discussies over de taak vinden binnen de tool plaats, net als belangrijke documenten die uit een actie voortkomen. Vink je een taak af, dan krijgen alle collega’s die dit willen weten bericht. Helemaal handig: met Instagantt maak je met een paar muisklikken een interactieve Gantt-grafiek van al je Asana-taken.

Door Corine Ahlrichs, Digital Workplace Consultant bij Mixit, en Tom Olsthoorn, organisatie-adviseur bij Hutspot.

 

Reageer op dit artikel