checklist

Slimmer werken: in 6 stappen altijd grip op je taken

Plannen en organiseren

Slimmer werken: in 6 stappen altijd grip op je taken

Het ene moment ben je lekker aan het werk en heb je volledige controle over je to do’s. Het volgende moment lijkt het alsof je overspoeld wordt door een golf aan taken. Sommige mensen worden hier heel productief van, terwijl anderen juist bevriezen. Welk type jij ook bent, met deze zes stappen houd je altijd grip op je taken.

Twee verzoeken hier, drie e-mails daar en o ja, dat ene project was je even vergeten. Meer grip op je werk begint bij het kijken naar het ‘wat, wanneer en doen’ van je taken. Het ‘wat’ zorgt voor overzicht en laat je stilstaan bij wat je misschien niet hoeft te doen. In de ‘wanneer’-fase richt je je op je prioriteiten en planning, terwijl ‘doen’ over focus en je energieniveau gaat.

Stap 1: wat – zorg voor overzicht

De eerste stap naar controle is overzicht krijgen. Maak een lijst met je kerntaken, de taken die standaard in je pakket zitten en regelmatig terugkomen. Schrijf ze op en leg de lijst even weg. Dan de ad-hoctaken, projecttaken en alle andere werkzaamheden waar minder regelmaat in zit.

Het allerbelangrijkste is dat je deze ‘uit je hoofd haalt’. Of je nu een papieren to-dolijst gebruikt, een van de vele handige apps of je Outlook-takenlijst. Zorg dat ze ergens genoteerd staan.

Let erop dat een taak concreet is. Organiseer je een congres? Zet niet ‘congres organiseren’ op je lijstje, maar bedenk wat de eerstvolgende stap is. Bijvoorbeeld: offertes opvragen bij congreslocatie X, Y en Z.

Heb je eenmaal overzicht, werk je taken slim af door ze te clusteren. Ben je bezig met je inbox opruimen? Stuur meteen die vijf mails die je moet verzenden. Staan er een paar telefoontjes op je lijst? Plan een beluurtje.

Stap 2: wat – doe minder

Dat iemand een taak bij jou neerlegt, betekent niet dat je er iets mee moet. De vraag: ‘moet ik dit nu doen?’ is een goede leidraad. Je kunt deze op vijf manieren stellen:

  • Moet ik dit nu doen? – Moet je er überhaupt iets mee doen? Of is het ter informatie?
  • Moet ik dit nu doen? – Ben jij de juiste persoon? Of kun je de taak delegeren?
  • Moet ik dit nu doen? – Wat is je volgende actie? Is het verzoek duidelijk en ondubbelzinnig?
  • Moet ik dit nu doen? – Veel taken lijken dringend, maar zijn het niet. Kan het wachten?
  • Moet ik dit nu doen? – Hoe belangrijk is de taak? Heeft het veel invloed op je werk of het bedrijf? Of is het de moeite niet waard?

Slim delegeren of nee zeggen

Als het antwoord op de vraag ‘moet ik dit nu doen?’ nee is, dan is het zaak deze slim te delegeren of nee te zeggen. Hier een paar opties:

  • “Ik heb er nu geen tijd voor, kan ik het op … doen?”
  • “Na half drie kan ik hier mee aan de slag.”
  • “Judith is de juiste persoon voor je verzoek.”
  • “Als je het de volgende keer een dag van tevoren vraagt kan ik je helpen.”

Minder doen betekent naast kritisch naar je werk kijken ook je eigen grenzen helder krijgen. Pak je lijstje met terugkerende taken er weer bij. Staat er veel op wat niet op jouw bordje hoort? Ga in overleg met je leidinggevende. Dit heeft niks te maken met verantwoordelijkheden afschuiven, maar alles met het goed uitvoeren van het werk dat daadwerkelijk bij jouw functie hoort.

Stap 3: wanneer – stel prioriteiten

Als je eenmaal weet wat je moet doen is het de vraag welke prioriteit het heeft. Gebruik dit kwadrant om je taken in te delen op urgentie en belangrijkheid. In ieder vak staan al een aantal voorbeelden.

Urgent Niet urgent
Belangrijk
  • Crisis
  • Naderende deadline
  • Wat nú speelt op de werkvloer
  • Dringende vraag van je leidinggevende
  • Professionele ontwikkeling
  • Planning maken van projecten
  • Documenten actualiseren
  • Je werkwijze aanpassen
Niet belangrijk
  • Onderbrekingen
  • (Sommige) telefoontjes, e-mails en vergaderingen
  • Koffiepraatjes
  • Vluchtklussen
  • Perfectionisme
  • Hobbyisme en dagdromerij
  • Surfen op internet

Ieder vak heeft zijn eigen valkuilen en problemen, wees daar alert op:

  • Urgent en belangrijk: vraag je af of een taak hier echt hoort? Zo nee, dan is deze of niet belangrijk of niet urgent. Te veel taken in dit kwadrant werkt slopend.
  • Belangrijk en niet urgent: waardevolle langetermijntaken die je makkelijk op de lange baan schuift. Plan ze in om de waan van de dag voor te zijn.
  • Urgent en niet belangrijk: zijn dit taken die je anders kunt organiseren of minimaliseren? Ze slurpen aandacht en zorgen voor stress.
  • Niet urgent en niet belangrijk: vlucht- en compensatiegedrag. Een koffiepraatje hoort erbij, maar houd in de gaten dat het je werk niet in de weg zit.

Stap 4: wanneer – ga plannen

Bij het inplannen van je werk begin je met je vaste taken. Deze worden meestal niet ingepland en dat is een grote fout. Maak maar eens een snelle berekening hoeveel tijd ze je per week kosten. Begin dus met deze taken in je agenda te blokken.

Een terugkerende taak

Je bereidt de maandelijkse MT-vergadering voor. Het maken van de agenda, reserveren van de ruimte en het verzamelen van de stukken kost je een uur per vergadering. Zet dit uur in je agenda, want het is tijd waarvan je zeker weet dat je die iedere maand nodig hebt. Blokkeer je er geen tijd voor, dan moet je die iedere maand weer ergens vandaan zien te halen.

Nadat je de vaste taken hebt ingepland, reserveer je in je agenda ruimte voor de belangrijke, maar niet-urgente taken. Dit hoef je niet per se concreet te maken, per week een aantal uur blokkeren en daarin kijken welke taken je die week oppakt is genoeg. De ene week update je het afdelingshandboek, de week erna werk je aan je vaardigheden.

Blokkeer je tijd verstandig

Bij het plannen van je werk is het goed om met twee zaken rekening te houden:

  1. Je gouden uren
  2. Je beperkte aandachtspanne

Iedereen heeft andere gouden uren. De een is ’s ochtends vroeg productief, terwijl een ander ‘wakker’ moet worden. Wat jouw gouden uren ook zijn, verkwist ze niet. Gebruik deze uren voor je belangrijkste taken en doe de routinetaken in de tijd eromheen.

Het is niet gezond om uren achter je bureau te zitten. Gun jezelf regelmatig pauze om je energieniveau op peil te houden. Een techniek om je pauze niet te vergeten is de pomodoro-techniek. Deze techniek, afgeleid van de rode-tomaatkookwekker, laat je in blokken van 25 minuten werken. Hierna ontspan je vijf minuten en begin je aan een nieuw blok.

‘Niet storen’-kaartje/-uurtje

Wil je met de hele afdeling of het bedrijf afspraken maken over het wel of niet storen van iemand? Denk eens aan bepaalde uren waarin je afspreekt dat men niet langsloopt en dat er op de werkvloer geen gesprekken gevoerd worden. Een andere optie: een niet storen-kaart aan je stoel hangen.

Pak je eigen stoorzenders aan
Naast externe stoorzenders moet je ook je eigen stoorzenders aanpakken. Wat te denken van perfectionisme, uitstelgedrag of je druk maken om zaken waar je geen invloed op hebt? Over al deze zaken zijn meters aan literatuur verschenen. Ook op Management Support helpen we je op weg om er korte metten mee te maken:

Stap 5: doen – zorg voor focus

Tijd om te doen. Je bent net bezig of er staat iemand met een vraag aan je bureau, vijf minuten later knippert je Outlook en daarna beginnen je collega’s naast je een gesprek over het weekend. Elimineer dit soort stoorzenders en zorg voor focus.

Nu kun je moeilijk je collega’s buiten de deur zetten, maar door bijvoorbeeld muziek te luisteren met een koptelefoon word je in ieder geval niet door ze afgeleid. Zet je telefoon en e-mail op stil. Aan de persoon die aan je bureau staat mag je gerust vragen later terug te komen of te e-mailen. Een verstoorde focus is immers niet alleen jouw probleem, maar ook van je bedrijf.

Stap 6: doen – houd je energieniveau in de gaten

Het werd al genoemd: urenlang achter je bureau zitten is niet gezond. Houd je energieniveau in de gaten om productief te blijven. Neem regelmatig een pauze, loop een rondje, haal koffie. Wat je ook doet, blijf niet de hele dag achter je scherm hangen. Als je veel te doen hebt, kan pauzeren aanvoelen als spijbelen, maar echt, je hebt het nodig. Even op de resetknop drukken is essentieel om niet vast te lopen.
Zorg daarnaast voor een balans tussen taken die je energie opleveren en die energie kosten. Wissel de saaie en vervelende klusjes af met leuke dingen. Zo word je niet leeggezogen en worstel je je niet naar het einde van de dag.

Nog meer grip op je taken?

Lees één van deze artikelen:

Werken met meer energie?

Kom naar de training Tijd-, taak- en energiemanagement en leer hoe je met meer plezier productief blijft.

Reageer op dit artikel