nieuws

5 keuzes die je moet maken bij projectmatig werken

Plannen en organiseren

Aan de slag met een project, maar geen idee waar je moet beginnen? Dan is het tijd om prioriteiten te stellen. Het is een kwestie van keuzes maken: kiezen wat er nu moet, wat niet of wat er later kan. Met deze 5 keuzeopties ga je efficiënt aan het werk.

5 keuzes die je moet maken bij projectmatig werken

De volgende opties staan tot je beschikking:

  • Meteen afhandelen
  • Niet doen
  • Doe het later (plannen of op je actielijst zetten)
  • Archiveer
  • Laat het een ander doen (delegeren)

Doe het meteen (afhandelen)

Deze optie geldt voor de klussen die in een paar minuten uitgevoerd en afgerond kunnen worden. Niet alles kan meteen gedaan worden, maar binnenkomende mailtjes bestaan voor de helft uit meteen af te handelen acties. Een lege mailbox bereik je door een keer of drie per dag bewust je mail grotendeels weg te werken.

Doe het niet

De optie ‘doe het niet’ is er eentje die je bewust maakt van het feit dat er ook zaken zijn die bij een ander thuishoren (optie 5) of niet tot jouw verantwoordelijkheden behoren. Of dat er op dat moment iets belangrijkers in je agenda staat.

Doe het later (inplannen of op de actielijst zetten)

De toegevoegde waarde is dat een klus die een half uur of meer tijd gaat kosten niet in het luchtledige blijft hangen of op een stapel of in een bakje terechtkomt, maar realistisch in de eigen agenda wordt ingepland. Voldoende beschikbare tijd wordt gereserveerd voor de betreffende (project)klus. Het inplannen kost op dat moment een paar minuten en de aandacht kan dan weer worden verlegd naar de volgende activiteit.

De actielijst

Welke vorm je hier ook voor gebruikt, de voorwaarde is dat het echt werkt. Actielijstjes zijn ervoor om je te helpen die acties vast te leggen die gedaan moeten worden. Niet om acties vast te leggen zodat je ze kunt vergeten.

Ruim tijdig de stukken op (archiveer)

Voor projecten is het heel belangrijk dat het projectarchief up-to-date is. Veel ondersteuners vinden archiveren geestdodend werken en geven het een lage prioriteit. Leuk is het inderdaad niet, maar niet of te laat archiveren is geen optie. Reserveer dus op vaste tijdstippen in je agenda tijd om te archiveren en geef het de prioriteit die het verdient.

Laat het een ander doen (delegeren)

Laat ook klussen over aan een ander als het niet tot jouw verantwoordelijkheden behoort. Delegeren is dé oplossing voor taken die voor jou niet zo belangrijk zijn dat je ze zelf moet doen maar die toch moeten gebeuren. Maak hier een gedegen afweging in.

Deze tips komen uit het nieuwe boek Het projectassistentboek, jouw rol en positie in projecten van Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman. Het boek kost 29,95 euro en is hier te koop. 

Meer tips

Wil je meer tips over de start van een project? Misschien is één van deze items dan wel iets voor jou:

Reageer op dit artikel