nieuws

Projectmanagement: durf het conflict eens aan te gaan

Plannen en organiseren

Projectmanagement: durf het conflict eens aan te gaan

De kans op spanning in een project is reëel. Projecten gaan vaak gepaard met grote belangen en staan onder druk van geld en tijd. De projectleider zal de druk van de opdrachtgever goed moeten weerstaan. Jouw rol als projectassistent is meesturen om het team de goede kant op te leiden. Dat betekent dat je het conflict soms moeten durven aangaan om zo een positieve uitkomst te krijgen.

Als projectassistent en projectteam kun je zo van de ene dag in de andere dag in een conflict rollen. Vooral in de fase dat het team een onderdeel moet opleveren dat nog niet klaar is… De projectleider zal dan de druk van boven moeten weerstaan. En jij als projectassistent kunt er ook opeens middenin zitten. Een conflict is een botsing van verschillende en elkaar tegenwerkende krachten, opvattingen, gevoelens of belangen. Jij wil het ene en de ander wil precies de andere kant op. De uitkomst kan je persoonlijk treffen. Voor de cocktail ‘conflict’ heb je dus twee ingrediënten nodig: belangentegenstelling en een relatie.
Niet alle conflicten zijn ‘echte’ conflicten. Vaak is een conflict een tragische optelsom van gebeurtenissen, die uiteindelijk tot een vervelende situatie leiden. Het liefst zou je misschien conflicten helemaal vermijden, maar helaas: dat is niet altijd mogelijk. Je wilt een goede werkrelatie en je wilt werkplezier. Dat is een reden om het conflict op een constructieve manier aan te gaan en te streven naar een werkbare oplossing. Het kan een verdieping van de relatie in het projectteam geven.

Een conflict heeft vaak een voorgeschiedenis

Een conflict is er nooit ineens. Er zijn drie fasen in een conflict, van latent naar manifest tot hevig:

  1. Latent conflict; het conflict is nog niet naar buiten getreden. Jij bent geïrriteerd, er zijn signalen van onrust, bijvoorbeeld slecht slapen en het niet van je af kunnen zetten.
  2. Manifest conflict; als je je realiseert waar je je zo aan ergert. Dat is ook het moment dat het conflict bespreekbaar moet worden gemaakt.
  3. Hevig conflict (alarmfase); een conflict is geëscaleerd. Je bent niet meer in staat om op een rustige manier met elkaar te communiceren en feedback te geven.

Aan een conflict gaat een periode vooraf van niet naar elkaar luisteren, elkaar niet bevragen, elkaar niet ondersteunen, elkaar geen feedback geven, het probleem niet benoemen en geen oplossing voorstellen.

Projectassistent: sleutel voor oplossing

Voor het ontstaan van een conflict zijn twee personen nodig; voor het stoppen ervan één. Jij als projectassistent kunt het verschil maken. Vaak ben je de spin in het communicatieweb en mogelijk voel je aan als er te veel spanning ontstaat. Zorg dat deze spanning bespreekbaar wordt.
Ga je het conflict aan, zorg dan dat je het góéd aangaat, zodat je er daarna zo weinig mogelijk emotioneel last van hebt. Het middel hiervoor is: goede communicatie. Nu denk je misschien dat we in dit digitale tijdperk veel met elkaar communiceren, maar dat klopt niet helemaal. Het is zo makkelijk om e-mails verkeerd te begrijpen, omdat je het gezicht, de klank en de emotie er niet bij hebt. Echt contact en regelmatige feedback is essentieel voor goede communicatie en om conflicten te voorkomen. Oog voor elkaar, begrip voor elkaar en wederzijdse acceptatie zijn belangrijk.

Helpende gedachten bij een conflict

  • Communicatie verloopt zelden vlekkeloos en conflicten horen erbij, wees voorbereid.
  • Gebruik je sensitiviteit om aan te voelen of er een conflict aan zit te komen, gevoelens zijn feiten, het benoemen is de eerste stap.
  • Een conflict is niet in één dag ‘geboren’ en zal niet in één dag weer voorbij zijn.
  • Choose your battle: wanneer is het noodzaak er een punt van te maken en wanneer zal het zo’n vaart niet lopen? Maak de afweging of het waard is het conflict aan te gaan.

In conflictsituaties zijn een drietal overwegingen van belang:

  1. In hoeverre stel ik mijn eigen doel voorop?
  2. In hoeverre hecht ik belang aan de doelen van de ander?
  3. Welke waarde hecht ik aan het handhaven of verbeteren van de (werk)relatie met de ander?

Handvatten voor een mogelijke oplossing zijn:

  • Respectvolle communicatie: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (LSD). Je geeft elkaar de ruimte, je bent oprecht geïnteresseerd, je onderhoudt de relatie.
  • Feedback met KC/KC. Je geeft elkaar complimenten over het goede werk (Kort Compliment) en als de situatie erom vraagt geef je een correctie en een verbetervoorstel (Korte Correctie).
  • Probleem oplossen. Je merkt dat een probleem zich voordoet en voordat het een ‘conflict’ wordt, ga je het gesprek aan en zorg je dat het niet verder escaleert.

Omgaan met een persoon

Essentieel is dat je je realiseert dat het omgaan met een conflict ook het omgaan met een persoon is. En dat is moeilijk. Het maakt de persoon in kwestie voor jou vaak tot een onaardig en lastig persoon. Maar het omgaan met lastige mensen wordt voor een deel bepaald door de ideeën die je over die andere mensen hebt, door jouw normen en waarden, wensen en verwachtingen en door je eigen gevoelens. Dus: hoe je op iemand reageert en of je iemand als onaardig of lastig ervaart, zegt dus evenveel over jezelf als over de ander.
Een boeddhistische uitspraak is: ‘Je kunt eindeloos opnieuw beginnen.’ Bekijk de ander eens met een frisse blik. De (nieuwe) positie die je inneemt bij het conflict maakt het verschil en geeft de ander ruimte om het conflict ook op een andere manier te bekijken.
Het goed aangaan van een conflict kan positieve gevolgen hebben, de lucht is geklaard, de relatie verstevigd. Het geven van aandacht, het uitspreken, het luisteren, het samen komen tot een oplossing kan een (werk)relatie verdiepen. Kortom, als het conflict is opgelost kun je een kwalitatief goed project van de grond trekken, waarbij jullie de doelstellingen halen.

Checklist conflicthantering

Tot slot een checklist om conflicten goed aan te gaan. In drie fasen krijg je inzicht in het conflict en kun je een richting aangeven voor een oplossing. Dit stramien volgt het tv-programma De rijdende rechter ook.

1. Voorbereiding

  • Voer individuele gesprekken met de conflicterende partijen
  • Verzamel informatie over de bron van het conflict
  • Ga na of ze je accepteren als bemiddelaar
  • Leg de procedure uit
  • Plan een datum

2. Het gesprek

  • Omschrijf de voorgeschiedenis en het doel
  • Geef je bevindingen naar aanleiding van de voorgesprekken weer
  • Laat de anderen reageren
  • Benoem oorzaken en knelpunten
  • Zoek oplossingen
  • Kies oplossingen
  • Maak afspraken en stel een actieplan op

3. Evalueer de gekozen oplossing

  • Is het actieplan gevolgd?
  • Werkte de oplossing?
  • Wat kunnen we doen om dit conflict in de toekomst te voorkomen?

Innerlijk conflict

Naast een conflict met de ander is er bijna altijd ook sprake van een ‘innerlijk’ conflict. Je vraagt je af: ben ik wel goed genoeg, heb ik er wel voldoende aandacht aan besteed, is het mijn schuld? Dit kan vooral gebeuren als het werken in projecten nog vrij nieuw voor je is. Als je daar geen aandacht aan geeft, dan blijft dat energie vreten en je aandacht afleiden. Reken af met zelftwijfel en zet de zaken zo feitelijk mogelijk op een rij. Vragen die je daarbij kunnen helpen, zijn:

  • Wat zijn de feiten?
  • Wat zijn de gebeurtenissen?
  • Wat heb ik gedaan?
  • Wat heeft de ander gedaan?
  • Waarom komen we er niet uit?
  • Wat hou ik vast?
  • Hoe wil ik eruit komen?
Reageer op dit artikel