nieuws

Best practice scrum: iedereen kan het leren

Plannen en organiseren

Best practice scrum: iedereen kan het leren
Paula Vermeijs, secretaresse afd. MKB, ABN Amro. Foto: Cor Salverius

Steeds meer organisaties werken agile en hanteren methodes als scrum en kanban. Paula Vermeijs, secretaresse ABN Amro, volgde op eigen initiatief een training scrummaster en past hier nu principes van toe in haar werk: “We hanteren we een weekstartbord in het programma Kudos. Je ziet meteen: waar staan we en wat hebben we nog te doen?”

Naam: Paula Vermeijs-van Nieuwaal
Functie: secretaresse directeur MKB Banking Nederland
Bedrijf: ABN Amro

“Bij ABN Amro worden medewerkers gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen. Omdat de bank agile werken is gaan toepassen, heb ik er zelf voor gekozen om een driedaagse training scrummaster te volgen bij Prowareness. Na deze training heb ik andere scrummasters gesproken en meegekeken met hun review en een sprint om te zien hoe het in de praktijk werkt. De taken van een secretaresse lijken veel op die van een scrummaster; je monitort en begeleidt processen. Dat doe ik ook met mailverkeer of het inhoudelijk oppakken van stukken van mijn leidinggevende. Je kijkt naar wat is efficiënt, wat is een handige aanpak, wat is een goede structuur?”

Scrum toepassen: weekstartbord in Kudos

“Mijn afdeling werkt niet in een scrumteam, dat gebeurt vooral bij de afdelingen IT en Digital, maar ik pas bepaalde scrumprincipes wel toe in mijn werk. Binnen het MT waarin ik werk hanteren we een weekstartbord in het programma Kudos. Daarin heb ik een kaart aangemaakt die linkt naar een digitaal kanbanbord. Dat bord bespreken we eens per maand in ons fysieke MT-overleg. Een collega heeft mij wegwijs gemaakt in het werken met een kanbanbord. Samen hebben we van de directie het vertrouwen gekregen om onze kennis en ervaring over te brengen op de andere collega’s.
Het weekstartbord werk ik een keer per week bij met acties; het MT bespreekt dit iedere week in een web-ex. Daarin houden we ook de hulpvragen, de mededelingen en de successen bij. Je ziet meteen: waar staan we en wat hebben we nog te doen?”

Kanbanbord als statusoverzicht

“Op het kanbanbord staat een overzicht van de ownerships, dus wie waarvoor verantwoordelijk is. We hanteren voor de kolommen niet To do, Doing, Done, maar onze drie pijlers: Supporting our clients transition to Sustainability, Build a Future Proof Bank en Reinvent the Customer Experience, plus een vierde kolom Done, dat fungeert als archief. Op het bord kun je zien hoe ver we zijn met de ontwikkeling van een bepaald product, dienst of proces. Er gebeurt op deze gebieden niet iedere week iets nieuws. Er staan geen taken op het kanbanbord, het is meer een statusoverzicht, maar er kan wel een taak uit voortvloeien als: ‘Ik denk dat het goed is om over dit onderwerp een presentatie op kantoor te houden.’”

Best practice: kanban met eigen twist

Best practice: kanban met eigen twist

“Iedere collega die ik aan het weekstartbord en het kanbanbord heb toegevoegd, kan wijzigingen aanbrengen. Het is mijn verantwoordelijkheid om het weekstartbord helemaal up-to-date te houden. Iedere dinsdag hebben we een weekstart. Daarom moet iedereen op maandag het bord vullen met zijn eigen input. Op woensdag aan het eind van de dag schoon ik het bord weer op en vul ik het aan met de input vanuit de web-ex. Mocht ik iets vergeten of verkeerd opschrijven, dan is er altijd wel een collega die me daar op wijst, dat is prettig. Iemand van een andere afdeling kan een actie of signaal van ons bord ook makkelijk kopiëren naar zijn eigen bord. Mocht ik tegen een impediment (belemmering, red.) aanlopen, dan leg ik mijn vraag meestal direct neer bij een senior-collega. Meestal hebben zij de juiste kennis al paraat, en zo niet dan zetten ze het op het bord van hun eigen team.”

Veel minder mail

“In het begin moet iedereen de discipline ontwikkelen om het bord iedere dag te bekijken en op tijd bij te werken. Als je een nieuw punt op het bord plaatst, komt dat automatisch onder aan het bord terecht. Als het prioriteit heeft, of een vroegere deadline dan andere punten in die kolom, moet je hem zelf omhoog slepen. In het begin moest ik vaak controleren of alles wel op de juiste plek stond, maar nu let iedereen daar zelf op. Het voordeel van deze werkwijze is dat ik nu veel minder mail heb en veel sneller reactie krijg op vragen. Daarnaast heb ik sneller inzicht in de status van bepaalde zaken. Je kunt ook sneller escaleren als dat nodig is. De doorlooptijd is korter geworden en het werkt allemaal veel effectiever en efficiënter.”

Regels agile werken samen bepalen

“Agile werken moet je gewoon doen. Laat obstakels die je tegenkomt, geen obstakel zijn; iedereen kan het leren, iedereen kan het op zijn of haar manier in de praktijk brengen. Het helpt je uiteindelijk om je werk zoveel beter te managen, waardoor je afspraken beter kunt voorbereiden omdat je informatie uit het kanbanbord kan halen. Bepaal samen met je team de regels waaraan jullie je gaan houden: op dit moment vul je het bord, collega X is de voorzitter, collega Y bewerkt het bord. Die regels staan bij ons ook op het bord, zodat we er altijd op kunnen terugvallen.”

Agile en scrum door de ogen van de secretaresse

In de workshop Agile en scrum door de ogen van de secretaresse op de Management Support Workshopdagen krijg je in 2,5 uur alle basics van agile en scrum te horen. Als je naar huis gaat, weet je wat de rol van een secretaresse in een scrumteam is. Je kunt kiezen of je de workshop op 9, 10 als 11 april wilt volgen.

Reageer op dit artikel