nieuws

10 tips om jouw werk beter te organiseren

Plannen en organiseren

10 tips om jouw werk beter te organiseren

Weet jij wat jouw gouden uren zijn? Heb je terugkerende taken al gestandaardiseerd? Trainer Karen Visser geeft tien tips om beter georganiseerd door je werkdag te komen.

1. Begin je dag als het even kan níét met je inbox

Laat hem een half uur dicht en start met je belangrijkste taak. Lukt dat niet omdat je werk 100 procent voortkomt uit je inbox? Scan hem dan eerst op belangrijke mails, sorteer ze op inhoud en urgentie (bijvoorbeeld met kleurcategorieën) en ga ze dan pas beantwoorden.

2. Wees je bewust van je eigen gouden uren en benut die volop

Welk deel van de dag heb jij veel energie en in welke uren ben je niet vooruit te branden? Plan je uitdagendste taken in tijdens je gouden uren.

3. Hou als je in een team werkt een dag- of weekstart

Zeker op een pool-, project- of afdelingssecretariaat is de stand van zaken belangrijk. Praat elkaar de eerste tien minuten bij over de bijzondere ontwikkelingen en start daarna met je werk.

4. Sla je lunchpauze niet over

Ga wandelen of eet ten minste op je werkplek en maak een ontspannend praatje. Doe in ieder geval geen werk, je hoofd moet ook even afschakelen.

5. Maak zo veel mogelijk gebruik van standaardisatie voor dingen die vaker gebeuren

Zoals checklists en draaiboeken waarin duidelijke stappen zichtbaar zijn. Dat scheelt je denkkracht en vermindert de kans op fouten.

6 . Bedenk een systeem voor uitgezette acties en vragen

Dat kan simpel: een lijstje maken (digitaal of papier) met wie, wat, wanneer wordt gevraagd. Je loopt het geregeld even langs. Een alternatief voor e-mail: door middel van ‘Regels en waarschuwingen’ Outlook instrueren dat van elke uitgaande mail met een bepaalde zelfbedachte code, bijvoorbeeld [xyz], een kopietje gaat naar de map ‘Wachten op’.

7. Als je veel last hebt van losse eindjes terwijl je thuis bent, noteer die dan meteen

Tot op je nachtkastje aan toe: als je het maar uit je hoofd zet, want dat is gemaakt om te denken, niet om te onthouden.

8. Benut je eigen agenda

Noteer daarin alle afspraken waar jij bij moet zijn en ook grotere taken die je wilt gaan uitvoeren, zoals notulen uitwerken. Maak voor jezelf visueel hoeveel van je week al op is; dat helpt je bij het inschatten of je tijd hebt voor nieuwe taken.

9. Maak een gewoonte van goed doorvragen

Maak als dat nodig is een kort vragenlijstje dat je bij de hand houdt, zodat je een goed beeld krijgt van wat, wie, hoe, wanneer, waar en ook waarom. Zonder die informatie wordt prioriteiten stellen lastig.

10. Eindig elke dag met vooruitkijken

Maak er een ritueel van, waarin je de laatste tien minuten naar de volgende werkdag kijkt, klaarlegt wat nodig is en een lijstje maakt van wat écht eerst moet gebeuren.

Over Karen VisserKaren Visser

Karen Visser is werkplektrainer en professional organizer en leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met trainingen en workshops over effectiever en efficiënter werken helpt zij professionals om meer grip te krijgen op hun werk.

Ook meer grip op je werk? Bekijk alle opleidingen van Management Support.

Reageer op dit artikel