nieuws

High potential Conny Dassen: ‘Ik heb me lang verscholen achter status en prestaties’

Persoonlijke ontwikkeling

High potential Conny Dassen: ‘Ik heb me lang verscholen achter status en prestaties’
Interim-managementassistent Conny Dassen. Foto: Arne Noot, Studio 38C.

Conny Dassen (1957) begon haar carrière in de hotellerie, was vier jaar uitzendconsulent en werkte vier jaar voor de televisie. Nu werkt ze al meer dan twintig jaar als managementassistent, vooral op interim-basis. “Nieuwe culturen, nieuwe opdrachten, nieuwe mensen, nieuwe manier van werken. Die afwisseling, dat vind ik superleuk.” De belangrijkste lessen die ze leerde: blijf communiceren en ‘choose your battles’.

High potential

In High potential portretteren we de vaandeldragers van het secretaressevak, of dat nou ervaren, oudere rotten in het vak zijn, of veelbelovende jonge assistants. Hierbij gaan we de diepte in, belichten alle aspecten van het werk, en nemen we ook een kijkje in het privéleven van ondersteuners om te zien wie de vrouw achter de professional is. Ben jij of ken jij een kandidaat voor deze rubriek? Mail: michaelvandorp@vakmedianet.nl

Professionele ontwikkeling

Kun je wat over je loopbaan vertellen?

“Als het maar met mensen en taal te maken heeft, ben ik in mijn element. Mijn eerste baan was bij het Marriott Hotel in Amsterdam. Daar moest ik acht uur per dag staan, dat trok ik niet. Toen ben ik bij het Hotelplan Inkomend Toerisme gaan werken. Vervolgens ben ik weer de hotellerie ingegaan. Ik had mezelf een doel gesteld: ik wilde salesmanager Commercial Accounts in een 5-sterrenhotel worden. Dat is gelukt.

Maar toen ik in dat grachtenpand zat – met mijn secretaresse – dacht ik: hier word ik niet gelukkig van; ik heb geen contact met mijn gasten. Een dag voor mijn proeftijd afliep heb ik opgezegd. Daarna heb ik bij een uitzendbureau gevraagd wat ik met mijn cv zou kunnen. Het antwoord was: daar je jas ophangen, hier je tas neerzetten, dan kun je beginnen als consulent.

Detachering Randstad

“Randstad kent ons vak, ze kennen hun klanten goed en ze kennen mij als secretaresse goed. Het zijn geen cv-schuivers, ze zijn er voor je. Als je vragen hebt over de opdracht of de werkgever, hebben ze alle antwoorden voor je klaar. Ze leveren ook nazorg, komen na een aantal maanden langs op je werkplek. Als er dan iets is, je moet bijvoorbeeld langer werken dan afgesproken, dan doen ze er iets aan.”

Op een gegeven moment werd er op dit bureau in Hilversum een audiovisuele afdeling opgericht om de omroep te voorzien van personeel. Mijn vader werkte bij de omroep, maar ik wilde in eerste instantie niet ‘het kind zijn van’.

Toen hij met pensioen ging, heb ik een opleiding bureauredactie voor televisie gedaan; het bloed kruipt waar het niet gaan kan. Bij de omroep was ik eerst planner en daarna regieassistente bij Goede tijden, slechte tijden.

Later heb ik ook producties op locatie gedraaid, waarbij je soms zes maanden in een hotel bivakkeerde, en studioprogramma’s. Op een gegeven moment was er niet genoeg werk meer en ging ik naar het arbeidsbureau. Daar kwam na mijn verhaal een koppie van een arbeidsbureaumedewerker achter een schot vandaan: ‘Mijn man zoekt een secretaresse, is dat niet wat voor u?’ De overstap was niet groot; in het toerisme ben je ook voor klanten bezig, en als regieassistent was ik ook ondersteuner. Het gaat om het servicegerichte.”

Waarom heb je dan toch nog de opleiding Officemanagement gevolgd?

“In mijn TIO-opleiding Toerisme had ik steno en typen gehad, maar verder heb ik het secretaressevak in de praktijk geleerd. Na een tijdje merkte ik dat ik wel de bovenkant van veel zaken kende – omdat ik meteen als directiesecretaresse ben gaan werken – maar niet de onderkant.

Ik kon bijvoorbeeld een jaarrekening lezen, maar wist niet waar die jaarrekening vandaan kwam. Ik had al jaren voor een Group Controller gewerkt, wist wat solvabiliteit was, maar als er een probleem was met het grootboek, dacht ik: een groot boek, waar hebben jullie het over? Daarom heb ik de hbo-opleiding Officemanagement gevolgd.”

In een LinkedIn-aanbeveling las ik dat je een goede netwerker bent. Vind je netwerken belangrijk?

“Je kan tegenwoordig niet meer zonder netwerk. Vroeger was je aangesloten bij de NVD, dat was dan je netwerk. Maar je moet niet alleen secretaresses in je netwerk hebben, maar ook alle aanverwante mensen eromheen. Ik loop geregeld mijn LinkedIn-contacten door als ik iets moet oplossen en op zoek ben naar iemand die mij daarbij kan helpen.

Mijn collega’s hadden pas een uitje in Den Bosch. Een van hen moest een call doen, maar wel afgesloten en privé. Dan ga ik denken: wie ken ik in Den Bosch? Nou, die en die hotelgroep, dan ga ik die bellen. Die gaf me de tip iemand in een bepaald hotel te bellen, ‘zeg maar dat je via mij belt’. En zo kon ik een ruimte voor die collega regelen.

Ik loop geregeld mijn LinkedIn-contacten door als ik iets moet oplossen

Netwerken heb ik geleerd toen ik freelancer voor de omroep was en van opdracht naar opdracht ging en ik heb het ook van huis uit meegekregen. Mijn vader was journalist en kende god en iedereen. Hij zei altijd: ‘Je moet mensen kennen. Kennis is macht.

Je hoeft niet alles zelf te weten, als je maar weet wie je ergens voor kunt inschakelen.’ Ik onderhoud mijn contacten ook. Tegenwoordig gaat dat makkelijk; met je smartphone heb je je netwerk in je hand liggen. Vroeger had ik een rolodex.”

Persoonlijke groei

Wie of wat heeft jou als mens en/of als professional gevormd?

“Mijn vader heeft me geleerd: zorg dat je plezier in je werk hebt, salaris komt op de tweede plaats. Dat heb ik aan den lijve ondervonden. Ik had een baan bij een autoverhuurbedrijf waar ik heel veel verdiende, maar na negen maanden ben ik gillend weggelopen.

Toen ben ik weer in een hotel gaan werken en verdiende ik tweederde minder, maar stond ik iedere ochtend te trappelen om aan het werk te gaan. Toen wist ik: mijn vader heeft gelijk. Ik hoor ook weleens van collega’s die er in hun proeftijd achter komen dat de baan toch niet is wat ze ervan verwacht hadden. Dan ga je toch gewoon weg? Als ik moet kiezen tussen op een nare plek zitten of zoeken naar een nieuwe baan, kies ik dat laatste.

Daarnaast reis ik graag; ik wil wat zien en beleven. In mijn eentje een reis maken stond ook op mijn verlanglijst, maar dat stelde ik uit omdat ik nog in een opdracht zat. Ik voelde dat ik daar spijt van zou krijgen, dus toen heb ik in overleg met de opdrachtgever een einddatum vastgesteld en heb vier maanden door Australië gereisd.

Tijdens mijn vlucht moest ik lachen om mijzelf: van secretaresse bij een groot bedrijf was ik opeens op pad met een rugzak met wat kleren erin, terwijl ik thuis ik zó’n klerenkast heb. Het waren topmaanden.

Ik was een kind van de jaren zestig, zeventig, heb geleerd dat ik mijn schaapjes op het droge moest hebben. Mijn leven was gericht op status, een nieuwe auto, er keurig uitzien. In Australië liep ik in mijn korte broek en afgetrapte gympies en had ik in hostels met iedereen leuk contact, ook al was ik vaak de oudste. Ik heb me lang verscholen achter status en prestaties, maar daar heb ik geleerd dat mensen me ook aardig vinden om wie ik ben. Dat was voor mij een eyeopener.

Een vriendin zegt weleens: ‘Jij was op je 25e ouder dan je nu bent.’ Dat zie ik nu ook wel onder jongeren. Het leuke vind ik dat ik door jongere collega’s bijblijf op digitaal gebied, maar dat ik ze kan inspireren op ander gebied. Pas vertelde iemand me dat ze zo onder de indruk was van mijn reisverhaal, dat ze zelf ook was gaan reizen.”

Hoe houd je de balans tussen werk en privé?

“Ik werk sinds twee jaar 32 uur per week, daarvoor altijd fulltime. Eigenlijk prop ik nu het werk van vijf dagen in vier dagen. Een dag van 9 of 10 uur is voor mij normaal; daar word ik iedere dag door mijn man op aangesproken. Bij het bedrijf waar ik nu werk, mag ik ook thuiswerken, maar ik dacht eerst: een secretaresse kan niet thuiswerken. Nu ben ik zo slim om dingen die ik wel thuis kan doen op te sparen: de notulen uitwerken, de achterstand in m’n mail wegwerken. Ik heb ook geen mail van de zaak op mijn privételefoon. Vrij is vrij. Als ik in de auto stap om naar huis te rijden, laat ik mijn werk los.”

Privé

Geboortejaar: 1957
Thuissituatie: samenwonend met haar jeugdliefde
Huisdieren: twee labradors (10 en 2)
Woonplaats: Muiderberg

Kledingstijl: “Business casual op het werk en thuis boeit het me niet. Als ik op zaterdag de deur uitga en een collega zou tegenkomen, zou die me niet herkennen, hahaha. Kleding is belangrijk voor secretaresses, voor managers, zeker als je klanten ontvangt. Als je als vrouw aan een directietafel zit met allemaal mannen in blauwe pakken, moet je niet ook iets blauws aantrekken. Je moet opvallen, want je moet al zo hard knokken als vrouw.”
Favoriete kledingmerk: Josephine & Co, Anna van Toor. “Ik koop graag bij een winkeltje in Bussum, maar ook online bij Zalando.”

Hobby’s: tuinieren in haar grote sier-, moes-, fruit- en kruidentuin, “ik ben gek op rozen”, klussen/huis renoveren, reizen en duiken, “onze reizen zoek ik uit op mooie duikbestemmingen”. “Het reizen heb ik van huis uit meegekregen. Mijn vader heeft als journalist veel documentaires in het buitenland gemaakt. Qua cultuur heeft Tanzania de meeste indruk op me gemaakt. Daar zie je wat echt belangrijk is in het leven: eten en veiligheid, niet een smartphone, een groot huis of dure auto. En de natuur daar lijkt het begin van de wereld te zijn.”

Boeken: “Ik ben dol op Australische schrijvers. Als ik in Australië ben koop ik daar veel boeken, minstens twee dozen, die ik naar Nederland laat verschepen. Ik lees graag historische romans en dingen over het dagelijkse leven op het Australische platteland. Ik heb sinds een paar jaar mijn eigen bibliotheek in een hoek van de kamer, met een wing chair, leeslamp en een tafeltje.”
Favoriete tijdschrift: Groei & Bloei en Landleven.

Film: “Pas heb ik Bohemian Rhapsody over Freddie Mercury van Queen gezien. Die vond ik zo goed dat ik hem nog een keer wil zien. Ik kijk daar ook met mijn oog van oud-regieassistent naar en heb altijd de neiging om commentaar te geven als ik tv of films kijk.”
Favoriete muziek: West Coast Music: Eagles, Venice, Crosby, Stills, Nash & Young , maar ook DiRect, Anouk en Waylon.

Digitale vaardigheden

In welk computerprogramma of app blink jij echt uit?

“Ik ben één met Outlook. Het onthoudt alles voor mij; ik kan niet meer zonder. En de beste uitvinding van de laatste tijd vind ik WhatsApp. Als mijn manager in een vergadering zit en de volgende afspraak valt uit of er moet met spoed iets getekend worden, dan kan hij dat gewoon doen via zijn telefoon of laptop. En hij hoeft als hij de volgende vergadering ingaat ook niet op de klok te kijken met het gevoel: ik moet op tijd weg om nog iets te tekenen.”

Communicatie

Hoe ga je om met een lastige manager of collega’s die je niet liggen?

“Net zolang zoeken tot ik iets wel voor elkaar krijg, linksom, rechtsom, bovenlangs, onderlangs. Uiteindelijk kun je bij bijna iedereen wel iets vinden dat je gemeenschappelijk hebt, een gemene deler, een gemeenschappelijk doel. Maak het persoonlijk op het zakelijke vlak. Dat werkt 9,5 van de 10 keer.

Maak het persoonlijk op het zakelijke vlak

Met sommige mensen heb je meteen een klik, bij anderen denk je: dit gaat ‘m niet worden. Hij heeft een andere bloedgroep, een andere doelstelling in zijn werk dan ik heb. Dat is dan even doorbijten, ook wel weer een goede les.”

Wat is de gouden formule voor het vinden van die gemene deler?

“Luisteren naar wat andere mensen zeggen, luisteren naar hoe andere mensen het doen. Dat wordt de laatste tijd weleens vergeten. Iedereen stuurt mails en is maar aan het zenden. Vragen stellen is ook belangrijk. Hoe ouder je wordt, hoe makkelijker je dat afgaat.”

“Stel, je manager vraagt je iets te organiseren voor alle afdelingen. Dan kun je denken: de hoofden en de rest van de mensen. Maar uit ervaring weet ik meestal dat hij dan alleen doelt op de hoofden. Dus als je dan niet checkt: ‘Dus je bedoelt iedereen?’ En als antwoord krijgt: ‘Nee, natuurlijk niet!’, dan onthoud je dat. Toch kan je een keer iemand treffen die wel alle medewerkers bedoelt.

Dus het blijft belangrijk om ook vanzelfsprekende dingen te checken. Als je jong bent, is dat weleens moeilijk. Dan heb je het gevoel: dan denken ze dat ik dom ben. Maar dat is natuurlijk niet zo. Ook ik denk nog vaak als ik de eerste week ergens werk: o, ik kan het niet meer. De tweede week denk ik: nou, het is echt afgelopen. En de derde week valt ineens alles op zijn plaats. Inmiddels ken ik mijn eigen stramien en weet ik dat het altijd wel goed komt.”

Kun jij makkelijk nee zeggen?

“Daar heb ik moeite mee, dat is de aard van het beestje. Ik zeg wel: ‘Dit en dit zijn mijn prioriteiten, wat jij vraagt kan ik over een week doen. Is dat niet op tijd? Sorry, dan moet je even naar iemand anders toe.’ Ik ben vaak ook de eerste die op kantoor is en de laatste die naar huis gaat. Maar dat betekent niet dat ik alles doe. Ik zeg nu veel eerder: die collega weet er veel meer van dan ik.”

Organisatie & coördinatie

Hoe zijn jouw coördinerende en organisatorische vaardigheden?

“Goed. Wel ben ik iemand van de eindspurt; ik werk graag en goed onder druk. Verder heb ik een lui karakter. Ik heb alles zo gestroomlijnd dat het voor mij werkt. Outlook onthoudt alles voor mij. Als kind had ik al een opgeruimde kamer. Thuis heeft alles zijn vaste plek, ik hoef nooit naar iets te zoeken. Ik werk efficiënt en gestructureerd, maak tijdlijnen. Op die manier kan ik lui zijn.”

Conny Dassen. Foto: Arne Noot, Studio 38C

Zijn er bepaalde methodieken waarmee je hebt gewerkt?

“Lean, kaizen. Het werkt alleen als iedereen ermee werkt. Ik heb ook gewerkt bij een bedrijf dat werkte met holacracy. Je had geen afdelingen maar cirkels: sales, IT, officemanagement. Iedere maandag klokslag 9 uur stond iedereen in de cirkel met een kop koffie.

De directeur nam de highlights van de week ervoor door. Dan vertelden de verantwoordelijken van de cirkels over de vorige week en komende week. Ik sloot meestal af met zaken die die week gingen spelen op gebied van officemanagement. Overleg met zijn tweeën deden we buiten, al wandelend.

Het werkte als een speer; vergaderingen duurden nooit langer dan driekwartier. Doordat alles strak geregeld was, hadden we veel tijd over om problemen op te lossen en nieuwe ideeën uit te werken. Ook met agile en scrum heb ik gewerkt. Zolang je er efficiënter en effectiever door kan werken, ben ik er voorstander van.”

Commerciële vaardigheden

Hoe verkoop jij jezelf?

“Dat vind ik heel moeilijk, dat is een van de redenen dat ik dat via Randstad doe. Zoals zij mij voorstellen, kan ik mijzelf niet voorstellen. Als je een sollicitatiebrief moet sturen, ben je een paar letters op papier. Maar als je bent voorgesteld en dan binnenkomt voor een gesprek en je eigen verhaal kunt vertellen, dat voelt voor mij heel anders aan.”

Hoe ga jij te werk als je moet onderhandelen?

“Voor mij is onderhandelen een sport. Je onderhandelt je hele leven, alleen hebben veel mensen dat niet door. Privé afdingen voor een keuken of een bank, vind ik verschrikkelijk, dat laat ik mijn man doen, maar zakelijk verblik of verbloos ik niet.

Probeer nergens spijt van te hebben

Voordat ik ergens ga werken, onderhandel ik over salaris en arbeidsvoorwaarden. Als ik er eenmaal zit doe ik dat niet meer. Ik geef aan dat ik altijd veel uren draai, maar dat ik eens in de twee jaar een lange reis wil maken. Voor de rest heb ik genoeg aan een lang weekend of weekje.

Dus ik sta altijd voor mijn werkgever klaar, maar eens in de twee jaar wil een twee of drie maanden weg. Dan kan ik een interimmer regelen. Daarom wil ik graag tijd voor tijd. Vaak moet ik flink over onderhandelen om dat voor elkaar te krijgen. Het is ook weleens gebeurd dat ik ergens niet ben gaan werken, omdat ze hier niet voor openstonden.”

Wat zijn je beste tips voor andere secretaresses?

  • “Digitaal werken is hartstikke mooi, maar je werkt nog altijd met mensen. Dus blijf communiceren, blijf vragen stellen. Verschuil je niet achter je computer of je smartphone, houd het niet alleen bij chatten of appen, maar loop ook eens naar mensen toe.”
  • “Probeer nergens spijt van te hebben. Als je iets doet, doe het met volle overtuiging. Zeg later niet: ja, ja, ik heb het maar gedaan, maar ik heb er eigenlijk wel een beetje spijt van. Als dat je steeds gebeurt, ga je negatief in het leven staan.”
  • “Een manager gaf me de tip: ‘Ik heb je heel wat strijden horen voeren hier, maar choose your battles. Maak niet van alles een halszaak, ook al heb je gelijk.’ Dat heb ik daarna altijd in mijn achterhoofd gehouden en dat zeg ik nu ook vaak tegen collega’s: ‘Denk op een gegeven moment maar: als jij het zo wil, doen we het zo’.”

Ken of ben jij een high potential? Geef het door aan de redactie: michaelvandorp@vakmedianet.nl

Reageer op dit artikel