tips & tricks

Samenwerken in een projectteam, welke positie neem jij in?

Persoonlijke ontwikkeling

Als projectassistent (PA) kun je op verschillende manieren bij een project betrokken zijn. Soms leid je zelf projecten, in andere projecten heb je een ondersteunende rol. Hoe zit jij in het projectteam? Welke rol vervul jij? Ben je serieus lid van het team of hang je er een beetje bij? Je positie binnen een project […]

Als projectassistent (PA) kun je op verschillende manieren bij een project betrokken zijn. Soms leid je zelf projecten, in andere projecten heb je een ondersteunende rol. Hoe zit jij in het projectteam? Welke rol vervul jij? Ben je serieus lid van het team of hang je er een beetje bij? Je positie binnen een project is sterk van invloed op je taken, verantwoordelijkheden en inbreng binnen het project. In de training Projectmanagement maak je kennis met verschillende posities en rollen die je kunt innemen in een project en krijg je tips om je te ontwikkelen naar je ideale positie.

Positie van de projectassistent

Je positie in het project bepaalt mede in welke mate je betrokken bent en wordt bij de projectresultaten. In de meeste situaties kun je zelf invloed uitoefenen op je positie. Dat vraagt dan wel inzicht in de positie die je nu hebt en die je het liefste zou willen. Ga hierover in gesprek met de projectmanager (PM) en overtuig deze ervan dat meer betrokkenheid bij het project ook leidt tot meer kwaliteit.

6 posities

Ik maak hieronder onderscheid tussen 6 posities, elk met eigen kenmerken en valkuilen.

1. Externe positie

Je maakt geen deel uit van het projectteam. Er is geen communicatie met de projectmanager en de projectmedewerkers over het project en je bent niet of onvoldoende op de hoogte van de inhoud, fasering en planning van het project. Je wordt ingeschakeld op het moment dat er werk voor je is, maar je weet eigenlijk niet waar je mee bezig bent. Het gaat hier om een puur administratieve taak die nog maar weinig te maken heeft met projectwerk.
We zien deze positie vaak in kleinere organisaties of afdelingen van grote organisaties waar een secretariaatsafdeling algemeen ondersteunend is en niet gekoppeld aan specifieke projecten.

Valkuil
Kwaliteitsverlies door onvoldoende betrokkenheid. Deze positie kan sterk demotiverend werken door de afstand tot het project.

2. Randpositie

De projectmanager (PM) en de projectmedewerkers (PMW) zijn samen de spin in het web. Jij bent niet goed op de hoogte van de inhoud van het project, maar wordt ingeschakeld als het nodig is. Je hebt niet altijd voldoende informatie en moet zelf achter de nodige informatie aan. De communicatie neigt naar eenrichtingsverkeer en je bent daardoor afhankelijk van wat je wel of niet verteld wordt. Het verschil met de externe positie is dat je hier wel informatie krijgt als je daar zelf steeds achteraan gaat. We zien deze positie vooral in situaties waar assistenten gekoppeld worden aan meer projecten tegelijk.

Valkuil
Gebrekkige communicatie en veel tijdverlies doordat je onvoldoende betrokken wordt bij het proces.

3. Centrale positie

Jij bent de spin in het web. Je denkt mee en helpt de projectmanager en de projectmedewerkers bij hun planning. Je bent op de hoogte van alle afspraken die lopen of gemaakt moeten worden en zorgt dat iedereen op tijd informatie krijgt. Je hebt contacten met de opdrachtgever, de projectmanager en het projectteam. De projectmedewerkers en de projectmanager communiceren direct met jou, je hebt een zogenaamde vraagbaakfunctie en spilfunctie. Ze zien je ook als stabiele factor in het geheel. Je bent onmisbaar om de lijnen bij elkaar te houden. De communicatie verloopt actief tweezijdig.

Valkuil
Veel storingen tijdens het werk. Je wordt regelmatig van je werk gehaald door alle vragen die ‘even’ aan je worden gesteld. Je moet ‘denken’ voor meer mensen tegelijk. En ziek worden kan echt niet in deze positie.

4. Deelpositie

In deze positie vindt de communicatie plaats binnen het werkoverleg. Ieder weet wat zijn taken zijn en stemt dit af binnen het werkoverleg. Jij bent net zo belangrijk als de PM en de projectmedewerkers. Er is nauwelijks communicatie (nodig) tussen de besprekingen door omdat er hele duidelijke werkafspraken zijn gemaakt. Alle betrokkenen voelen zich verantwoordelijk voor
hun eigen werk. We zien deze positie vooral in ervaren projectorganisaties.

Valkuil
Deze positie valt of staat bij regelmatig werkoverleg. Bij onvoldoende overleg kans op ‘eilandjes’ die hun eigen leven kunnen gaan leiden.

5. Schakelpositie

De projectmanager is de spin in het web. Jij bent de schakel tussen de projectmanager en de projectmedewerkers. De communicatie verloopt via jou. De projectmanager communiceert direct met jou en jij geeft de informatie door aan de medewerkers. De communicatie neigt daardoor naar eenrichtingsverkeer en verloopt via 2 stappen: PM  PAPMW (projectmedewerkers) of andersom. De schakelpositie is een doorgeefluik en via jou houdt de PM de controle over het project. We zien deze positie vooral in situaties waarin de PM moeilijk bereikbaar of ontoegankelijk is.

Valkuil
Jij wordt verantwoordelijk gemaakt voor zaken waar je niet verantwoordelijk voor kan zijn. Ruis in de communicatie is ook een valkuil. De PM en de projectmedewerkers communiceren voornamelijk indirect met elkaar. En als er iets fout gaat… dan heb jij het gedaan.

6. Coalitiepositie

De projectmanager én jij zijn de spin in het web. Je hebt intensief contact met je projectmanager en zowel jij als je projectmanager zijn van alles op de hoogte. Je werkt op gelijkwaardig niveau. Je manager en jijzelf zijn geneigd om eerst gezamenlijk te overleggen alvorens één van beiden een besluit neemt. Je hebt elkaar nodig en ‘beschermt’ elkaar.

Valkuil
De projectmedewerkers kunnen jullie gaan zien als een ‘gesloten’ blok; ‘twee handen op een buik’ wordt gefluisterd. Ook kun je in conflict komen met jezelf als solidariteit met je projectmanager leidt tot een ‘eilandje’ binnen het project; projectmedewerkers zullen je in deze positie minder vertrouwen en bepaalde informatie niet met je delen.

In welke positie je zit, is afhankelijk van:

  • de cultuur en machtsverhoudingen binnen de organisatie en/of het projectteam;
  • de ruimte die je krijgt of neemt;
  • de organisatie van het project;
  • de ervarenheid van de organisatie met projecten.

De positie van de PA is meestal geen bewuste keuze van de organisatie of de projectmanager. Vaak wordt op grond van gewoonte of persoonlijke voorkeuren de positie van de PA binnen het project bepaald. Het is zinvol kritisch te kijken naar je huidige positie en naar je gewenste positie. De vraag is waarom en door wie gekozen is voor een bepaalde positie van de PA.

4 voorwaarden voor een krachtige samenwerking
De 6 fases in een project
[Vakbase]
Belangrijke eigenschap projectassistent: flexibiliteit [Vakbase]
Belangrijke eigenschap projectassistent: stressbehendigheid [Vakbase]
Belangrijke eigenschap projectassistent: assertiviteit [Vakbase]
Training Projectmanagement (3 dagen)
Training POWERProjectasssistent (1 dag)

 

Reageer op dit artikel