nieuws

De secretaresse als scrummaster

Professionele ontwikkeling

De secretaresse als scrummaster

Scrummen doe je niet alleen meer op het rugbyveld, maar ook op de werkvloer. Geen modegril, verzekeren onze trainers, je hebt er als ondersteuner veel aan in de organisatie van je projecten. Zeker als je flexibel op veranderingen in wilt kunnen spelen en niet steeds achter de feiten aan wilt hobbelen. “Scrummaster is een perfecte rol voor veel managementondersteuners: regelen, organiseren, zorgen.”

“De wereld verandert in rap tempo”, brandt Inge Verweij los. Ze zet haar brede ervaring als managementondersteuner nu al een aantal jaren op een andere manier in en geeft namens AVK trainingen en adviezen rondom het lean maken van met name secretariaten.

“Organisaties, regelgeving, afdelingen en functies veranderen mee, net als klantwensen. Je kunt niet hetzelfde blijven doen. Dan pakt de concurrentie of een briljante start-up je in en ben je nergens meer.”

Snel schakelen is essentieel

Haar collega-trainer Kim van den Nieuwenhuijzen (vijftien jaar directiesecretaresse geweest) is ook een kei in lean processen. “Snel kunnen schakelen is essentieel. Een bedrijf, maar ook een individuele werknemer moet flexibel kunnen inspelen op de klantwens om mee te blijven tellen. Wie denkt dat je over tien jaar nog dezelfde ondersteuner kunt zijn als tien jaar geleden, staat straks aan de kant.”

Agile is wendbaar zijn

Flexibel, wendbaar, met de in- of externe klantwens op het netvlies. In één woord: agile, dat moet je dus zijn. Agile omvat methodieken om snel te kunnen inspelen op die veranderende wensen (zie kader).

Hoe agile zich verhoudt tot lean? Lean, zo leggen de trainers uit, draait om het continu analyseren en verbeteren van processen om verspillingen te elimineren. Dat kan gaan om nieuwe processen, maar ook om processen die al dertig jaar draaien. Grote, afdelingsoverstijgende processen, maar ook om iets heel kleins als het bestellen van bloemen.

Video: Inge over Scrum en overzicht over je taken

Scrum als methode voor agile werken

Scrum is een van methodes die je kunt inzetten om agile te werken. Een moderne manier van samenwerken, gericht op projectmatig werken en niet op procesverbetering zoals bij lean, maar wel ook om verspilling tegen te gaan. Net als andere agile-methodes is deze bedacht door IT’ers, vooral voor het ontwikkelen van software. Inmiddels wordt het ook veel gebruikt in andere sectoren.

“Scrum voorkomt verspilling”

Ken je dat? Het vaststellen van het projectplan kostte een paar maanden, de uitvoering duurde langer dan het geplande jaar en het bleef ook niet binnen budget. Eenmaal klaar ontdekte het projectteam dat er intussen een simpele, gratis app op de markt was die het probleem ook oplost. Dat had niemand gemerkt, druk als ze waren met het uitvoeren van het doorwrochte plan.

“Pure verspilling van tijd, geld en energie”, stelt Kim. “Heb je een project, groot of klein, voor het hele bedrijf, voor een afdeling of een klant, doe het beter, doe het met scrum!”

Sprints met tussentijdse evaluaties

Scrum is genoemd naar de uitgangspositie bij rugby, waar het team na iedere score bij elkaar komt en met de armen om elkaars schouders de tactiek bepaalt voor de volgende fase van de wedstrijd.

Inge: “Scrummen in organisaties betekent dat je niet eerst het project helemaal afrondt en dan evalueert, maar een groot project opdeelt in telkens precies even grote stukjes: sprints. Die kunnen een dag, maar meestal een of twee weken duren, afhankelijk van de grootte van het project. Je komt tussentijds bij elkaar om de voortgang te bespreken, stukjes van waarde op te leveren en verbeterpunten in te voeren.”

Kim: “Je evalueert in de bijeenkomsten vrijwel voortdurend. Stuurt bij, keert om, blijft op hetzelfde pad – of stopt. Zo word je nooit door de werkelijkheid ingehaald.”

Projectinrichting: rollen, bijeenkomsten en lijsten

Hoe het werkt? Inge: “Bij scrum is sprake van een aantal officiële termen. Het klinkt misschien ingewikkeld, maar dat valt echt mee.” De belangrijkste termen zijn: rollen, bijeenkomsten en lijsten.

Rollen

Je hebt binnen scrum een aantal vaste rollen:

  • producteigenaar
  • scrummaster
  • scrumteam
  • stakeholders

De producteigenaar is de (interne) opdrachtgever, prioriteert acties en is beslissingsbevoegd op de inhoud. Dit is vaak een MT-lid, in ieder geval iemand met een mandaat. De scrummaster is de facilitator, verantwoordelijk voor het proces. Die neemt belemmeringen weg, zorgt voor een goede sfeer, bewaakt de cyclus van bijeenkomsten en houdt zich niet bezig met de inhoud. Kim: “Een perfecte rol voor veel managementondersteuners: regelen, organiseren, zorgen.”

En dan is er nog het scrumteam, multidisciplinair en zelfsturend, samen verantwoordelijk voor het resultaat. Idealiter met zeven mensen, voor het nemen van democratische beslissingen en een goede snelheid van handelen. Inge: “Twee meer of minder mag. Heb je meer mensen, dan kun je twee teams maken en het project opdelen.”

Stakeholders als klanten en collega’s kunnen erbij worden betrokken, maar dat hoeft niet.

Tips voor succesvol scrummen

  1. Start! Begin met een klein project en blijf leren en verbeteren.
  2. Verdiep je in de rol van scrummaster, deze rol past perfect bij de toekomstgerichte ondersteuner.
  3. Zorg voor een goede producteigenaar met een duidelijke visie.
  4. Stel een multidisciplinair team samen.
  5. Commitment is belangrijk, het team is namelijk verantwoordelijk.

Bijeenkomsten

Iedere sprint heb je vier bijeenkomsten: sprintplanning, stand-up, review en de terugblik (retrospective).

Sprintplanning

Aan het begin van een sprint is er sprintplanning. Daarin bepaalt de producteigenaar het doel voor de komende sprint en prioriteert hij of zij de taken. “Het team bepaalt hoeveel van deze taken het op zich neemt, niet de producteigenaar”, zegt Inge. “In het begin is dat lastig aan te geven, maar op een gegeven moment weet het team hoeveel het in een sprint gedaan krijgt.”

Belangrijk is te achterhalen wat een opdracht exact inhoudt. ‘Even de adressen samenvoegen en een uitnodiging sturen’; is dat twee bestanden in elkaar schuiven, van een berg persoonlijke bestanden een groot bestand maken of visitekaartjes inkloppen die je van twintig managers krijgt?

Scrummaster is een perfecte rol voor assistants: regelen, organiseren, zorgen.

Stand-up

De stand-up is een kort tussentijds voortgangsoverleg dat je dagelijks of enkele keren per week houdt. In een kwartier (of minder) bespreek je: wat heb je bereikt sinds de laatste stand-up, waar ben je nu mee bezig en waar kan het team elkaar helpen? Kim: “Heerlijk als je niet op je eigen eiland zit te werken en kunt zeggen: o, heb je een vergunning nodig? Ik bel Jeroen even, ik weet dat hij daar een ingang heeft.”

Review

Aan het einde van iedere sprint is er een review. Daar worden (deel)producten of -oplossingen aan de producteigenaar gepresenteerd. Dat kan een echt product zijn, zoals het ontwerp voor het jubileumboek, maar ook iets veel kleiners als de concepttekst voor het voorwoord, drie datumopties waarop de feestlocatie vrij is, of de contactgegevens van de potentiële symposiumsprekers.

Inge: “De producteigenaar kan dan bijvoorbeeld aangeven: de minister moet er echt bij zijn en die professor ook. Door deze tussentijdse feedback kun je snel bijsturen, zodat je in de volgende review de agenda’s hebt gecheckt en een geschikte datum kunt voorstellen.”

Terugblik

Tot slot volgt de terugblik, de evaluatie van het proces door het scrumteam, met de scrummaster, maar zonder de producteigenaar. “Zodat je vrij kunt spreken, gevoeligheden aan kunt kaarten en samen lessen kunt trekken die je meeneemt naar de volgende sprintplanning. Open en eerlijk, niet over personen maar over het proces. Dit kan al heel eenvoudig, op post-its met antwoorden op de vragen: mee doorgaan, mee starten, mee stoppen, meer van of minder van”, aldus Kim. De scrummaster leidt het gesprek in goede banen.

Na de terugblik begint de cyclus van voren af aan met de sprintplanning.

Backlogs: overzichten en lijsten

Backlogs horen onlosmakelijk bij scrummen. De product-backlog is een totaaloverzicht van alle wensen, eisen en taken voor het bewuste project. Voor zover bekend, want deze to-do-lijst is niet statisch maar kan tussentijds veranderen. Inge: “De items staan geprioriteerd van boven naar beneden. Items bovenin bevatten meer details dan items die lager staan en in de toekomst opgepakt worden.”

De producteigenaar verplaatst voor de komende sprint items van de product-backlog naar de sprint-backlog. Het team bepaalt het aantal items, dat kan het beste inschatten hoeveel er gedaan kan worden. “Heel belangrijk om vooraf vast te stellen: wanneer is iets af?”, waarschuwt Inge. Ofwel, in scrumtermen: wat is de ‘definition of done’. “Even terug naar de adressen en uitnodigingen: is het klaar als ze zijn samengevoegd, als de etiketten zijn geprint, als de enveloppen bij de postkamer liggen, als ze deur uit zijn? Als je dat niet afstemt, krijg je miscommunicatie.”

Last but not least is er het scrumbord. Dat kan fysiek zijn maar ook digitaal, als er thuiswerkers zijn of teamleden op verschillende kantoren. Op het scrumbord, dat in de stand-ups wordt geüpdatet, staat minimaal: to do | doing | done, ofwel: nog doen | mee bezig | gedaan. Dit is naar wens uit te breiden met kolommen als ‘in afwachting van’.

Kim: “Het hoeft niet fancy te zijn, met flip-overs of post-its werkt prima. Een vaste kamer voor het team en het scrumbord is fijn. Zo heb je altijd overzicht, een plek voor bijeenkomsten of om samen te werken als dat nodig is en je wordt minder gestoord door collega’s.”

De vier waarden van agile

Agile is een verzamelnaam van methodes die worden ingezet om de vier waarden die erbij horen te kunnen realiseren. Ze zijn allemaal gericht op het streven naar minder bureaucratie in ontwikkelprocessen voor de organisatie, teams en de personen erin. Scrum is er een van. De vier waarden (vastgelegd in 2001) zijn:

  1. Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en tools.
  2. Werkende producten/diensten boven allesomvattende documentatie.
  3. Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen.
  4. Inspelen op verandering boven het volgen van een plan.

In een manifest zijn ook de twaalf principes achter agile vastgelegd.

We fixen het samen!

Best veel geregel, zou je zeggen. Inge en Kim beloven dat het meevalt en dat het alle moeite meer dan waard zal zijn. Ze zien ontzettend veel voordelen in scrum, ook voor ondersteuners. Die kunnen zich, zoals gezegd, opwerpen als scrummaster, maar ook heel goed als gelijkwaardig lid deel uitmaken van het scrumteam.

“Het is zo fijn dat er heldere doelen zijn, focus en efficiëntie. Dat je nooit (lang) voor niks aan het werk bent. Dat je ziet wat het oplevert en kleine en grote successen viert.”

Ook het teamwork en de optimale communicatie werken motiverend. “De gezamenlijke planning en prioritering, de duidelijke taakverdeling zorgen voor rust en ruimte. Er is geen overload, laat staan dat alles op jou als ondersteuner aankomt. Iedereen doet dingen, en wie wat doet, is voortdurend zichtbaar. Alles is open en transparant en bespreekbaar.”

“Teamcommitment is essentieel, je bent immers samen verantwoordelijk, deelt alle belangen. We gaan het samen fixen, dat wordt de mentaliteit. Je doet dingen die ertoe doen, je werk wordt er echt leuker van.”

De secretaresse van de toekomst zal steeds vaker een rol krijgen binnen projecten, “dus het is slim ervoor te zorgen dat je op de hoogte bent van de moderne methodes, zoals scrum. Tijd om zelf je rol te pakken en te laten zien waar je meerwaarde zit.

Agile assistants hebben de toekomst

Tijdens het Management Support Event 2019 leer jij technieken en vaardigheden voor de toekomst van de managementondersteuner. Geef zelf richting en invulling aan jouw toekomst. Kom jij ook?

Agile trainingen:

Wil jij weten wat agile, scrum en kanban zijn en hoe je dit in je werk kunt gebruiken? Kom dan naar een van onze trainingen:

  • POWER Agile – Perfect voor de beginnende agile assistant die de basis wil leren kennen.
  • Agile assistent: Agile, scrum en kanban – Voor de ondersteuner die al enige ervaring heeft met deze principes en methoden en haar kennis graag verder wil verdiepen.
Reageer op dit artikel