nieuws

Beter notuleren? Let op signaalwoorden!

Professionele ontwikkeling

De manager die maar blijft doorpraten, verschillende vergaderaars die door elkaar heen spreken of gedachten die afdwalen naar de boodschappen die je nog moet doen: notuleren kan soms een ingewikkelde klus zijn. Gelukkig kun je door te letten op signaalwoorden bij de les blijven en effectiever notuleren. 

Beter notuleren? Let op signaalwoorden!

Signaalwoorden helpen je tijdens het notuleren om de rode draad te volgen en beter bij de les te blijven. Als je deze woorden herkent wordt luisteren en aantekeningen maken een stuk eenvoudiger: ze geven namelijk aan of de informatie die volgt relevant is of niet. De kans is namelijk groot dat je veel onbelangrijke informatie opschrijft, als je niet op signaalwoorden let. Geen ramp, maar het kost onnodig veel tijd bij het maken van je verslag. Door te oefenen met signaalwoorden, kun je al tijdens het notuleren het kaf van het koren scheiden.

Voorstel 

Het woord voorstel is een begrip voor alle vergaderaars en een belangrijk signaalwoord. Men bespreekt een probleem en er worden voorstellen gedaan om het op te lossen. Houd er rekening mee dat niet altijd letterlijk het woord voorstel gebruikt wordt, maar ook varianten als ‘Wat vinden jullie ervan als…’, ‘Mij lijkt het een goed idee dat…’ of ‘Ik denk dat we het beste.’

Opsommingen 

Tijdens een vergadering worden belangrijke opsommingen vaak aangekondigd. Focus daarom op getallen en aanduidingen als ‘ten eerste’. Als een manager bijvoorbeeld zegt: ‘Er zijn drie punten van belang in deze kwestie’, dan is het getal ‘drie’ een belangrijk signaal. Schrijf 1, 2 en 3 op in je notitieblok en laat voldoende witregels vrij om de drie punten in steekwoorden te kunnen opschrijven. Door op deze manier gestructureerd te werk te gaan, heb je een rode draad en laat je je minder snel afleiden.

Evaluatie en vooruitblik

Tijdens een vergadering wordt vaak teruggeblikt op eerder processen en werkwijzen of wordt juist overlegd over nieuw te hanteren systemen. Hierbij komen woorden als ‘voordelen’, ‘nadelen’ of ‘consequenties’ vaak aan bod. Houd je pen (of vingers, als je typt) in de aanslag, want vaak volgen enkele belangrijke punten.

Handelende werkwoorden

Er wordt natuurlijk niet alleen maar vergaderd om onderwerpen eindeloos te bediscussiëren. Aan het einde wordt van de notulist vaak een actiepuntenlijst verwacht. Deze kun je efficiënt opstellen door tijdens de vergadering te letten op ‘handelende werkwoorden’. Denk aan woorden als ‘voorbereiden, ‘schrijven’, ‘contact opnemen’, ‘verwerken’, ‘maken’, ‘bestellen’. Oftewel, woorden die een handelen veronderstellen.

Als de een van deze woorden hoort, let dan extra goed op de W’s: Wie, Wat en Wanneer:

  • Wie moet de actie uitvoeren, wie zoekt contact op, wie schrijft, et cetera.
  • Wat moet er precies gebeuren?
  • Wanneer moet dit gedaan worden en afgerond zijn?

Probeer als notulist altijd de antwoorden te vinden op deze vragen, zodat je niet eindeloos hoeft te zoeken in je aantekeningen en uiteindelijk niets in je actiepuntenlijst ontbreekt.

Afronding 

Let tot slot goed op woorden die een afronding inluiden, zoals ‘actie’, ‘afspraak’ en ‘besluit’. Niet altijd wordt concreet afgerond, dus houd ook je oren gespitst op variaties:

  • ‘Zullen we dat voortaan zo doen?’
  • ‘Goed, dan besluiten we om…’
  • ‘Laten we nu afspreken dat…’

Het is een ongeschreven regel dat de voorzitter het gemaakte besluit of de afspraak formuleert. Bij een besluitvormende vergadering is dit het besluit of de afspraak die je in de notulen opneemt. Bij een brainstorm, daarentegen, kun je alle opmerkingen noteren als basis voor verdere besluitvorming.

Meer lezen over notuleren:

Leer notuleren als een pro!

Ben je al goed in notuleren, maar wil je nog efficiënter leren werken? In de training Notuleren als een Pro leert trainer Judith Winterkamp je meer structuur aan te brengen, zodat je sneller een helder verslag kan afleveren.

Reageer op dit artikel