nieuws

Sparringpartner: professioneel in gesprek met collega’s en management

Professionele ontwikkeling

Sparringpartner: professioneel in gesprek met collega’s en management

De managementassistente ziet de hele organisatie aan zich voorbij trekken: mensen, plannen, events, meningen. Toch wordt ze lang niet altijd gevraagd als sparringpartner, en ze biedt zichzelf evenmin aan. Met de goede grondhouding zal dat wel gebeuren.

Wat is eigenlijk de ideale sparringpartner? Huub van Mackelenbergh, trainer en coach: “Een sparringpartner denkt oplossingsgericht mee op gelijkwaardig niveau. Wat mij betreft bestaat de kern van het sparren uit actief luisteren, geïnteresseerd vragen stellen en het lef hebben te denken dat je mening telt. Wie vooral mogelijkheden ziet en origineel kan denken, heeft een streepje voor.”

Gunilla Blijsie, (team)coach en consultant sluit zich daarbij aan en voegt toe: “Een sparringpartner is een klankbord, er met z’n volledige aandacht bij, met alle zintuigen wagenwijd open. Kan stilstaan en van een afstand waarnemen wat er gebeurt. De grondhouding van de sparringpartner is supernieuwsgierig.”

Grondhouding

Tips om in de grondhouding van de sparringpartner te komen.

  • Sta stil en zoom uit. Kijk van een afstand naar de situatie.
  • Heb het lef om van gedachten te wisselen, ook met een leidinggevende of manager.
  • Ben supernieuwsgierig, wil alles weten.
  • Doe geen aannames, geef geen advies, maar stel vragen.
  • Reageer primair, twee nachten piekeren op een perfecte formulering is niet nodig.
  • Samen weet je meer, met elkaar kun je mooiere oplossingen bedenken.

Kleine schaal

Een sparringpartner voert een professioneel gesprek met mensen dat over van alles kan gaan: hoe gaan we hier met elkaar om, welk beleid zetten we in, hoe gaan we die congresdag organiseren?

Dat kan al op heel kleine schaal, vertelt Gunilla: “Je hoeft niet meteen de sparringpartner van de directeur te zijn. Je kan er ook een collega of een leidinggevende mee vooruithelpen. Als jij veel zicht hebt op de relaties van collega’s onderling, of talent hebt voor het scherpstellen van prioriteiten, kan dat je onderwerp van gesprek worden. Sparringpartner zijn, komt ook niet in plaats van wat je doet, je stelt je vooral anders op tijdens je werk. ”

Hoe je rol als sparringpartner eruitziet, ligt aan veel factoren: wat past bij jou, welke ruimte geeft je organisatie, hoe staat je interne opdrachtgever of je team er tegenover? Een workshopdag of training kan je inzicht geven in de mogelijkheden en methodes om de rol in te vullen.

Onderbenut talent

Voor veel ondersteuners, zo hebben beide trainers gemerkt, is het lastig los te komen van hun vaste rol. Huub: “Veel assistants hebben de natuurlijke neiging om een ondergeschikte positie te kiezen en perfect uit te voeren wat wordt gevraagd. Een sparringpartner is gelijkwaardig, een heel andere houding. Dus als je je wilt ontwikkelen: stap uit die patronen, breek de doodlopende weg open.”

Probeer los te komen van de dopamine van de doelijst

Gunilla herkent dat: “Secretaresses zijn vaak niet alleen operationeel maar ook qua gedrag dienend. Zelfs de analytisch heel sterke dames met groot inzicht in de organisatie. Dat is zonde, dan benut je een deel van je talent niet!

Je bent als ondersteuner een belangrijk deel van de organisatie, kent en weet veel, ziet alle mensen, emoties, meningen, kwesties, events voorbijkomen. Dus ook jouw visie is van grote waarde. Zo jammer als je die niet deelt.”

Jezelf naar voren schuiven

Ze tipt: “Probeer los te komen van de dopamine van de doelijst. Door steeds vooral de bezige bij te zijn, schakel je een deel van je zintuigen uit. Je bent waarschijnlijk goed in het vertalen van beleidsplannen naar acties in de praktijk. Dat kun je veel beter inzetten als je af en toe even stil gaat staan, uitzoomt en goed kijkt wat er gebeurt.”

“Kijk naar reorganisaties”, geeft Huub als voorbeeld. “Daar bemoeit iedereen zich mee. Alleen de managementassistente niet – behalve voor de faciliteiten dan, niet op de inhoud. Ze wordt vaak overgeslagen. Aan de ene kant omdat mensen niet aan haar denken, aan de andere kant omdat ze zelf niet zegt: zet mij hier eens voor in.”

Het begin

Gunilla Blijsie

Gunilla Blijsie

Hoe je een eerste stap zet? Gunilla: “Is het niet vanzelfsprekend dat je meespart? Creëer een dergelijke relatie door je collega of manager ertoe uit te nodigen. Neem niet plompverloren een opdracht aan, maar stel een interessante vraag naar de gewenste uitkomst: wat wil je bereiken?

Dan zit je meteen op een ander niveau. Dan neem je jezelf én de ander serieus, ga je een echte verbinding aan en creëer je toegevoegde waarde. Tast de reactie af en kijk hoe ver je kunt gaan.”

Een aanloopje nemen

Natuurlijk kunnen beide trainers zich voorstellen dat dat lastig is. Zeker als degene tegenover je je nors aankijkt en bromt: ‘Daar heb ik geen tijd voor.’ Gunilla: “Vraag vijf of tien minuten, daarmee kom je een heel eind voor een paar uitnodigende vragen. En is het antwoord: doe maar zoals de vorige keer, waag dan bij een volgende opdracht gewoon weer een poging.”

Je kunt als je een inzicht wilt delen ook een aanloopje nemen, zoals Huub dat noemt: ‘Misschien had je dit niet van mij niet verwacht’ of ‘Ik heb nog niet de juiste woorden gevonden’. “Niet verdedigend of jezelf klein makend, maar als inleiding op een andere inbreng dan mensen van je gewend zijn. De kans is groot dat meedenken op prijs wordt gesteld. Zelfs door mensen van wie het je het niet meteen verwacht.”

Belangrijk je te realiseren: meedenken is niet het tegengestelde van dienend zijn

Nieuwe energie

Stem om het makkelijker te maken, zo adviseert Gunilla, je rol af op de relatie met degene met wie je spart. “Je kunt het ook expliciet maken: Wat spreken we af? Wat verwacht je van me? Wil je dat ik luister, doorvraag of advies geef? Die rol kun je dan pakken.”

Belangrijk je te realiseren: meedenken is niet het tegengestelde van dienend zijn. “Als je vanuit het gezamenlijke doel opereert, dien je het gezamenlijk belang”, stelt Gunilla. “Stel, je krijgt de opdracht om een congres te organiseren. Je kunt de draaiboeken uit de kast trekken en op de autopiloot aan de slag gaan. Je kunt ook vragen: wat wil je dat mensen meegemaakt hebben als ze naar huis gaan?

En dan kun je bijvoorbeeld in plaats van de geijkte sprekers op zoek naar een acteur die gespecialiseerd is in theatrale speeches of een inspirerende topsporter. Nieuwe energie, nieuwe ideeën, een verrassende uitkomst.”

Word jij ook een sparringpartner?

Word jij ook een sparringpartner?

Vermijd wel de volgende valkuil, waarschuwt ze. “Veel dames die oefenen met sparren, denken dat het over aanspreken gaat. Ze gaan boven hun gesprekspartner staan om eens goed te vertellen hoe het zit. Maar dat is natuurlijk geen sparren.

Als sparringpartner communiceer je op gelijk niveau, zorg je dat jij goed luistert naar de anderen en zij naar jou. Vrij, open en bereid verrast te worden.”

Boerenverstand

‘Op gelijk niveau’ betekent trouwens niet dat je alles van het onderwerp hoeft te weten. Kruip dus ook gerust uit je schulp als je niets weet van radiologie of beleggen, of wat de business waarin je werkt ook is, betoogt Huub.

“Boerenverstand is ook verstand. Je brengt een ander perspectief in, dat is altijd waardevol. Laat je niet misleiden door moeilijke taal, stel vragen, geef je mening. Niet pas gaan praten als je perfect weet welke woorden je moet gebruiken, gewoon gaan. Zeg zelfs dingen waarvan je niet overtuigd bent dat ze werken. De ander kan daarop reageren en zo kom je samen tot iets wat wel werkt.”

Zolang, tekent hij aan, je maar niet denkt dat je de wijsheid in pacht hebt. En – misschien een beetje lastig – het niet erg vindt als er niets met je ideeën wordt gedaan.

Huub Mackelenberg

Huub van Mackelenbergh

Huub: “Een van mijn belangrijkste oefeningen is ‘verboden te adviseren’. Dan ga je vanzelf vragen stellen. Vanuit de verbazing, heel primair, zoals een klein kind dat kan. Vrijblijvend, verwachtingsloos.”

Toon lef

“Je hoeft de oplossing niet zelf te weten, laat staan uit te voeren”, vult Gunilla aan. “Het is veel efficiënter het samen te doen, zodat je zeker weet dat je aan het goede werkt. Als je in je eentje denkt, los je misschien een probleem op dat de ander helemaal niet ervaart. Sparren is een geweldig middel om te achterhalen welk probleem je aan het oplossen bent en vervolgens wat de mogelijke oplossingen zijn.”

Het is echt niet zo moeilijk, besluit ze. “Je grondhouding, je mindset veranderen, is een goed begin. Gewoon eens zeggen: als ik dit zo hoor en zie, vind ik er dat van. Toon lef, geef je perspectief op de zaak. Zet je open, ga af op ingevingen, wees spontaan en oordeel niet. Met iemand met die eigenschappen spart iedereen graag. Dan hoef je je op een gegeven moment niet meer te melden, dan komen ze je vanzelf vragen.”

Meer lezen over dit onderwerp:

Word ook die sparringpartner

Hoe word je een goede sparringpartner? Hoe kun je in gesprekken sturen op een gelijkwaardige samenwerking? Aan welke skills moet je werken? Volg de tweedaagse training Managementassistent als sparringpartner en je leert van Gunilla Blijsie alle belangrijke zaken om te klankborden en sparren met het management.

Reageer op dit artikel