nieuws

Competentieonderzoek managementondersteuners: probleemoplossend vermogen, zelfsturing en digitale vaardigheden

Professionele ontwikkeling

Competentieonderzoek managementondersteuners: probleemoplossend vermogen, zelfsturing en digitale vaardigheden

Wat denken managementondersteuners zelf over de benodigde competenties voor hun functie, wat vinden ze hun beste vaardigheden en wat is hun visie op de toekomst van het secretaressevak? Die vragen zijn in mei 2019 online beantwoord door ruim driehonderd lezers van het vakblad Management Support. Uit dit onderzoek bleek vooral dat ze over probleemoplossend vermogen denken te beschikken en willen werken aan hun zelfsturend vermogen en digitale vaardigheden.

Tachtig procent van de ondervraagden geeft aan actief bezig te zijn met haar toekomst. Manieren hiervoor die het meest worden genoemd, zijn het bijhouden van vakinformatie (51%, zowel via vakbladen, nieuwsbrieven, boeken en social media) en het zelf zoeken naar informatie op internet via een zoekmachine (41%). 34 procent vindt het volgen van een opleiding, workshop of training een goede manier om toekomstbestendig te blijven. 31 procent kiest voor zelfstudie/bijblijven/jezelf ontwikkelen. 28 procent kijkt eerder naar organisatieveranderingen of kiest voor andere werkprocessen om te anticiperen op de toekomst.

Agile assistant heeft de toekomst

Agile assistant heeft de toekomst

Proactief reageren

Veel managementassistenten zijn zich er al goed van bewust dat proactief handelen en meerwaarde bieden belangrijk is. Zo geeft een van de respondenten aan: ‘Binnen de organisatie spring ik op actieve wijze in op kwesties, pak ik meer ingewikkelde zaken op en eis ik meer eigenaarschap en verantwoordelijkheden op.’

Een andere ondersteuner schreef: ‘Ik bekijk mijn job op zo’n manier dat ik zaken toevoeg aan wat er gevraagd wordt, dus ik bied meerwaarde. Ik probeer ook meer inzage en betrokkenheid te verkrijgen in projecten, zodat ik daar ook meer proactief op kan reageren.’

Het voortdurend aanpassen en optimaliseren van de werkwijze in overleg met betrokken managers en ervoor zorgen dat wat je allemaal doet meer zichtbaar is, worden ook genoemd. Hetzelfde geldt voor nieuwe werkwijzen of werkmethodes als lean, agile en scrum.

Benodigde vaardigheden secretaresse

Ruim de helft van de respondenten (58%) is ervan overtuigd te beschikken over de geschikte vaardigheden voor het beroep van secretaresse. De top 3 van vaardigheden die de managementondersteuners noemen waarover ze denken te beschikken zijn:

  1. Probleemoplossend vermogen
  2. Flexibiliteit
  3. Pragmatisch/proactief handelen

Digitaal onderlegd zijn vindt 28 procent van de respondenten onontbeerlijk. Nieuwsgierig en leergierig zijn noemt 18 procent van de respondenten een belangrijke vaardigheid. Hetzelfde geldt voor samenwerken/een teamspeler zijn.

Emotionele intelligentie

Goed inzicht hebben in de productie en communicatie van een organisatie, wordt genoemd in de open antwoorden op de vraag over benodigde vaardigheden. Met dat inzicht kun je verschillende zaken goed begrijpen en door verschillende brillen bekijken. Deze respondent schrijft ook: “Ik ben flexibel en kan verschillende zaken aanpakken. Organisatorisch ben ik heel goed, ik kan goed proactief denken, meedenken in organisatie en aanpak.

Ook beschik ik over emotionele intelligentie als het gaat om de aanpak van problemen of onderlinge verhoudingen. Verder ben ik communicatief naar andere diensten. Dat is nodig voor samenwerkingsverbanden die steeds belangrijker worden en dienstoverschrijdende projecten.”

Een andere respondent geeft aan precies te weten wat ze zelf kan, waar ze hulp bij nodig heeft of wat ze aan collega’s overlaat. “Ik overzie het project en onderneem zelfstandig de benodigde acties om het goed te laten verlopen.

Ook zie ik wanneer ik ondersteuning of goedkeuring van mijn directie nodig heb. Verder signaleer ik mogelijke knelpunten, geef dat aan en los ze waar mogelijk zelf op. Ik weet wat ik kan en wat de directie beter kan dan ik.”

Te ontwikkelen competenties assistants

Competenties en vaardigheden waarvan managementondersteuners verwachten dat ze in de toekomst nodig zijn, zijn vooral het beschikken over zelfsturend vermogen, ICT-vaardigheden en flexibiliteit. Daarnaast is samenwerkend en probleemoplossend vermogen essentieel. Skills die respondenten zelf nog beter willen aanleren zijn vooral ICT-vaardigheden en informatie efficiënt verwerken. Netwerken neemt een derde plaats in.

Dat 68 procent denkt met name digitale vaardigheden te missen of te willen verbeteren, kan te maken hebben met de relatief hoge leeftijd (52) van de respondenten op deze enquête. Als het gaat om digitale vaardigheden denken de respondenten die vooral via een klassikale (33%) of online training (42%) op te doen. De kunst van het efficiënt informatie verwerken verwachten managementondersteuners vooral via vakmedia (44%) te kunnen leren.

Statusverlies secretaressevak

Een aantal respondenten vreest voor de toekomst en de status van het vak. “Het beroep verliest steeds meer status”, was een van de reacties. Diverse ondersteuners proberen door zich te specialiseren van toegevoegde waarde te blijven. Specialisaties die worden genoemd zijn bijvoorbeeld marketingcommunicatie, hr, event- of projectmanagement, preventie en veiligheid. Andere manieren die worden genoemd om je als assistant positief te onderscheiden, zijn meedenken met de business en je ontwikkelen tot sparringpartner van de manager.

Managementondersteuners die niet met de dag van morgen bezig zijn (slechts 9 procent), geven hiervoor als voornaamste reden dat ze gaan stoppen met werken (36%). Andere redenen zijn: te druk (“Het zit wel in mijn achterhoofd maar ik word geleefd door de waan van alledag”), ben met andere zaken bezig of tevreden met de huidige werk-privébalans.

Vergroot je wendbaarheid – Agile assistants hebben de toekomst

Tijdens het Management Support Event 2019 leer jij technieken en vaardigheden voor de toekomst van de managementondersteuner. Laat anderen jouw toekomst niet bepalen. Geef zelf richting en invulling aan jouw toekomst.

Wat zijn jouw competenties?

Wil je weten wat jouw competenties zijn en welke vaardigheden je zou kunnen aanscherpen? Vul dan onze nieuwe Management Support-competentiescan in.

Reageer op dit artikel