Selma notuleert sinds kort een vergadering van een team financieel experts bij een bank. Hoewel ze een prima notulist is, krijgt ze van deze vergadering knopen in haar maag. Om te beginnen is de inhoud van de vergadering nieuw, en de sprekers gebruiken regelmatig vaktaal. Specialisten onder elkaar, immers? Na drie vergaderingen went Selma al een beetje aan het financiële jargon. Onbekende woorden schrijft ze op, of ze vraagt na de vergadering de betekenis ervan.

Wat echt lastig is, is het ontbreken van vergaderdiscipline. Het agendabeheer, dat bij de voorzitter ligt, is niet goed. Dat betekent dat er meestal geen agenda is. En als die er wel is, houdt niemand zich eraan. Bovendien: de deelnemers praten vaak door elkaar heen en de voorzitter corrigeert dat niet. En als er acties zijn, zijn die vaak niet concreet.

[intermezzo:1]

Selma weet echt wel hoe ze aantekeningen moet maken. Maar dan moet de input wel goed zijn. En zeg nu zelf, daar kan zij toch niets aan doen?

Jawel dus. Best veel, eigenlijk. Deze Selma is een ijverige, plichtsgetrouwe notulist met een assertiviteitsprobleem. Prettig assertief zijn (je kunt het ook coöperatief assertief noemen) is absoluut een notuleervaardigheid. Naast luisteren, aantekeningen maken, tekst uitschrijven en opmaken. Assertief zijn kun je leren. Je notuleerplichten ken je waarschijnlijk wel, maar ken je ook je rechten?

Ellis Buis

Volg deze zes stappen om assertiever (en daarmee succesvoller) te notuleren:

1. Voed je voorzitter op

Natuurlijk is het de taak van de voorzitter om de vergadering te leiden. Die doet waarschijnlijk echt wel zijn of haar best. Maar je kunt de voorzitter tijdens de vergadering wel helpen. Bijvoorbeeld door aan te geven dat dat het lastig is om aantekeningen te maken, omdat deelnemers door elkaar praten.

Heb je tips voor een betere vergaderdiscipline of agendabeheer, bespreek dit dan buiten de vergadering met de voorzitter. Feedback op zijn of haar functioneren is geen agendapunt, en je trapt in gezelschap dan ook niet op spreekwoordelijke tenen.

2. Vraag om een vooroverleg als dat nodig is

De ideale voorbereiding van de voorzitter met de notulist ziet er als volgt uit:

Ze nemen samen de agenda door en stemmen af waarom een bepaald punt op de agenda staat en wat het doel van de bespreking is.
Ze nemen eventuele stukken globaal inhoudelijk door. Hoe gaan deze ontvangen worden? Zitten er addertjes onder het gras, in de vorm van een pittige discussie of kritische vragen?

Bij een wekelijkse teamvergadering die je al jaren notuleert, is dat waarschijnlijk niet van toepassing. Maar bij een kwartaalvergadering met een raad van commissarissen altijd! Vooroverleg zorgt ervoor dat je weet wat eraan komt, en het helpt dus enorm bij het begrijpen en het bepalen van hoofd- en bijzaken.

3. Geef aan wat je nodig hebt

Zorg ervoor dat je altijd over de juiste, volledige aantekeningen beschikt om goede notulen te maken, ook al betekent dit dat je de vergadering moet onderbreken met een vraag om verduidelijking. Ook mag je aan de voorzitter vragen of zij/hij ter afronding van een agendapunt de besluiten en acties samenvat.

[intermezzo:2]

Ben je nieuw in een organisatie of een team? Als de inhoud van de vergadering ver van je bed is, dan sta je 1-0 achter als het gaat om luisteren en selecteren. Dat komt vanzelf goed, maar in het begin kan dat knap lastig zijn.

De Selma uit het voorbeeld gaat wel erg ver, met het opzoeken van woorden. Beter is om je goed in te lezen op een vergadering, dan verrast het jargon je minder. En als nieuwe notulist heb je zeker recht op een goede samenvatting na ieder agendapunt. Bespreek dat bijvoorbeeld tijdens het vooroverleg dat je hebt aangevraagd.

4. Denk aan kippensoep!

Misschien wil je wel vragen stellen tijdens de vergadering, maar durf je het niet. Tja. Wachten tot de vergaderdeelnemers het licht zien kan wel even duren. Misschien helpt het om je te realiseren dat als jouw aantekeningen niet volledig zijn, je onmogelijk een goed verslag kunt maken. Van een bedorven kip maakt zelfs de beste kok geen lekkere kippensoep.

Als de notulen niet goed zijn, word jij erop aangesproken. En dat is volkomen terecht, want jij bent de maker van de notulen. Je moet dus zorgen dat je de goede ingrediënten voor je notuleersoep krijgt. Gedachten als ‘als ik zeg dat ik het niet kan volgen, vinden ze me vast dom’ of ‘het is onbeleefd om iemand van het managementteam in de rede te vallen’ leveren je niets op. Je kunt ook denken: ‘mijn mond houden als ik iets niet kan volgen, is pas écht dom’ of ‘ik help de voorzitter bij de vergadering als ik vraag om een samenvatting’.

noteer jij dit even ellis buis

5. Houd oogcontact met de voorzitter

Als je notuleert, ga dan zo aan tafel zitten dat je de voorzitter en de deelnemers goed kunt zien. Je kunt best direct links of rechts van de voorzitter zitten, maar zorg er dan wel voor dat je (oog)contact kunt houden. De voorzitter moet op een blik of een klein gebaar van jou kunnen reageren. Dan hoef je waarschijnlijk niet eens te vragen om een samenvatting of een verduidelijking: bij een goed op elkaar ingespeelde voorzitter en notulist ziet de voorzitter het direct als de notulist een steuntje in de rug nodig heeft.

6. Een notulist notuleert, en heeft geen neventaken

Soms wordt van de notulist verwacht dat deze tijdens het notuleren een kopie maakt van een ter plekke ingeleverd stuk en/of nieuwe koffie en thee haalt als de kannen leeg zijn. Als je dit soort bezigheden erbij doet, wordt het tijd dat je een gesprek aangaat over verwachtingen en taken van de notulist. Of vraag: wie notuleert als ik weg ben? Dan is meteen duidelijk dat jouw rol als notulist niet automatisch die van gastvrouw is.

Een andere neventaak is die van voorzitter of deelnemer aan de vergadering. Dat is vragen om moeilijkheden. Bij deze rollen horen verschillende taken, en die zijn niet makkelijk te combineren.
Maar soms moet het, en dan is er maar één oplossing: dat je tijd inruimt voor al deze verschillende rollen en je er bewust van bent wanneer je welke rol vervult.

Als je notulist én deelnemer bent, mag jouw inhoudelijke bijdrage/mening niet het verslag kleuren. Als voorzitter-notulist neem je kort de tijd voor het maken van aantekeningen aan het eind van een punt. In die tijd wordt dus even niet vergaderd. Als je jouw aantekeningen klaar hebt, pak je de denkbeeldige voorzittershamer weer op.

Meer notuleertips?

Ellis Buis is schrijftrainer en -coach. In september verscheen haar boek Noteer jij dit even? Efficiënt notulen en gespreksverslagen maken, een praktisch werk over notuleren met en zonder laptop. Van haar hand verschenen ook Verleid je lezer online (met Joyce Hardholt) en het e-book Gereedschapskist aantrekkelijk formuleren (gratis te downloaden).

Wil je oefenen met notuleren? Op YouTubekanaal Noteerjijditeven? vind je vier oefenvergaderfragmenten.