In het secretaressevak zie je dat er steeds vaker teams worden samengesteld van meerdere secretaressen die elkaar moeten kunnen vervangen. Met de ene collega kun je lezen en schrijven, met de ander is het wennen en afstemmen. Hoe zorg je ervoor dat je een goede verbinding krijgt met elkaar zodat je elkaar vertrouwt? Het vertellen van verhalen helpt daarbij. Al dan niet met een stok achter de deur.

Delen van verhalen

Als iedereen in je team zich openstelt, ontstaat er een sfeer van verbondenheid, wederzijds begrip en saamhorigheid – en dat is prettig werken. Maar om zo uit het niets iets over jezelf te vertellen, kan lastig zijn. Het is vaak rennen en vliegen waardoor er weinig tijd en gelegenheid is voor de onderschatte ‘social talk.’ Een prachtige manier om ruimte te maken voor het delen van persoonlijke verhalen is het organiseren van een verhalentafel met je team of het gebruik van de talking stick.

Verhalentafel

Een verhalentafel is een vorm van storytelling waarbij men aan tafel persoonlijke, werkgerelateerde anekdotes deelt. Zet de verhalentafel bijvoorbeeld in bij de start van een nieuw project, na het samenvoegen van afdelingen, als je samen voor een nieuwe uitdaging staat of aan het eind van het jaar om even stil te staan en terug te kijken. Met een aantal vragen haal je de anekdotes naar boven. Beschrijf bijvoorbeeld een gebeurtenis waarvan je dacht:

“Yes, mijn harde werken en geduld hebben eindelijk resultaat gehad!”

of juist “Balen, wat een gedoe, zo wil ik het nooit meer!”

Wees zo concreet mogelijk. Wat gebeurde er? Hoe voelde je je? Wie waren erbij betrokken? Je zult zien dat jouw anekdote weer een andere anekdote oproept bij je collega en voor je het weet, heb je een schatkist vol anekdotes gevonden. Je kunt voor het uitwisselen van anekdotes het beste werken in groepjes van maximaal zes personen. Na afloop kunnen degenen die dat willen hun anekdotes delen met de hele groep. Het is mogelijk om de gevangen anekdotes te (laten) bewerken tot teamverhalen, waardoor ze nog meer gaan leven en je ze ook kunt delen met collega’s buiten je eigen team.

Talking Stick

Een andere manier om ruimte te geven aan verhalen is het gebruik van een talking stick tijdens teamvergaderingen. Door een stok te gebruiken introduceer je een soort ritueel. De stok staat symbool voor de persoonlijke ruimte die iedereen krijgt om zich te kunnen uiten in een veilige setting; als de talking stick rondgaat is dat de tijd dat gedeeld en geluisterd wordt en niet gediscussieerd.

Zoek een mooie stok in het bos (of bij het tuincentrum) en versier deze zodat het een kunstwerkje wordt. Laat tijdens een overleg de stok rondgaan, waarbij degene die de stok heeft het woord voert. Zo krijgt iedere collega evenveel tijd en aandacht om zijn of haar verhaal te vertellen. Je kunt dit eens in de zoveel tijd doen of tot vast agendapunt maken, bijvoorbeeld door te vragen: wat was jouw flop of top van de afgelopen week? Bij het gebruik van de talking stick is het niet de bedoeling dat er lange verhalen worden verteld, maar dat je stil staat bij de schijnbaar kleine, alledaagse momenten die maken dat je met een goed gevoel of met een rotgevoel naar huis gaat. De talking stick is ook een prachtig middel om mensen de gelegenheid te bieden om elkaar te bedanken of een complimentje te geven!

Door Gerda Bos en Edith de Wit. Gerda Bos geeft onder andere de training Teamleider secretariaat en Top teamleider secretariaat (nieuw).

Verdieping

1o tips voor gespreksvoering
Yes! We gaan vergaderen
Vergaderen: 2 alternatieven [vakbase]
De zeven gewoonten van een creatieve en betrokken vergadering [vakbase]
De impact van je woordkeuze [vakbase]
Bewust mondeling communiceren [training]