nieuws

6 posities van de managementassistent

Samenwerken

Voor een managementassistent is de eerste stap in de professionalisering de bewustwording van je eigen positie. En de consequenties van deze positie voor met name de kwaliteit van het werk. Er zijn 6 posities, en combinaties hiervan.

6 posities van de managementassistent

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de managementassistent kunnen enorm verschillen. Dit hangt mede samen met de positie die je inneemt ten opzichte van je afdeling en/of leidinggevende. Welke positie je ook hebt, je zult je voornamelijk bezighouden met beheersmatige aspecten en niet of nauwelijks met de inhoud. Toch kan kennis van de inhoud juist belangrijk zijn om je daadwerkelijk betrokken te voelen bij het proces en het product en bewust te zijn van de vertrouwelijkheid van de informatie.

>> Wil je aan de slag met je positie? In de intensieve meerdaagse training Managementassistent gaat Angela Wijers met je aan het werk <<

We onderscheiden een aantal mogelijke posities die je in kunt nemen in relatie tot je opdrachtgever(s):

Externe positie van de managementassistent

Je ondersteunt meerdere managers of medewerkers en je bent niet of nauwelijks direct betrokken bij het werk van je opdrachtgevers. Er is nauwelijks communicatie en je bent niet of onvoldoende op de hoogte van de inhoud, de status en planning van het werk. Je wordt ingeschakeld op het moment dat er werk voor je is, maar je weet eigenlijk niet precies waar je mee bezig bent. Het gaat hier om een puur administratieve taak die maar weinig te maken heeft met actieve ondersteuning. We zien deze positie vaak in kleinere organisaties of afdelingen van grote organisaties waar een afdeling algemeen ondersteunend is en niet gekoppeld aan één of enkele interne opdrachtgevers.

Valkuil:
Kwaliteitsverlies door onvoldoende betrokkenheid. Deze positie kan sterk demotiverend werken door de afstand met de opdrachtgever(s).

Randpositie van de managementassistent

Je interne opdrachtgever en zijn medewerkers zijn de spin in het web. Je bent niet goed op de hoogte van de inhoud van het werk, maar hebt wel toegang tot de ‘spinnen’. Je wordt óf ingeschakeld als het nodig is óf je neemt zelf het initiatief om aan informatie te komen. Je hebt niet altijd voldoende informatie en moet daarom ook zelf achter de nodige informatie aan. De communicatie neigt naar eenrichtingsverkeer en je bent daardoor afhankelijk van wat je wel of niet verteld wordt.

We zien deze positie vooral in situaties waarin de managementassistent gekoppeld wordt aan meerdere opdrachtgevers tegelijk of in een sterk hiërarchische organisatie.

Valkuil:
Gebrekkige communicatie en veel tijdverlies doordat je onvoldoende betrokken wordt bij het proces.

Centrale positie van de managementassistent

Je bent de spin in het web. Je denkt mee en helpt je opdrachtgever en medewerkers bij hun planning. Je bent op de hoogte van alle afspraken die lopen of gemaakt moeten worden en zorgt dat iedereen op tijd informatie krijgt. Je regelt de in- en externe contacten. Je opdrachtgever(s) communiceren direct met je, je hebt een zogenaamde vraagbaakfunctie en je wordt gezien als stabiele factor in het geheel. Je bent onmisbaar om de lijnen bij elkaar te houden. Je hebt toegang tot alle informatie. De communicatie verloopt actief tweezijdig.

Valkuil:
Veel storingen tijdens het werk; je wordt regelmatig van je werk gehaald door alle vragen die ‘even’ aan je worden gesteld. Je moet ‘denken’ voor meerdere mensen.

Deelpositie van de managementassistent

In deze positie vindt de communicatie plaats binnen werkoverleg en directe (tweezijdige) communicatie. Het overleg is de spin. Ieder weet wat zijn taken zijn en stemt dit af binnen het overleg. Je bent net zo belangrijk als de manager en de medewerkers. Er is nauwelijks communicatie (nodig) tussen de besprekingen door en ieder beweegt zich op zijn eigen terrein. Alle betrokkenen voelen zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eindproduct. We zien deze positie vooral in ervaren projectorganisaties en in platte organisaties.

Valkuil:
Bij onvoldoende overleg kans op ‘eilandjes’ die hun eigen leven gaan leiden.

Schakelpositie

De leidinggevende is de spin in het web. Je bent de schakel tussen haar/hem en de medewerkers. De communicatie verloopt via jou. Met name de leidinggevende communiceert direct met je en je geeft de informatie door aan de medewerkers; jij bent het ‘doorgeefluik’. De communicatie neigt daardoor naar eenrichtingsverkeer en verloopt via twee stappen: manager -> jij -> medewerkers of andersom. Via jou houdt de leidinggevende de controle over het werk. We zien deze positie vooral in situaties waarin de opdrachtgever moeilijk bereikbaar of toegankelijk is.

Valkuil:
Je wordt verantwoordelijk gemaakt voor zaken waar je niet verantwoordelijk voor kunt zijn. Ruis in de communicatie is ook een valkuil; je opdrachtgever en de personeelsleden communiceren voornamelijk indirect met elkaar.

Coalitiepositie van de managementassistent

De manager én jij zijn de spin in het web. Je hebt intensief contact met je leidinggevende en zowel jij als je leidinggevende zijn van alles op de hoogte. Je werkt op gelijkwaardig niveau. Wederzijds voelen jullie aan wat speelt, wat nodig is. Je leidinggevende en jijzelf zijn geneigd om eerst gezamenlijk te overleggen alvorens één van beiden een besluit neemt. Je hebt elkaar nodig en ‘beschermt’ elkaar. We zien deze positie vooral op kleinere afdelingen binnen organisaties, waar de manager een specifiek taakgebied onder zich heeft.

Valkuil:
Het personeel kan jullie gaan zien als een gesloten blok; twee handen op een buik, wordt gefluisterd. Zij zien jullie beiden niet als individu met een eigen mening, maar denken dat je het belang van je leidinggevende meer prioriteit geeft dan de belangen van de anderen. Ook kun je in conflict komen met jezelf als solidariteit met je leidinggevende leidt tot een eilandje binnen de organisatie.

Welke positie gekozen wordt is afhankelijk van meerdere factoren

• de cultuur en machtsverhoudingen binnen de organisatie;
• de ruimte die je krijgt of neemt;
• de organisatie van het werk;
• het aantal opdrachtgevers waar je voor werkt.

De keuze van je positie is meestal geen bewuste keuze. Vaak wordt op grond van gewoonte, toeval of persoonlijke voorkeuren je positie bepaald. Het is zinvol kritisch te kijken naar je huidige positie en naar de gewenste positie en je af te vragen waarom en door wie gekozen is voor een bepaalde positie. Draagt je huidige positie wel voldoende bij aan het bereiken van de strategische doelen van de organisatie?

Naast de verschillende posities van de managementassistent, kan ook de positie van de opdrachtgevers verschillen. Mede afhankelijk van haar of zijn managementcapaciteiten zul je de positie innemen die het beste past. Dit hoeft echter niet de beste positie te zijn voor het behalen van een goed resultaat. Om doelgericht te kunnen werken moet je de meest passende positie voor zowel jezelf als voor je manager bepalen.

Verdieping

In de intensieve meerdaagse training Managementassistent ga je aan de slag met je positie binnen de organisatie.

Reageer op dit artikel