nieuws

Werkvormen: zes verschillende modellen van samenwerking

Samenwerken

Er zijn zes verschillende werkvormen bij samenwerken. Wat zijn de voor- en nadelen?

Werkvormen: zes verschillende modellen van samenwerking

Managementassistentes van verschillende afdelingen worden steeds vaker in één team samengebracht. Volgens welk model ga je dan met elkaar samenwerken? Kies je voor een zelfsturend team? Of is het beter dat iemand de leiding heeft? En blijf je verantwoordelijk voor de werkzaamheden van één afdeling? Of verdeel je de werkzaamheden op basis van expertises? Wij zetten de voor- en nadelen van deze modellen voor je op een rij.

1. Werken voor één team of cluster

Vroeger waren organisaties veelal overzichtelijk ingedeeld. Als secretaresse werkte je voor één afdeling, en de manager van die afdeling was meteen ook jouw leidinggevende. Dit heeft voor- en zeker ook nadelen. Er was bijvoorbeeld niemand die jouw werkzaamheden kon overnemen, als je er even niet was. En er was niemand waarmee je écht kon sparren over het verbeteren van de werkprocessen.

Tegenwoordig worden de managementassistentes van verschillende afdelingen steeds vaker samengebracht in één team. Maar hoe voorkom je dan dat je allemaal eenpitters blijft? Hoe zorg je ervoor dat je een team wordt waarin je elkaar versterkt? En hoe zorg je ervoor dat je samen meer te bieden hebt dan de optelsom van meerdere individuen?

Marianne Smits, innovatiecoach bij AVK Trainingen en vaste trainer bij Management Support, zegt dat het belangrijk is om samen te bepalen volgens welk model je gaat samenwerken.

2. Werken in gestandaardiseerde clusters met één coördinator

Een voorbeeld van zo’n samenwerkingsmodel: gestandaardiseerde clusters. “In deze werkvorm heeft elke managementassistent nog steeds de focus op haar eigen afdeling, ook wel een cluster genoemd”, legt Marianne uit. “Tegelijkertijd zorg je ervoor dat je bepaalde werkzaamheden uniformeert, zodat je elkaar gemakkelijk kunt vervangen. Je hoeft zeker niet alle taken te standaardiseren. Soms heeft een bepaalde afdeling specifieke wensen of vraagt een taak een specifieke aanpak. Het is prima dat er ook verschillen zijn. Maar het uniformeren heeft ook voordelen. Daardoor kun je bijvoorbeeld samen werken aan kwaliteitsverbetering en kennis met elkaar uitwisselen.”

In dit model hebben de managementondersteuners één coördinator. Dit is geen aparte functie, maar meer een taak. “De coördinator houdt zicht op de werkdruk en zorgt voor kennisdeling”, zegt Marianne. “Zij is de verbinder tussen de managementassistentes.” Het voordeel van deze optie is dat de beoordeling plaatsvindt door de manager die het dagelijkse werk ziet.

3. Team met detachering naar clusters met leidinggevende

Een model dat hier erg op lijkt is: een team managementassistentes met een detachering naar de clusters. Psycholoog en coach Gerda Bos vindt dit een helder model, omdat je hiermee als werknemer weet waar je bij hoort. “Je hoort namelijk bij de vakgroep managementondersteuners, en je wordt gedetacheerd naar de afdeling. Mensen die gedetacheerd worden wisselen vaak veel kennis met elkaar uit. Ze gaan bij elkaar te rade als zij ergens tegenaan lopen. Voor mijn gevoel is het wel belangrijk dat je voldoende job rotation toepast, zodat je allemaal gevoel houdt met de verschillende afdelingen en van elkaar blijft leren.”

Je kunt er in dit model voor kiezen om te werken met een leidinggevende voor de managementassistentes. Deze leidinggevende beoordeelt de professionals en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de vakgroep. Voor de leidinggevende is het belangrijk om voldoende zicht te houden op het dagelijks functioneren van de managementassistentes.

Als teamleider van het secretariaat ben je gesprekspartner voor het management, teamleider voor je team en heb je ook je eigen werkzaamheden die je goed wilt doen. Hoe vul je je rol zo krachtig mogelijk in, terwijl je dichtbij jezelf blijft? Leer het in de training Teamleider secretariaat.

4. Zelfsturend team met detachering naar de clusters

Dit laatste model kan ook uitgevoerd worden zonder coördinator, namelijk als zelfsturend team. “Het mooie van een zelfsturend team is dat iedereen inhoudelijk erg betrokken is”, zegt Marianne. “Iedereen is bevoegd om beslissingen te nemen en de uitdagingen waar je voor staat los je samen op. Soms is er één aanspreekpunt. Dit is een taak en geen aparte functie.”

Marianne zegt dat het altijd goed is om aan teambuilding te doen, als verschillende individuen samen gaan werken. Bij een zelfsturend team is dat extra belangrijk. “Je moet samen bepalen waar je als team naartoe wilt, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan. Bovendien vergt het veel van de teamleden om zelfsturend te worden. Ze moeten allemaal in staat zijn om verantwoordelijkheid te nemen en ze moeten een bepaalde mate van emotionele volwassenheid hebben. Dit betekent bijvoorbeeld dat ze de kritiek van hun collega’s niet persoonlijk opvatten. Kritiek op elkaar geven is een manier om werkprocessen continu te verbeteren.”

Zelfsturing is in opkomst en dit geeft jou als secretaresse de ruimte om het werk effectiever en efficiënter te organiseren. Ga aan de slag met trainer Maarten Fijnaut in de training Zelfsturend secretariaat.

Houd oog voor elkaar bij zelfsturing

Ook Gerda zegt dat zelfsturing veel van teamleden vergt. “De grootste uitdaging is dat je oog voor elkaar houdt. Een team bestaat vaak uit introverte en extraverte mensen. Daarmee loop je het gevaar dat de schreeuwers de baas worden. Maar ook de stille mensen willen gezien worden en hun mening doet ertoe. Soms zie je dat er binnen een zelfsturend team iemand opstaat die van nature de leiding neemt. Dat is prima. Tenminste, als het werkt en als dat door iedereen geaccepteerd wordt. Vaak zie je dat zelfsturing goed werkt in kleine teams, bijvoorbeeld van drie of vier medewerkers. Bij grote teams, bijvoorbeeld van tien medewerkers, wordt het al een stuk ingewikkelder.”

5. Team met verschillende experts met detachering naar clusters

Een variatie op het model van zelfsturing is de werkvorm: één team met verschillende experts met detachering naar de clusters. “Het leuke van dit model is dat je kunt doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent”, zegt Gerda. “Dat geeft energie. Ook is het in dit model duidelijk wie de beslissingen neemt. Het team is zelfsturend, dus iedereen is gelijk. Toch voelt het goed en natuurlijk aan dat de expert op haar vakgebied het laatste woord heeft.”

In de training Het opzetten en laten werken van een secretaressepool krijg je de kennis en tools om de secretaressepool optimaal te laten functioneren.

6. Interne outsourcing: het Secretariële Service Centrum

De laatste werkvorm is: interne outsourcing. Dit betekent dat iedereen binnen het bedrijf diensten kan inhuren bij het Secretariële Service Centrum. “Dit model werkt in sommige organisaties goed, omdat het bij de bedrijfscultuur past. Bij deze manier van werken is uniformiteit wel een vereiste. Je moet altijd dezelfde kwaliteit kunnen bieden.”

Gerda voegt daaraan toe dat het belangrijk is dat het Secretariële Service Centrum een goede briefing krijgt. “Het Service Centrum wordt een apart bedrijf binnen de grotere organisatie. Het team moet zijn best doen om de ‘klant’ tevreden te houden. Daarvoor moet je wel weten wat die klant precies wil. Maak afspraken over de output, zodat secretaresses weten wat er van hen verwacht wordt.”

Werkvormen: de modellen voor samenwerking op een rij

Welke samenwerkingsstructuren zijn er? De zes belangrijkste modellen op een rij.

1. Clusters
In dit model is elke secretaresse verantwoordelijk voor de ondersteuning van haar eigen afdeling/cluster. De managementondersteuners kennen hun eigen afdeling goed. Maar het is in dit model lastig om het werk van de collega’s van andere afdelingen over te nemen.

2. Gestandaardiseerde clusters
In dit model worden bepaalde werkzaamheden geüniformeerd, waardoor het gemakkelijker is om werk van elkaar over te nemen. Een coördinator houdt zicht op de werkdruk en zorgt voor kennisdeling.

3. Eén ondersteunend team met detachering naar de clusters
De managementondersteuners werken voor hun eigen cluster én voelen zich onderling verbonden als ‘vakgroep managementondersteuners’. Ze delen kennis en inspiratie met elkaar.

4. Zelfsturend team met detachering naar de clusters
De managementondersteuners zorgen samen voor kwaliteitsverbetering. De mate van beslissingsbevoegdheid is afgestemd met de leidinggevende. Soms is iemand aangewezen als aanspreekpunt. Dit is een taak en geen aparte functie.

5. Team met verschillende experts met detachering naar de clusters
De managementondersteuners werken voor hun eigen cluster én voelen zich onderling verbonden als ‘vakgroep managementondersteuners’. Binnen de vakgroep zijn er specialisten die diensten verlenen over de clusters heen op basis van de expertise van de managementondersteuners.

6. Interne outsourcing
In dit model werkt het team managementondersteuners als een bedrijf binnen de grotere organisatie. Ze behandelen hun opdrachtgevers als klanten en op basis van service level agreements (SLA’s).

Aan de slag

Ga zelf aan de slag met je secretariaat en geef opnieuw vorm aan de secretariële dienstverlening. Laat je inspireren door één van onze experts in de volgende trainingen:

De overheidsondersteuner met meerwaarde
Zelfsturend secretariaat
Lean op het secretariaat
Succesvolle vernieuwing van het secretariaat
Anders ondersteunen in het nieuwe tijdperk
Het nieuwe werken; juist op het secretariaat

Reageer op dit artikel