Directiesecretaresse

DIRECTIESECRETARESSE

Ben jij een organisatietalent dat rust en overzicht weet te brengen in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om te schakelen tussen inhoud, mensen en planning, en werk je graag dicht op het strategisch hart van een maatschappelijke organisatie? Dan zoeken wij jou als onze nieuwe Directiesecretaresse.

DIT GA JE DOEN ALS DIRECTIESECRETARESSE

Bij ons werk je vanuit de kernwaarden: betrokkenheid, betrouwbaarheid, bewustzijn en belangstelling. Je kunt goed relativeren en observeren, hebt een positieve instelling en bent verbindend in je werk. Daarnaast breng je een gezonde dosis humor mee in je werkzaamheden!

Wat ga je doen?

“8:00 uur: je loopt de OVK binnen waar alles nog in alle rust is, voordat de dag gaat starten. Je bereidt de dagelijkse ochtendstart voor met de directie om samen te kijken wat de dag en de komende dagen ons gaat brengen. Uit dit overleg komen twee spoedafspraken die je gelijk oppakt en je mag een grote bijeenkomst gaan organiseren. Hiervoor mag je op zoek naar een geschikte datum en externe locatie. Tussendoor handel je diverse telefoontjes af, ontvang je bezoek en bereid je het wekelijkse managementoverleg voor samen met de Directiesecretaris. Gedurende de dag heb je waar nodig afstemming met de andere ondersteuners, management teamleden, hou je je mail bij en haal je tussendoor nog een lekkere koffie bij de barista voor jezelf.  

Dit is een klein kijkje in de ‘keuken ”van de directiesecretaresse, waarbij de dag nooit saai is en voordat je het weet je met een goed gevoel weer je collega’s van de beveiliging een fijne avond wenst en naar huis gaat.”

Als rechterhand van de directie van de Oostvaarderskliniek zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw scherpe blik, tactvolle communicatie en doortastende aanpak kan de directie zich volledig richten op haar kerntaken.

Jouw drie belangrijkste aandachtsgebieden:

1. Efficiënt en professioneel agendabeheer.

Je houdt overzicht over complexe agenda’s, signaleert knelpunten en zorgt voor een optimale planning van vergaderingen, afspraken en andere prioriteiten.

2. Voorbereiding en ondersteuning van vergaderingen

Je zorgt voor een uitstekende voorbereiding van overleggen: van het verzamelen en verspreiden van stukken tot het notuleren en bewaken van actiepunten.

3.Spin in het web van communicatie en verbinding.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne én externe contacten, bewaakt de informatiestroom en zorgt voor een soepele samenwerking binnen en buiten de organisatie.

En verder ben je de stabiele kracht die zorgt voor structuur in de dagelijkse hectiek. Je beheert correspondentie, behandelt telefoongesprekken, ontvangt bezoekers en bewaakt vertrouwelijke dossiers met grote zorgvuldigheid. Je signaleert knelpunten, ondersteunt bij projecten en events en springt in voor collega’s wanneer nodig. Door jouw aanwezigheid loopt het directiesecretariaat als een geoliede machine – betrouwbaar, betrokken en professioneel.

Je maakt onderdeel uit van het secretariaat (2 managementondersteuners) van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en werkt onder leiding van het Afdelingshoofd Ondersteunende Diensten.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE?

Vacaturenummer: 62389

Alina Kers, afdelingshoofd ondersteunende diensten a.i

06-11533863

Denise van der Poel, recruiter Forensische Zorg

06-27518948

DIT KUN JE VERWACHTEN

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

DIT NEEM JE MEE

Stressvolle situaties brengen jou niet van je stuk; je blijft kalm en presteert ook onder tijdsdruk op een effectieve manier. Uitdagingen ga je niet uit de weg – met een flexibele houding en oplossingsgerichte blik weet je snel te schakelen en overzicht te bewaren. In de samenwerking ben je zowel klantgericht als collegiaal, met oog voor de behoeften van anderen en een actieve bijdrage binnen het team.

Plannen en prioriteren zijn voor jou vanzelfsprekend. Je werkt nauwkeurig, weet wat er moet gebeuren en wanneer en houdt altijd grip op de dag. Schrijven gaat je moeiteloos af: je notuleert helder en to-the-point, en onderscheidt hoofdzaken van bijzaken zonder moeite. Daarbij communiceer je zowel mondeling als schriftelijk in foutloos en professioneel Nederlands.

Daarnaast beschik je over de volgende functie-eisen

• Een mbo 4-diploma in de richting van directieondersteuning/managementassistent;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.

BIJZONDERHEDEN

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

ZO SOLLICITEER JE

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.

We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!