Office managerTopjob

Wat ga jij doen?

Waarom vinden wij deze rol zo belangrijk in de organisatie?

• Gastvrije visitekaartje: Bezoekers, leveranciers en nieuwe collega’s krijgen vaak hun eerste indruk van het bedrijf via de office manager. Een warme ontvangst maakt een wereld van verschil voor relaties én employer branding.
• Efficiëntie en tijdwinst: door processen te stroomlijnen bespaar jij dagelijks uren voor het hele team
• Probleemoplosser van dienst: een office manager kan snel schakelen en voorkomt dat kleine issues grote problemen worden.
• Een centraal aanspreekpunt zorgt voor orde in de chaos.

Wat ga je doen?
Voor PROVADA én VMN media zijn wij op naar een Office manager. Het zit namelijk zo, PROVADA is onderdeel van VMN media. In deze combinatierol werk jij voor het kantoor van PROVADA in Nieuwegein én voor het kantoor van VMN media in Zeist.

Als Office manager ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s, externe relaties, leveranciers, exposanten en bezoekers – zowel telefonisch, per e-mail als op locatie. Als centrale spil zorg je dat alles op rolletjes loopt: je beantwoordt de telefoon, maakt afspraken, ontvangt bezoekers, en pakt administratieve taken op. Je bent ook de vrolijke vraagbaak voor de standhouders en bezoekers van PROVADA en biedt ze een 5-sterren-service in aanloop naar en tijdens de beurs (april-juni). Verder houd je overzicht over de kantooragenda en -benodigdheden. Je voelt haarfijn aan wat er nodig is. Als iets beter of handiger kan, dan zie jij dat meteen.

Tijdens de drie PROVADA beursdagen in juni ben je met het team aanwezig in de RAI Amsterdam om onze gasten wegwijs te maken. Dit zijn onze drukste én meest bruisende dagen van het jaar. Hier werken we samen het hele jaar naartoe.

Afwisseling locaties

Het leuke aan deze rol is dat je werkt op twee totaal verschillende locaties. Enerzijds werk jij voor de locatie van PROVADA, een klein team van 8 collega’s. De focus ligt hier écht op alles wat te maken heeft met de beursdagen.

Het kantoor van VMN media in Zeist is ingericht op het hybride werken en biedt plaats voor ruim 250 collega’s. Hier heb je te maken met heel andere prioriteiten en verantwoordelijkheden.

Verdeling PROVADA en VMN media

• In de periode januari – maart zul je ongeveer 24 uur voor PROVADA werken en 12 uur voor VMN media.
• In de periode april – juni werk je 36 uur voor PROVADA. Het is dan een drukke periode zo vlak voor de start van de beurs.
• Tot slot worden van juli tot en met december de uren 50/50 verdeeld, 18 uur bij PROVADA en de andere 18 uur bij VMN media.
  
  Dit breng jij mee
  ✅ Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële richting
  ✅ Minimaal één jaar werkervaring in een soortgelijke functie
  ✅ Goede beheersing van de Nederlandse taal (en met een Engelse klant red jij je ook prima)
  ✅ Je kunt werken met Office365 en bent digitaal vaardig
  ✅ Je bent sociaal, enthousiast en hebt een hands-on mentaliteit
  ✅ Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden
  ✅ Je kunt goed schakelen en bent stressbestendig (zeker in de weken voor en tijdens de beurs!)
  ✅ Een opgeruimd karakter helpt mee.
  
  Wat krijg jij van ons
  ✔️ Op basis van 36 uur bruto maandsalaris tussen EUR 2.662,- en EUR 3.769,-
  ✔️ Winstdelingsregeling van max. 2,5% van het bruto jaarinkomen
  ✔️ Persoonlijk Keuzebudget van 12%
  ✔️ Thuiswerkvergoeding + thuiswerkmiddelen
  ✔️ NS Business Card of reiskostenvergoeding
  ✔️ Pensioenregeling (2/3 WG)
  ✔️ Goed bereikbare locatie met parkeerruimte in Zeist
  
  Over VMN media en PROVADA
  PROVADA is bekend van de grootste - en wat ons betreft de mooiste - vastgoedbeurs van Nederland. Elk jaar in juni bezoeken meer dan 27.000 vastgoedprofessionals de vakbeurs in RAI Amsterdam. Met een klein team van acht collega’s werken we het hele jaar aan de organisatie van het grote PROVADA evenement. Met ruim 230 stands, 300+ sprekers, 200+ bijeenkomsten, verspreid over drie dagen, is er op alle fronten veel te doen om deze megagrote logistieke organisatie in goede banen te leiden.
  VMN media is de grootste onafhankelijke mediapartij voor de B2B sector in Nederland. Wij beheren ruim 30 merken zoals Vastgoedmarkt, Misset Horeca, Cobouw, Distrifood, Facto, AMweb en nog véél meer. Dagelijks brengt VMN media het nieuws, de inzichten, de achtergronden en de duiding waarmee professionals in vele vakgebieden en sectoren betere keuzes kunnen maken. We staan voor kwaliteit, expertise en betrouwbaarheid. Dat betekent dat we onafhankelijk, scherp, overzichtelijk en toepasbaar in beeld brengen wat er in jouw industrie of vakgebied gebeurt.