blog

De overeenkomst tussen een driegangendiner en vergaderen

Vergaderen

Zaterdagavond komen er twee bevriende stellen bij ons eten. We rouleren de afspraken en de gastvrouw kookt altijd. In ons geval kookt de gastheer ook. Wel zo handig! Onze vrienden zijn culinair goed onderlegd, dus ligt de lat hoog. Ik wil de kwaliteit teruggeven die we bij de anderen ook krijgen, dus we doen ons […]

De overeenkomst tussen een driegangendiner en vergaderen

Zaterdagavond komen er twee bevriende stellen bij ons eten. We rouleren de afspraken en de gastvrouw kookt altijd. In ons geval kookt de gastheer ook. Wel zo handig! Onze vrienden zijn culinair goed onderlegd, dus ligt de lat hoog. Ik wil de kwaliteit teruggeven die we bij de anderen ook krijgen, dus we doen ons best. Het menu en de boodschappenlijst was vorig weekend al gemaakt. De meeste boodschappen zijn online besteld en voor een aantal moeilijk te verkrijgen ingrediënten ga ik vrijdagavond naar de traiteur. Mijn vrouw gaat zaterdag naar de vishandel voor verse zalm en dan zijn eindelijk alle boodschappen in huis. Het wordt een drukke zaterdag, want we moeten rond 14.00 uur starten met de voorbereidingen. Eén van de onderdelen van het menu is een Italiaanse stoofpot, dus dat duurt wel even. Voor een ander gerecht moet een enorme berg groentes worden gesneden.

Goede voorbereiding is het halve werk

Vervolgens moeten we nog met het dessert aan de slag: een citroen-meringue taart. Een echte aanrader. Maar ja, al die voorbereidingen! Eigenlijk is het bizar, alle tijd die je kwijt bent aan het voorbereiden van een etentje. En binnen no time is alles op. Het doet me denken aan het voorbereiden van een vergadering: al die tijd die daar bij komt kijken! Zo was ik deze week op werkbezoek bij een klant die per week twee vergaderingen moest voorbereiden: voor het MT en Raad van Bestuur plus nog maandelijks voor de OR. Met gemiddeld vijftig vergaderstukken per vergadering en vijf participanten was ze gemiddeld 2,25 uur kwijt aan de voorbereiding ervan, terwijl de vergadering zelf maar één uur duurde. Bovendien leert een snelle rekensom dat ze dus op jaarbasis zo’n 200 uur hiermee bezig was met de voorbereiding van vergaderingen (exclusief vakantieweken).

Geen fata morgana

Gelukkig kan dat sneller, want net als met koken, helpen de juiste apparatuur en tools je de voorbereidingstijd aanzienlijk te verkorten. Door over te stappen op papierloos vergaderen boekte deze klant zelfs 70% tijdswinst. Nog meer overeenkomsten? Verder kan zowel een zelfgemaakt diner als een vergadering veel efficiënter voorbereid worden, als er maar een goede planning is gemaakt. Van het maken van de boodschappenlijst tot de laatste menugang. Of in het geval van papierloos vergaderen: van het uitnodigen van alle deelnemers via de vergader-app, tot het digitaal toewijzen van acties tijdens de vergadering. Na de vergadering heb je dan bijna geen omkijken meer naar de notulen. Een fata morgana? Nee hoor. Als je mijn oma dertig jaar geleden had verteld dat wij nu de afwas in een machine stoppen en dat het er dan schoon uit komt, had ze dat ook niet geloofd. Hoe dan ook, volgend weekend wordt voor mij een relax-weekend. En wanneer onze vrienden weer bij ons komen eten, neem ik de maandag vrij om bij te komen!

Auteur: Martin Sterenberg is sales en marketing manager bij iBabs. Hij helpt bedrijven, overheden, universiteiten, zorginstellingen en woningcorporaties de stap te zetten  naar papierloos vergaderen.

Reageer op dit artikel