blog

Vergaderen: do’s en don’ts

Vergaderen

Als je een collega zou vragen naar de do’s en don’ts van vergaderen dan zegt diegene vast: DON’T! Ga vooral NIET vergaderen. Feit is dat niet iedereen uitkijkt naar een dagje polderen.

Vergaderen: do’s en don’ts

Dit ligt grotendeels aan de mensen zelf, hoe zij zich gedragen tijdens de vergadering. En daar kan je iets aan doen. Hier volgen enkele do’s en dont’s van vergaderen.

Do: Duidelijke doelen stellen

Bereid de meeting goed voor door vooraf duidelijke doelen te formuleren. Waarom organiseer je deze vergadering en wat je ermee bereiken? Bedenk wie je nodig hebt om deze doelen te bereiken en nodig deze personen uit.

Don’t: op elk vergaderverzoek ingaan

Klakkeloos naar elke meeting gaan waarvoor je bent uitgenodigd is pure tijdsverspilling. Bezoek alleen vergaderingen met een duidelijk doel en waaraan jij een relevante bijdrage kunt leveren.

Do: gebruik een agenda

Een goede agenda is de sleutel tot een goede vergadering. Gebruik deze agenda als leidraad voor de vergadering. Zorg voor een goede opbouw, structuur en duidelijke en haalbare doelen.

Don’t: vergaderen zonder bespreekpunten

Verzamelen jullie punten pas tijdens de vergadering ? Niet handig, want zo is niemand voorbereid. Een effectieve vergadering staat of valt bij de bepaling van agendapunten vooraf. Wanneer je de onderwerpen van tevoren weet, kun je je voorbereiden.

Do: gebruik de LSD-methode

Wees je bewust van het effect van jouw communicatie en die van anderen. Ga niet voor een ander antwoorden, luister aandachtig en maak oogcontact. Gebruik daarvoor de LSD-methode: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen.

Don’t: monologen

Gebruik een vergadering niet voor louter meedelen. Het is geen eenrichtingsverkeer en mededelingen kun je ook op een andere manier doen, bijvoorbeeld via e-mail.

Vergaderen is meerrichtingsverkeer en bedoeld om te bespreken en gezamenlijk besluiten te nemen.

Do: maak je punt (op tijd)

Houd je strikt aan de tijdslimieten die je bepaalt voor elk agendapunt. En zodra er een besluit is genomen, noteer wat het besluit is, wie hiervoor verantwoordelijk is en wat de eventuele vervolgacties en deadlines zijn.

Don’t: WVTTK

Staat bij jullie aan het einde van de vergadering de afkorting w.v.t.t.k. op de agenda? Deze staat voor ‘wat verder ten tafel komt’ en veeg je vanaf nu voorgoed van de agenda. Doe je dit niet, dan stapelen de bijdragen zich aan het einde torenhoog op en weet je met zijn allen niet meer waar je eindigt.

D0: besluiten- en actielijst

Heb jij ook zo’n hekel aan het maken (of lezen) van de notulen? Vaak is het maken van een goede besluiten- en actielijst meer dan voldoende.

Don’t: uitgebreide verslagen

Letterlijk notuleren wat er wordt gezegd heeft alleen nut in de rechtszaal. Het kost veel energie om alles te notuleren en bovendien worden lijvige notulen vaak niet eens gelezen.

Meer weten over wat wel en niet werkt in vergaderingen. Bekijk dan hier onze infographic voor een effectieve vergadering.

Reageer op dit artikel