checklist

Effectief vergaderen

Vergaderen

Of een vergadering door de deelnemers als effectief wordt ervaren, hangt af van de volgende criteria:

  • de mate waarin de vergadering beantwoordt aan het gestelde doel;
  • de kwaliteit van de besluiten: worden problemen grondig geanalyseerd en worden voor- en nadelen van oplossingen zorgvuldig afgewogen?
  • de kwantiteit van de besluiten: worden discussies over agendapunten ook afgerond met besluiten?
  • de tevredenheid van de deelnemers over het vergaderproces, dat wil zeggen de wijze waarop vergaderd wordt en de mate waarin zij hun bijdrage hebben kunnen leveren;
  • de controle op de besluitenlijst.

Een effectieve vergadering herken je aan de volgende kenmerken:

  • De voorzitter zorgt ervoor dat alle deelnemers worden betrokken bij de vergadering en houdt het doel van de vergadering goed voor ogen.
  • De voorzitter laat de deelnemers enige ruimte; dit komt de creativiteit ten goede.
  • De deelnemers zijn eerlijk en doortastend en laten anderen in hun waarde.
  • De voorzitter treedt niet autoritair op.
  • De deelnemers moedigen elkaar aan, ook als ze het onderling oneens zijn.
  • Meningsverschillen worden gezien als verruiming van het perspectief.
  • De groep roept zo nodig deskundige hulp (adviseurs) in.
  • De deelnemers zoeken zo nodig naar compromissen om verschillende visies en belangen te integreren.

Non-verbale signalen zeggen vaak meer dan woorden. Let daarom eens op tekenen van verveling of irritatie bij de deelnemers en wijs er – zo nodig – de voorzitter op.

Tips voor een vruchtbare vergadering
Reserveren van een vergaderlocatie
Vergaderproblemen oplossen
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel