checklist

Checklist vergaderlocatie

Vergaderen

Deze checklist kun je gebruiken bij het uitzoeken van een vergaderlocatie.

Algemeen

– Hoe is de bereikbaarheid met openbaar vervoer??
– Is er een shuttle service indien de locatie moeilijk met OV bereikbaar is?
– Is er voldoende (gratis) parkeergelegenheid voor alle gasten?
– Heeft de omgeving van de locatie in het algemeen een verzorgde uitstraling? Let op parkeergelegenheid, tuinen.
– Zijn er referenties beschikbaar?

De locatie zelf

– Zien de zalen en algemene ruimtes er verzorgd uit?
– Voor meerdaagse bijeenkomsten: is het een bosrijke omgeving met wandelmogelijkheden? – Is er voldoende rust rondom de vergaderzalen? Omgevingsgeluiden kunnen vervelend zijn, bijvoorbeeld een snelweg, industrie, scholen, vliegroutes.
– Is de locatie rolstoelvriendelijk?
– Zijn de zalen en/of hotelkamers rookvrij?

Vergaderzalen

– Zijn er mogelijkheden voor een flexibele zaalopstelling?
– Zijn de zalen geschikt voor het aantal deelnemers? Denk er aan: niet te krap.
– Wat is de standaarduitrusting van een zaal? Whiteboard, flip-over, eventueel standaard beamer.
– Is er buiten de zalen de mogelijkheid om groepsopdrachten of individuele opdrachten te maken (zitjes)?
– Is er airconditioning en zonwering aanwezig?

Catering

– Is er bij de ontvangst koffie, thee en een koekje inbegrepen?
– Hoe is de verzorging tijdens de vergadering? Koffie, thee, water, koekjes en snoepjes, eventueel fruitsap/vers fruit.
– Welke afspraken kun je maken over het gebruik van consumpties? Deels voor eigen rekening van de deelnemers, bijvoorbeeld minibar en na het diner.
– Is er een mogelijkheid tot een keuzemenu bij het diner?
– Kun je het aantal drankjes tijdens het diner en/of de borrel maximaliseren tot bijvoorbeeld drie consumpties tijdens het diner, alleen binnenlands gedestilleerd (inclusief huiswijn en frisdrank, koffie/thee)?
– In hoeverre kunnen ze rekening houden met allergieën en dieetwensen?
– Is er een mogelijkheid tot het serveren van gezonde snacks?
– Is er een centrale bar voor de (netwerk)borrel of na het diner? Hoe laat sluit deze?

Service

– Hoe worden de deelnemers ontvangen?
– Hoe is de bewegwijzering? Kun je eventueel personaliseren voor speciale evenementen?
– Zetten ze de zaal klaar in de gewenste opstelling?
– Is er een mogelijkheid om kopieën te maken?
– Is er (gratis) draadloos internet, een internet-pc en faxservice?
– Is er een mogelijkheid om bij storing snel te voorzien in een laptop, beamer, enzovoort? Wat is daarvan de prijs?
– Is er een mogelijkheid om één à twee dagen voor de bijeenkomst materiaal per koerier aan te leveren, op te slaan en klaar te laten zetten op de dag zelf?

Contractafspraken

– Wat is de prijs per deelnemer, wat zijn de zaalkosten? Wil je een 4-uurs, 8-uurs of 12-uurs arrangement en wat is wel en niet inbegrepen?
– Wat zijn de reserveringskosten?
– Wat is de prijs voor een overnachting op basis van een eenpersoonsbezetting?
– Wat zijn de annuleringstermijnen en wat zijn de kosten?
– Welke betalingstermijn hanteren ze?
– Zijn er samenwerkingsafspraken te maken? Bijvoorbeeld voor preferred supplierschap?

Do’s tijdens vergaderen
Succesvol vergaderen
Vergaderverslag
Vergaderproblemen oplossen
Vergadertermen
Boek: E-book Vergaderingen… regel je zo! (gratis)
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel