checklist

Verschillende vergadervormen

Vergaderen

Wordt er bij jou op kantoor ook heel wat af vergaderd? En vraag je je ook weleens af of het allemaal niet wat efficiënter kan?

  • Om de tijd die je aan het vergaderen besteedt binnen de perken te houden, is het in de eerste plaats van groot belang het doel van de vergadering te bepalen.
  • Vervolgens is het net zo belangrijk om te kiezen voor de vorm van de vergadering die het beste bij dit doel past.
  • En ook de voorzitter moet zich in zijn of haar rol aan dit doel aanpassen.

Overigens kun je heel goed verschillende vergadervormen in één vergadering hebben.

Als voor de deelnemers maar duidelijk is wat het doel is van de vergadering.

De meest voorkomende vergadervormen zijn:

  • werkoverleg
  • brainstorm
  • instructievergadering
  • besluitvormende vergadering
  • actiegerichte vergadering
  • informatieve vergadering

Werkoverleg
Een werkoverleg is een regelmatige, gestructureerde vergadering over het werk en de werksituatie waaraan de leiding en de werknemers deelnemen. Onderwerpen die ter sprake kunnen komen, zijn:

  • arbeidsomstandigheden
  • het werk en de uitvoering + het materiaal en de apparaten die nodig zijn voor het werk
  • algemene personeelsaspecten zoals ziekte, vakantie, regeling voor overwerk, samenwerking
  • algemene zaken zoals omzetcijfers, jarenplannen, toekomstige veranderingen en voortgang van het werkoverleg

Voorwaarden voor een goed werkoverleg:

  • De voorzitter benadrukt aan het begin van het overleg tegenover de deelnemers dat het de bedoeling is dat ze naar elkaar luisteren. Ook beklemtoont hij of zij dat de deelnemers hun mening gerust kunnen geven en dat dat verder geen gevolgen heeft voor hun functie en baan.
  • De voorzitter ziet erop toe dat het werkoverleg over de juiste zaken gaat.
  • Het werkoverleg mag niet langer dan anderhalf uur duren. Als er meer tijd nodig is, dan kun je beter een nieuw overleg plannen op een ander tijdstip.
  • De deelnemers houden zich aan de agendapunten. Als deelnemers nieuwe vergaderpunten inbrengen, dan moeten die worden besproken tijdens een volgend overleg.
  • Tijdens het werkoverleg kijken de deelnemers of ze de afspraken die ze tijdens het laatste werkoverleg hebben gemaakt, ook zijn nagekomen.

Brainstormvergadering
Bij een brainstormvergadering denken de deelnemers samen na over een probleem en zoeken ze mogelijke oplossingen voor het probleem. Het is belangrijk dat iedere deelnemer aan het woord komt. De voorzitter moet hierop toezien. Bij dit type vergadering nemen de deelnemers over het algemeen niet meteen een beslissing. Het gaat hier om het discussiëren en mening vormen.

Uitgangspunten voor een goede brainstormvergadering:

  • Een inspirerende en creatieve sfeer is belangrijk.
  • Hoe meer ideeën, hoe beter.
  • Ieder idee is toegestaan. De deelnemers hebben geen kritiek op elkaars ideeën en gaan er niet over in discussie.
  • Vergaande ideeën of ideeën die onrealistisch lijken, zijn gewenst.
  • Het kan zinvol zijn de deelnemers de gelegenheid te geven hun ideeën uit te wisselen in kleine groepen en deze ideeën vervolgens in de hele groep te inventariseren.

Instructievergadering
Bij deze vergadervorm legt de voorzitter de bedoeling uit van een project of proces en verdeelt hij of zij de taken onder de deelnemers. De voorzitter speelt hier dus een heel centrale rol.

Besluitvormende vergadering
Bij dit type vergadering zijn de doelen al bekend en is het van belang te bekijken wat de stand van zaken is. Het gaat bij deze vergadering om het nemen van besluiten waar een meerderheid van de deelnemers achter staat. Bij dit soort vergadering is het belangrijk dat de voorzitter de vergadering strak leidt.

Actiegerichte vergadering
Bij de actiegerichte vergadering gaat het om de acties: wat zijn de acties, wie gaat ze uitvoeren en wanneer gaat dat gebeuren? Het is belangrijk dat de acties duidelijk worden omschreven. De voorzitter ziet erop toe dat de acties duidelijk zijn bij de deelnemers.

Informatieve vergadering
Bij een informatieve vergadering gaat het om het uitwisselen van informatie. Daarbij is het van belang dat iedere deelnemer informatie krijgt en geeft. De voorzitter zorg ervoor dat hiervoor voldoende ruimte is.

Overigens is het niet altijd nodig een vergadering te beleggen om informatie uit te wisselen. Informatievoorziening kan ook op een andere efficiënte manier plaatsvinden, via de e-mail of het intranet bijvoorbeeld.

Succesvol vergaderen
Checklist vergaderen en notuleren
Voorbereiding notulen
Een goed vergaderverslag
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel