checklist

Notuleren – voorbereiding op een vergadering

Vergaderen

‘Een goede voorbereiding is het halve werk.’ Deze uitspraak is zeker van toepassing bij notuleren.

Want door je goed voor te bereiden op de vergadering zorg je ervoor dat je tijdens de vergadering gemakkelijker en beter luistert. En beter luisteren leidt uiteindelijk tot een beter verslag.

Een chronologisch overzicht van de algemene voorbereidende werkzaamheden:

  1. Verzamelen van de agendapunten en de gegevens die daarbij horen.
  2. Rangschikken van de agendapunten tot een logisch en qua tijdsverdeling realistisch voorstel.
  3. Bespreken van het agendavoorstel met de voorzitter; speciale aandacht voor het formuleren van het vergaderdoel bij de (wisselende) agendapunten.
  4. Opstellen van de agenda en samenstellen van de eventuele bijlagen.
  5. Vaststellen van de vergaderdatum.
  6. Regelen van een geschikte vergaderruimte, de catering en de presentatiefaciliteiten.
  7. Bespreken met de voorzitter van het definitieve agendaontwerp inclusief bijlagen en vaststelling (gast)deelnemers.
  8. Uitnodigen van de (gast)deelnemers.
  9. Verzenden van de agenda en benodigde stukken.
  10. Controleren van de vergaderruimte, de catering en de presentatiefaciliteiten.

Effectief vergaderen
Tips voor een vruchtbare vergadering
Belangrijke vergaderdoelen
Helder notuleren
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Reageer op dit artikel