checklist

Vergaderagenda

Vergaderen

De agenda is niets meer en niets minder dan een overzicht waarop kort en krachtig het programma van de vergadering is gezet.

In dit overzicht staat in elk geval:

De kop
Die geeft een omschrijving van:

  • de naam van de vergadergroep;
  • de plaats, dag en datum waarop de vergadering wordt gehouden;
  • het tijdstip waarop de vergadering begint en eindigt.

De vaste agendapunten:

  • Opening
  • Goedkeuring verslag
  • Mededelingen
  • Ingekomen stukken
  • Wat verder ter tafel komt
  • Rondvraag
  • Sluiting

De overige agendapunten
Voor de onderlinge volgorde van de wisselende agendapunten bestaan geen bindende regels. Meestal begin je met de belangrijkste punten, omdat die zeker aan de orde moeten komen en niet onder tijdsdruk mogen komen te staan. Agendapunten die niet tot discussie of besluitvorming hoeven te leiden, kunnen gerust aan het einde van de vergadering worden geprogrammeerd.

De onderwerpen worden kort en duidelijk omschreven. De belangrijkste achtergrondinformatie bij een bepaald onderwerp wordt op de agenda vermeld, of als bijlage bij de agenda gevoegd. De naam van een eventuele gastspreker wordt ook bij het desbetreffende agendapunt vermeld, en in welke rol hij optreedt (bijvoorbeeld als adviseur of als vertegenwoordiger van de directie).

Eventueel de tijd die voor elk onderwerp wordt uitgetrokken

De tekst van de agenda wordt bij voorkeur zo ingedeeld dat de deelnemers aantekeningen kunnen maken tussen en naast de agendapunten.

De agenda – het werkprogramma – wordt van tevoren aan de deelnemers toegezonden. Dat gebeurt om drie redenen:

  • de deelnemers worden herinnerd aan de vergadering;
  • de vergaderdatum en –plaats worden bevestigd;
  • de deelnemers kunnen zich voorbereiden op de inhoud van de vergadering.

Als notulist heb je veel houvast aan de agenda:

  • je kunt je van tevoren in de onderwerpen verdiepen, zodat je weet waarover de discussies zullen gaan;
  • een goede agenda kun je gebruiken als basis voor het verslag. 

Notuleren – voorbereiding op een vergadering
Negen tips om korter te vergaderen
E-book: Vergaderingen… regel je zo!
Boek: Slimmer vergaderen en notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel