checklist

Checklist organiseren van een interne vergadering

Vergaderen

Vergaderingen zijn er in diverse soorten en maten. Van een relatief kleine, wekelijkse afdelings- of directievergadering tot een jaarlijkse aandeelhoudersvergadering of ledenvergadering.

Voor het organiseren van een grotere interne vergadering kun je gebruikmaken van de volgende checklist.

Datum en tijdstip
– Stel jezelf vóór het inplannen van een vergadering deze vragen:

  • Welke personen moeten voor de vergadering worden uitgenodigd?
  • Op welke datum en welk tijdstip kunnen alle genodigden aanwezig zijn?
  • Is de beoogde vergaderruimte beschikbaar?

– Verstuur een uitnodiging naar de deelnemers, eventueel samen met de benodigde stukken ter voorbereiding (zoals beleidsplannen en financiële overzichten).
– Verstuur een agenda + eventuele notulen van de vorige vergadering naar de deelnemers.

Vergaderruimte
– Reserveer de vergaderruimte. Vermeld hierbij bij de afdeling die met het boeken van de vergaderruimte is belast:

  • aanvangstijd en geplande eindtijd van de vergadering. Houd bij de reservering van de ruimte ook rekening met een eventuele uitloop van de vergadering;
  • de gewenste opstelling van het meubilair in de vergaderruimte (U-vorm, carré, cabaret-, theater-, schoolopstelling);
  • eventuele andere speciale wensen ten opzichte van de inrichting van de ruimte.

– Zorg ervoor dat de reservering aan je wordt bevestigd, zodat je zeker weet dat de ruimte voor je wordt vrijgehouden.

Benodigde apparatuur en presentatiemiddelen
In de vergaderruimte zijn wellicht de nodige audiovisuele voorzieningen of andere hulpmiddelen gewenst, zoals:

  • beamer
  • overheadprojector
  • tv
  • videorecorder en/of dvd-speler
  • projectiescherm
  • flipover met stiften (die het ook doen en bij voorkeur diverse kleuren)
  • whiteboard met stiften (die het ook doen en bij voorkeur diverse kleuren)
  • microfoons
  • een internetaansluiting
  • etc.

– Zorg ervoor dat er technische assistentie kan worden opgeroepen indien nodig.

Catering
Bespreek, indien aanwezig, met de bedrijfscatering je wensen ten aanzien van de culinaire verzorging. Hierbij valt te denken aan:

  • koffie, thee en kannen water in de ontvangstruimte, wanneer dit een andere ruimte is dan de vergaderruimte zelf;
  • koffie, thee en kannen water in de vergaderruimte;
  • pauzedrankjes, zoals koffie, thee, frisdranken en vruchtensappen;
  • een assortiment zoetigheid naar keuze en budget bij de koffie en thee en pauzedrankjes;
  • lunchvoorzieningen
  1. Wellicht vindt de lunchpauze in het bedrijfsrestaurant plaats. Reserveer in dat geval een (of meer) tafels op naam in de bedrijfskantine, stem indien van toepassing de lunchsamenstelling af en maak kenbaar op welke kostenplaats de kosten geboekt dienen te worden of aan welke afdeling de rekening gestuurd kan worden.
  2. Wanneer er geen bedrijfsrestaurant of andere lunchvoorziening geregeld is, is het eventueel mogelijk belegde broodjes en eventueel ook drankjes te laten bezorgen. Denk in dat geval ook aan het benodigde serviesgoed, bestek, servetten, glaswerk en kopjes.
  • een afsluitende borrel, in de vorm van een assortiment drankjes en borrelhapjes.

Als er voor een lunch gezorgd wordt, is het overigens voor de deelnemers prettig om hierover vooraf geïnformeerd te worden, zodat zij hiermee rekening kunnen houden.

Diversen
Naast de vergaderruimte, audiovisuele voorzieningen en catering, zijn er nog een paar dingen waarop je moet letten. Denk bijvoorbeeld aan:

  • schrijfblokken
  • pennen
  • naambordjes
  • voldoende beschikbare garderobecapaciteit
  • toiletten; controleer voorafgaand aan de vergadering de representativiteit van de toiletten
  • eventueel aanvullende bewegwijzeringsbordjes, wanneer externe gasten worden ontvangen
  • eventueel uitrijdkaarten voor de parkeerplaats of –garage

Beveiliging en receptie
Maak, indien van toepassing, de verwachte komst van externe gasten kenbaar bij de beveiliging en/of receptie. Wanneer zij beschikken over een volledige gastenlijst, kunnen zij de externe gasten op gepaste wijze verwelkomen en verwijzen naar de vergaderruimte of bij de gastheer of gastvrouw de aankomst aankondigen.
– Reserveer, zo nodig, parkeerruimte voor externe gasten. Mogelijk heb je hiervoor ook de kentekens nodig.

Draaiboek
Maak een klein draaiboek, met daarin:

  • het tijdschema van de vergadering: aankomst- en ontvangsttijd, aanvangstijd, geplande pauzetijden en de geplande eindtijd;
  • diverse controlepunten, op basis waarvan je nagaat of alles wat je hebt afgesproken, ook daadwerkelijk wordt geleverd en klaargezet.

Vergaderen met de iPad: praktische toepassingen
Vergaderaccommodaties
Geannoteerde agenda
Boek: Creatief en betrokken vergaderen
Training: Mindmappen op de laptop

Reageer op dit artikel