checklist
Onderdelen van de vergaderagenda
Een overzicht van de meest voorkomende agendapunten + een beschrijving van wat ze inhouden.
Het is gebruikelijk dat de voorzitter de agenda opstelt, maar ook andere deelnemers kunnen agendapunten inbrengen.
Een overzicht van de gebruikelijke agendapunten + wat ze betekenen
|
Agenda |
Inhoud |
|
Opening |
formele opening en verwelkoming aanwezigen |
|
Mededelingen |
|
|
Vaststelling van de agenda |
|
|
Notulen van de vorige vergadering |
|
|
Binnengekomen en verstuurde stukken |
|
|
Wisselende agendapunten |
Deze punten zijn meestal de kern van een vergadering. Zie de info onder dit schema. |
|
Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) |
|
|
Rondvraag |
De deelnemers kunnen hier kleine punten naar voren brengen die nog niet aan de orde zijn geweest. Grote zaken schuiven door naar de volgende vergadering. |
|
Sluiting |
|
Toelichting op ‘Rondvraag’ en ‘Wisselende agendapunten’
Rondvraag
Een goede rondvraag voldoet aan de volgende punten:
- De rondvraag neemt weinig tijd in beslag.
- Deelnemers brengen geen nieuwe punten in. Dit doen ze aan het begin van de vergadering.
- Er vinden geen discussies meer plaats. Dat had eerder in de vergadering moeten gebeuren.
Wisselende agendapunten
De zogenoemde wisselende agendapunten nemen normaal gesproken het grootste deel van een vergadering in beslag. De deelnemers wisselen informatie uit, vormen meningen en nemen besluiten. Per agendapunt gelden een aantal min of meer vastliggende fasen.
|
Fase |
Inhoud |
|
1. Inleiding (door de voorzitter) |
doel van het agendapunt |
|
|
belang van het agendapunt |
|
|
noodzakelijke achtergrondinformatie |
|
|
behandelingsstructuur |
|
2. Beeldvorming |
Hierbij vindt uitwisseling van informatie plaats. Dat gebeurt bijvoorbeeld via een presentatie van een deskundige of door een groepsgesprek tussen de deelnemers. |
|
3. Meningsvorming (indien van toepassing) |
Discussie die als doel heeft tot een standpunt te komen. |
|
4. Besluitvorming (indien van toepassing) |
De volgende formele besluitvormingsprocedures zijn mogelijk:
|
Geannoteerde agenda
Non-agendapunten
Zijn er richtlijnen voor het opstellen van een agenda?
Boek: Vergaderen
Training: Efficiënt notuleren
