checklist

Onderdelen van de vergaderagenda

Vergaderen

Een overzicht van de meest voorkomende agendapunten + een beschrijving van wat ze inhouden.

Het is gebruikelijk dat de voorzitter de agenda opstelt, maar ook andere deelnemers kunnen agendapunten inbrengen.

Een overzicht van de gebruikelijke agendapunten + wat ze betekenen

Agenda

Inhoud

Opening

formele opening en verwelkoming aanwezigen

Mededelingen

  • verhinderingen
  • korte en zakelijke informatie die van belang is voor de deelnemers

Vaststelling van de agenda

  • vaststelling volgorde agendapunten
  • toevoeging nieuwe agendapunten (komen bij W.v.t.t.k. te staan)

Notulen van de vorige vergadering

  • goedkeuring volledige en correctie notulen van de vorige vergadering
  • vragen en opmerkingen over de uitvoering van de actiepunten

Binnengekomen en verstuurde stukken

  • verslag van ontvangen en verzonden stukken
  • verslag van tussentijds overleg, werkbezoek, recente ontwikkelingen enzovoort
  • afspraken over verdere acties

Wisselende agendapunten

Deze punten zijn meestal de kern van een vergadering. Zie de info onder dit schema.

Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.)

  • nieuwe agendapunten
  • andere extra punten waarvoor geen uitstel mogelijk is

Rondvraag

De deelnemers kunnen hier kleine punten naar voren brengen die nog niet aan de orde zijn geweest. Grote zaken schuiven door naar de volgende vergadering.

Sluiting

  • formele afsluiting en dankwoord
  • (eventueel) vaststelling datum volgende vergadering

Toelichting op ‘Rondvraag’ en ‘Wisselende agendapunten

Rondvraag
Een goede rondvraag voldoet aan de volgende punten:

  • De rondvraag neemt weinig tijd in beslag.
  • Deelnemers brengen geen nieuwe punten in. Dit doen ze aan het begin van de vergadering.
  • Er vinden geen discussies meer plaats. Dat had eerder in de vergadering moeten gebeuren.

Wisselende agendapunten
De zogenoemde wisselende agendapunten nemen normaal gesproken het grootste deel van een vergadering in beslag. De deelnemers wisselen informatie uit, vormen meningen en nemen besluiten. Per agendapunt gelden een aantal min of meer vastliggende fasen.

Fase

Inhoud

1. Inleiding (door de voorzitter)

doel van het agendapunt

 

belang van het agendapunt

 

noodzakelijke achtergrondinformatie

 

behandelingsstructuur

2. Beeldvorming

Hierbij vindt uitwisseling van informatie plaats. Dat gebeurt bijvoorbeeld via een presentatie van een deskundige of door een groepsgesprek tussen de deelnemers.

3. Meningsvorming (indien van toepassing)

Discussie die als doel heeft tot een standpunt te komen.

4. Besluitvorming (indien van toepassing)

De volgende formele besluitvormingsprocedures zijn mogelijk:

  • unanimiteit: iedereen moet voor zijn
  • consensus er zijn geen principiële tegenstanders
  • stemming: de meerderheid beslist
  • delegatie: de vergadering schuift de beslissing door naar een of meerdere personen

Geannoteerde agenda
Non-agendapunten
Zijn er richtlijnen voor het opstellen van een agenda?
Boek: Vergaderen
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel