checklist

10 tips om efficiënt te vergaderen

Vergaderen

Hinderlijk bij een vergadering: mensen die structureel te laat komen, niet voorbereid zijn en meer bezig zijn met hun telefoon dan met de bijeenkomst…

Vergader alleen als het nodig is, en zo kort mogelijk. Dus skip de vergaderreeks en spreek vaste dagdelen af waarop een overleg ingepland kan worden.

Wees duidelijk over het doel van de vergadering: ter informatie, ter besluitvorming, enzovoort.
Bepaal de duur van de bespreking van elk punt en kap de discussie effectief en respectvol af. Plan verdere bespreking zo nodig in op een later moment.
Kies voor een verslagvorm: verslag, besluitenlijst of actielijst.
Bereid de vergadering tijdig voor. Stuur minimaal één week van tevoren de agendapunten rond.
Wacht niet op laatkomers.
Varieer de zitposities aan de vergadertafel.
Sluit de vergadering positief af: bedank de deelnemers voor hun inbreng.
Doe eens iets anders; kies eens een andere locatie, gebruik statafels of ga de agendapunten creatief te lijf.

Daarom deze tien tips, opgesteld door Trudis Baart van All-in-control:

  1. Nodig alleen mensen uit die een positieve bijdrage leveren aan de vergadering. Telefoons uit zodat alle aandacht aan de agendapunten wordt besteed.
  2. Vergader alleen als het nodig is, en zo kort mogelijk. Dus skip de vergaderreeks en spreek vaste dagdelen af waarop een overleg ingepland kan worden.
  3. Wees duidelijk over het doel van de vergadering: ter informatie, ter besluitvorming, enzovoort.
  4. Bepaal de duur van de bespreking van elk punt en kap de discussie effectief en respectvol af. Plan verdere bespreking zo nodig in op een later moment.
  5. Kies voor een verslagvorm: verslag, besluitenlijst of actielijst.
  6. Bereid de vergadering tijdig voor. Stuur minimaal één week van tevoren de agendapunten rond.
  7. Wacht niet op laatkomers.
  8. Varieer de zitposities aan de vergadertafel.
  9. Sluit de vergadering positief af: bedank de deelnemers voor hun inbreng.
  10. Doe eens iets anders; kies eens een andere locatie, gebruik statafels of ga de agendapunten creatief te lijf.
Reageer op dit artikel