checklist

Checklist deelname vergadering

Vergaderen

Aan de hand van de volgende vraagpunten kun je als deelnemer aan een vergadering nagaan of je effectief en goed deelneemt aan een vergadering (lees dit ook als een vergaderetiquette):

  • Ga ik goed voorbereid naar de vergadering en lees ik de vergaderstukken goed genoeg?
  • Beschik ik over voldoende informatie voor de vergadering?
  • Heb ik voor de vergadering contact opgenomen met eventuele voorstanders van een punt dat ik ook belangrijk vind?
  • Is mij duidelijk wat mijn doel voor de vergadering is en wat mijn inbreng tijdens de vergadering zal zijn?
  • Heb ik aanvullende agendapunten op tijd aan de voorzitter doorgegeven?
  • Weet ik wat de bedoeling van de vergadering is en zijn alle agendapunten mij duidelijk voordat de vergadering begint?
  • Noteer ik eventuele vragen en discussiepunten voor mezelf?
  • Zorg ik dat ik niet gestoord word door mobiele telefoontjes tijdens de vergadering?
  • Beschik ik over argumenten die passen bij de meningsvorming of de besluitvorming?
  • Zijn deelnemers en ikzelf eerder gemaakte afspraken en genomen besluiten nagekomen?
  • Ben ik op tijd aanwezig op de vergadering?
  • Accepteer ik de rol van de voorzitter?
  • Maak ik aantekeningen van belangrijke zaken?
  • Breng ik voor mij belangrijke zaken naar voren?
  • Stel ik vragen als ik zaken niet begrijp?
  • Beperk ik me tot het vergaderpunt dat aan de orde is?
  • Maak ik een opmerking als ik vind dat iemand een negatieve invloed heeft op de vergadering (door de besluitvorming te verstoren of door onderonsjes met andere deelnemers)?
  • Ben ik bereid ook wel eens pas op de plaats te maken?
  • Lukt het me onderscheid te maken tussen de boodschap (de inhoud), de boodschapper (de persoon) en mijn relatie met de boodschapper?
  • Kom ik met punten die mijn mening of die van een ander samenvatten en die duidelijke conclusies bevatten?
  • Luister ik tijdens de vergadering naar de andere deelnemers?
  • Heb ik een negatieve invloed op de vergadering door stokpaardjes te berijden, zijpaden te bewandelen, de vergadering bewust te laten verdwalen of zelfs te laten ontsporen of door als stoorzender te fungeren? Zo ja, voegt dat gedrag dan wat toe voor mezelf of voor anderen?
  • Ben ik kort en bondig genoeg als ik aan het woord ben?
  • Wacht ik tot ik de aandacht heb voor ik begin te spreken en praat ik niet door anderen heen?
  • Breng ik mijn punten wel rustig genoeg naar voren?
  • Sta ik open voor andere gezichtspunten en lukt het me te luisteren zonder vooroordelen?
  • Heb ik voldoende respect voor de mening van andere deelnemers?
  • Ben ik tijdens de vergadering te veel bezig met gesprekjes met andere deelnemers of met een elektronisch gadget (mobieltje, organizer, laptop) dat ik bij me heb?
  • Accepteer ik genomen besluiten?
  • Kom ik na een vergadering na wat ik heb toegezegd?

Do’s tijdens vergaderen
Succesvol vergaderen
Vergaderen met de iPad: praktische toepassingen
Boek: Creatief en betrokken vergaderen
Training: Notuleren met je laptop

Reageer op dit artikel