checklist

Een objectief vergaderverslag

Vergaderen

Het kán verleidelijk zijn om als notulist je mening te laten doorsijpelen in je formulering. Vooral als je meevergadert én notuleert, kan je formulering snel ‘gekleurd’ zijn.

Houd je verslag objectief door aan de volgende punten aandacht te besteden:

  • Gebruik je eigen taal
    Leen nooit het taalgebruik van een spreker als je dat zelf niet beheerst. Vertaal liever de formulering van zo’n spreker in begrijpelijk Nederlands. Jouw taal dus! Het is dan natuurlijk wel zaak dat deze vertaling de kern weergeeft van hetgeen iemand heeft gezegd.
  • Geen letterlijke weergave
    Vermijd een al te letterlijke vertaling. Vergaderaars zijn niet blij met een notulist die al te letterlijk hun woorden weergeven. Vergaderaars zijn ook maar mensen en die kunnen soms wel eens wat al te primair reageren op medevergaderaars of op een vergaderpunt. Het is dan niet plezierig als de notulist jouw woorden letterlijk in het verslag heeft weergegeven.
  • Geen negatieve formuleringen
    Vermijd negatieve formuleringen. Een verslag is niet bedoeld om olie op het vuur te gooien of om mensen nog eens ‘zwart op wit’ in hun hemd te zetten. De vergaderaard die de mantel is uitgeveegd tijdens de vergadering, zal het niet echt leuk vinden als hij dat nog eens terugleest in het verslag.
  • Formuleer positief
    Zorg voor een positieve formulering. Dit betekent dat je alleen vertelt wat iemand belooft voortaan te zullen doen. Vermeld dus nooit wat iemand heeft nagelaten als dat niet absoluut noodzakelijk is voor de notulen.
  • Schrijf geen roman
    Vermijd de romanvorm. Sommige notulisten hebben de neiging een toneelstuk te maken, zodat je precies kunt lezen hoe de vergadering is verlopen. Dat kost jou én je lezers onnodig veel tijd, en bovendien is het dan lastig de essentie uit een punt te halen.
  • Houd je bij de feiten
    Vermijd suggestieve opmerkingen. Een verslag is gebaseerd op feiten en niet op jouw waarnemingen.

Voorbeelden van niet-objectieve formuleringen:
– Na enige aarzeling wijst Aimee erop dat…
– Met grote moeite gaat Fons akkoord met de afspraak…
– Verontwaardigd kijkt Cindy in de richting van Khaled en…
– Geërgerd reageert Erwin op de vraag van…
– Gelukkig voor de groep komt op dat moment de koffie binnen…
– Verbaasd vertelt Jantien dat er sinds kort voor de koffie moet worden betaald…
– Voor de zoveelste keer vraagt de voorzitter aan de groep…

De rol van de notulist
Voorbereiding notulen
Ik kan slecht notuleren omdat er slecht wordt vergaderd. Wat kan ik daaraan doen?
Boek: Handboek notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel