checklist

Negen slimme notuleertips

Vergaderen

Notulen maken is een tijdsintensief karwei. In het algemeen geldt: het kost net zo veel tijd als de vergadering lang was.

Een aantal aandachtspunten:

  1. Zorg dat je weet wat voor soort notulen er van je verwachten wordt. Een zo letterlijk mogelijk verslag of alleen de hoofdlijnen? Beknopt in steekwoorden? Alle overwegingen of alleen de conclusies? Of volstaat een besluiten- en actielijst?
  2. Maak de conceptnotulen tijdens de vergadering niet op papier, maar direct op een laptop. Noteer liever te veel dan te weinig.
  3. Gebruik de agenda als leidraad. Kopieer uit de vorige notulen gegevens als: de aanwezigenlijst, de beschrijving van onderwerpen die nu weer op de agenda staan en de actielijst.
  4. Maak een plattegrond als je de deelnemers niet kent. Dat voorkomt dat je achteraf niet kunt terughalen wie wat zei.
  5. Houd de notulen zo kort mogelijk. Ieders tijd is kostbaar en een beknopt verslag vergroot de kans dat betrokkenen het ook daadwerkelijk lezen.
  6. Vermeld per agendapunt de conclusie of de genomen beslissing (vraag ernaar als je niet duidelijk is wat er precies besloten is).
  7. Voeg een actielijst toe, zodat alle deelnemers in één oogopslag zien welke actie zij voor welke datum moeten ondernemen.
  8. Werk de notulen zo snel mogelijk na de vergadering uit. Dan zit alles nog vers in je geheugen en hebben de deelnemers de meeste tijd om hun actiepunten uit te werken.
  9. Stuur de notulen pas rond als de voorzitter er zijn akkoord op heeft gegeven.

 

Reageer op dit artikel