checklist

Notuleertip: let op signaalwoorden

Vergaderen

Signaalwoorden maken luisteren en aantekeningen maken een stuk eenvoudiger

Tijdens een vergadering draait het om een aantal woorden. Woorden die je, als je goed luistert, steeds weer hoort gebruiken: de signaalwoorden. Signaalwoorden helpen je de rode draad te volgen. Het luisteren en aantekeningen maken wordt een stuk eenvoudiger als je deze woorden herkent. Ze geven namelijk aan of de informatie die volgt belangrijk is of niet. Als je niet let op de signaalwoorden is de kans groot dat je veel niet-relevante informatie in je aantekeningen opneemt. En dit kost je veel tijd bij het maken van het verslag, omdat je dan pas het kaf van het koren gaat scheiden. Het is vooral een kwestie van oefenen.

Let tijdens de vergadering eens op:

  • Het woord ‘voorstel’, of varianten als ‘Wat vinden jullie ervan als we…’ of ‘Mij lijkt het een goed idee dat we…’
  • Woorden die een afronding aanduiden, zoals ‘actie’, ‘afspraak’en ‘besluit’. Vaker zul je varianten horen als ‘Zullen we het dan voortaan zo maar doen?’ en ‘Oké, dan besluiten we om…’
  • Getallen die een opsomming inleiden. Als een vergaderaar zegt dat er ‘drie mogelijkheden’ besproken worden, dan kun je tijdens het luisteren het punt direct structureren en alle drie de opties in je aantekeningen opnemen.
  • Woorden als ‘voordelen’, ‘nadelen’ en ‘consequenties’. Meestal volgen er nu enkele punten; je weet nu in ieder geval onder welk kopje je ze kunt ordenen.
  • Handelende werkwoorden als ‘voorbereiden’, ‘contact opnemen’ of ‘nagaan’. Meestal is er sprake van een actie: het signaal voor jou om alert te zijn op wie iets moet doen, wat iemand moet doen en binnen welke termijn dat klaar moet zijn.

Wat is een goede verhouding tussen voorbereiden, vergaderen en uitwerken?
Een positief vergaderklimaat
Een praktisch vergaderverslag
Samenvatten: maak een mindmap
Checklist deelname vergadering
Boek: Creatief en betrokken vergaderen
Training: Notuleren met de laptop

Reageer op dit artikel