Voorzitter

Het begint allemaal met de voorzitter. Als hij slecht voorbereid de vergadering in gaat, heeft dat gevolgen voor het gesprek. De vergadering loopt niet goed, deelnemers krijgen te lang de tijd om hun favoriete stokpaardjes te berijden, er wordt niet voldoende samengevat, agendapunten worden over het hoofd gezien.. Als je dit herkent, maak dan een afspraak met de voorzitter. Vertel hem dat je op twee manieren kunt voorzitten: taakgericht en groepsgericht.

Taakgericht voorzitten

Taakgericht voorzitten wil zeggen dat de voorzitter erop let dat de vergaderdoelen worden bereikt. Hij geeft bij elk wisselend agendapunt aan wat de aanleiding is om het agendapunt te agenderen en wat het doel van het agendapunt is. Is er sprake van informatie uitwisselen, mening vormen of besluit nemen? Tijdens de discussie roept hij deelnemers tot de orde als ze te veel afdwalen van het vergaderdoel. Bij de afronding geeft hij een korte samenvatting van de discussie en formuleert hij de afspraken en eventuele acties.

Groepsgericht voorzitten

Als de voorzitter de vergadering groepsgericht voorzit, dan creëert hij een vergaderklimaat waarbij alle deelnemers gemotiveerd zijn om een positieve bijdrage te leveren. Hij probeert alle deelnemers bij de vergadering te betrekken. Door geregeld samen te vatten, voorkom je dat mensen de draad van de vergadering kwijtraken en afhaken. Negatief vergadergedrag zoals elkaar in de rede vallen, elkaar niet laten uitpraten, onderonsjes houden of slecht luisteren zijn natuurlijk niet gewenst. Je moet respect voor elkaar tonen.

Geannoteerde agenda

Een geannoteerde agenda of een agenda met toelichting is erg handig om te gebruiken bij een vergadering. Op zo’n agenda staat achter de wisselende agendapunten wat het doel is van het agendapunt. De deelnemers kunnen zich dus al vooraf voorbereiden op de vergadering. Bovendien staat ook achter het agendapunt hoeveel tijd er voor het punt wordt uitgetrokken. Als een discussie te lang duurt, trekt de voorzitter aan de bel. Hij meldt dan dat de tijd verstreken is en dat het punt afgerond moet worden. Zo hou je vaart in de vergadering. Ook zie je snel of er te veel agendapunten op de agenda staan.

Tijd

Het kan natuurlijk het voorkomen dat de voorzitter de tijd niet goed in de gaten houdt. Geef hem een seintje als de tijd verstreken is en hij het agendapunt moet afronden. Je hoeft heus geen kookwekker mee te nemen: wijs hem stilletjes op je horloge.

Auteur: trainer en adviseur Marjolein de Jong. Voor Management Support geeft zij de training Effectief notuleren op de laptop.

LEESTIP: Handboek Notuleren

De herziene uitgave van het Handboek Notuleren is aangevuld met nieuwe inzichten en tips op het gebied van notuleren met de laptop, digitale schrijfblokken en stemherkenningssoftware. Tegelijk is de essentie van notuleren en vergaderen niet veranderd. Het gaat nog steeds om vergaderregels, goed luisteren, informatie selecteren, effectief aantekeningen maken en een correct, leesbaar verslag schrijven. Geschikt voor beginnende én ervaren notulisten.