nieuws

Best practice: ‘Ik vind notuleren het leukste wat er is’

Vergaderen

Best practice: ‘Ik vind notuleren het leukste wat er is’

Marion Blonk is al sinds 1984 secretaresse bij het LUMC en vindt notuleren het leukste wat er is. Ze vertelt hoe zij de fijne kneepjes heeft geleerd, wat de voordelen zijn van een vergaderreglement met gezamenlijk gedragen afspraken en hoe je je als notulist proactief kunt opstellen. “Je kan als secretaresse heel veel toegevoegde waarde bieden aan vergaderen.”

Kun je iets over je functie en taken vertellen?

“Ik werk sinds 1984 als secretaresse bij het Leids Universitair Medisch Centrum en vind notuleren het leukste wat er is. Je hoort alles wat er speelt binnen je organisatie. Soms is dat vertrouwelijke informatie, dat maakt het voor mij spannend. Je voelt je heel betrokken bij wat het ziekenhuis doet. En je helpt de voortgang van het werk, doordat je actiepunten en deadlines bewaakt. Veel collega’s vinden notuleren niet leuk, dus het is een taak die ik vaak op me neem. Dat begon in de jaren 80-90 nog met een ouderwets tekstverslag. Daarin las je nog bewoordingen als: ‘Hij merkt op…’. Nu maak ik vooral actiepuntenlijsten, aangevuld met een verslag als dat nodig is, bijvoorbeeld omdat je later wilt kunnen teruglezen waarom bepaalde besluiten zijn genomen. Alleen als het over een juridische kwestie gaat, wordt er nog weleens een letterlijk verslag gevraagd.
Ik werk nu bij het centrale Directoraat Kwaliteit en Patiëntveiligheid. Het DKP ondersteunt huisbreed bij het realiseren van de kwaliteitsdoelen: veiligheid, patiëntgerichtheid, tijdigheid, beschikbaarheid en het verbeteren van de zorg.”

Als je van tevoren weet wat de bedoeling is van een agendapunt, kun je beter notuleren

Ik begreep dat je een vergadercursus hebt gevolgd. Wat heb je daar geleerd?

“Tot juli werkte ik bij de apotheek van het ziekenhuis. Daar zijn we met zijn allen een aantal jaren geleden op vergadercursus geweest op initiatief van het hoofd van de afdeling. De vraag was: hoe willen wij met elkaar vergaderen? Wat spreken we af over de voorbereiding? Hoe vergaderen we het meest efficiënt? Ook wilden we dat de voortgang van de actiepunten beter zou worden bewaakt. Daar is een reglement uit voortgekomen waarin ook de rol van de ondersteuner goed is vastgelegd. We werken sindsdien met een strakke opzet en deadlinecyclus.
Notuleren valt of staat met een goede voorbereiding. Twee weken voor het overleg stuurde ik een mailtje met het verzoek om agendapunten en stukken. Dan maakte ik de conceptagenda, die ik een week van tevoren besprak met de voorzitter van de vergadering. Vervolgens zette ik alle stukken bij elkaar in één document en die verspreidde ik onder de deelnemers. De voorbespreking was het belangrijkst. Daarin gaf de voorzitter, meestal het afdelingshoofd, aan hoeveel ruimte er per punt was, wat het gespreksdoel was en koppelde daar een tijd aan. We hadden dus een strakke agenda. Als je van tevoren weet wat de bedoeling is van zo’n agendapunt, kun je beter notuleren. Dan heb je al de goede mindset om kritisch te luisteren en dat eruit te pikken wat belangrijk is.
In de training hebben we ook geleerd hoe je een veilige omgeving creëert, waarin iedereen iets durft te zeggen en weet hoe hij een ander kan aanspreken. Als je later binnenkomt, spreek je niet mee met het punt waarin je binnenvalt. Als je je niet hebt voorbereid, spreek je ook niet mee. Door die duidelijke afspraken is het notuleren voor mij makkelijker geworden. Verder hebben we geleerd een model te gebruiken voor brainstormsessies.”

Brainstormsessies notuleren is natuurlijk lastig. Wat is de beste aanpak?

“Je kunt hiervoor een model hanteren, het VAB-model: Verkennen, Analyse en Besluit. Iemand brengt een vraag in, waarop andere vragen komen en wordt uitgesproken wat de vraagsteller van de groep verwacht. Daarna maakten we een analyse van de plussen en minnen van mogelijke oplossingen. En tot slot werd er een besluit genomen. Zo kun je als notulist in drie kolommen werken: links staat de vraag met toelichting, in het midden de mogelijke oplossingen en rechts het uiteindelijke besluit. Het voordeel van het VAB-model is dat je je tijdens de vergadering niet alleen met praktische zaken hoeft bezig te houden, maar het ook tijd creëert om met elkaar na te denken over bepaalde onderwerpen.”
Een paar jaar geleden heb je een notuleertraining gevolgd bij Judith Winterkamp. Wat bracht je daartoe?
“Ik heb de neiging lange notulen te maken. Ik wilde leren meer durven weglaten. In de training deden we leuke oefeningen. Judith las bijvoorbeeld een verhaal voor en dan moesten wij in vijf woorden opschrijven waar het over ging. De voorbereiding en uitwerktijd van een vergadering kost drie keer zoveel tijd als de vergadering geduurd heeft, heb ik van Judith geleerd, die tijd moet je dus inplannen in je agenda. Verder heb ik de luxe gehad dat ik een-op-eencoaching mocht volgen bij Judith. Daarin kwamen zowel notuleren als het schrijven van beleidsnotities aan bod. Judith kwam vier keer bij mij op het werk. Samen bereidden we een vergadering voor. Ze heeft mijn notulen bekeken en tips gegeven voor het schrijven van beleidsnotities. Ook al notuleer ik al jaren, het kan nog steeds beter en er valt altijd iets nieuws te leren.”

Door een vergaderreglement met gezamenlijk gedragen afspraken is voor iedereen duidelijk wat jouw rol is

Van de hedendaagse notulist wordt een proactieve rol verwacht. Hoe pak jij dat aan?

“Zitten en luisteren was iets dat je de jaren 80 en 90 deed. Ik vind dat je als secretaresse heel veel toegevoegde waarde kan bieden aan vergaderen. Je moet actief meedenken. Zo kun je bijvoorbeeld met de voorzitter afspreken dat als er in de vergadering iets niet duidelijk is, je het meteen aankaart. Dan zeg je: ‘Ik zou dit op willen schrijven: X doet dit voor Y voor 1 december. Klopt dat?’ Dus je vat de acties samen, de deadlines en degene die het uitvoert. Zo controleer je meteen of wat je opschrijft klopt en weten de betrokkenen waar ze aan toe zijn.
Als een vergadering alle kanten op gaat, kun je als notulist aangeven: ‘Jongens, we zouden dit bespreken, zullen we daar naar teruggaan?’ Als je je als notulist actief en betrokken opstelt in het vergaderproces, maak je het jezelf ook makkelijker. Door een vergaderreglement met gezamenlijk gedragen afspraken is voor iedereen duidelijk wat jouw rol is en kun je ‘m ook makkelijker pakken en mensen erop aanspreken als ze dingen vergeten of zich niet aan afspraken houden.
Soms moet ik toch nog reminders sturen, over het insturen van vergaderstukken bijvoorbeeld. Ik wil een week van tevoren de stukken rond hebben, omdat er voor vergaderingen van de apotheek altijd veel leeswerk was, dus twee weken van tevoren stuurde ik daar reminders over. Bij die stukken zat een voorlegger, waarop precies stond wat degene die het punt inbracht, wilde van de groep: meedenken, kritisch kijken naar een stukje tekst, oplossingen aandragen of iets uitvoeren. Zo wordt de leesbedoeling van de stukken duidelijk. Ook moest ik reminders sturen over het bewaken van actiepunten. Bij een punt noteer ik ook altijd als het terugkomt in een volgende vergadering en de datum daarvan.”

Welke tools gebruik jij bij het notuleren?

“Ik notuleer het liefst op de laptop, want dat scheelt een hoop tijd. Daarvoor heb je wel genoeg ruimte nodig en je moet goed kunnen zitten. Dat kan helaas niet in elke vergaderruimte. Bij een VAB-model maakte ik wel langere aantekeningen, dat lukt omdat ik snel typ. Bij het uitwerken kon ik dat inkorten tot een tabel met drie kolommen.
In het verleden werkte ik voor de werkgroep Sterrenkunde en was er jaarlijks een overleg met Fransen en Engelsen. Dat nam ik altijd op bandrecorder op, vooral vanwege het Frans waar ik niet zeker van was. Ter plekke schreef ik de grote lijnen uit. Daarna vulde ik aan de hand van de bandopname bepaalde zaken aan. Omdat het om een meerdaags congres ging, moest ik de notulen dezelfde dag nog uitwerken. Dus dat werd vaak avondwerk. Daar ben ik nog het meest trots op, dat ik die notulen heb mogen maken.”

Wil jij ook notuleren als een pro?

Judith Winterkamp, notuleer- en taaltrainer

Je redt best goed als notulist. Toch kriebelt het, kan het notuleren niet nog beter, sneller en efficiënter? In de training ‘Notuleren als een pro’ neemt Judith Winterkamp alle fijne kneepjes van het notuleren met je door. Je gaat naar huis als topnotulist!

Reageer op dit artikel