nieuws

Notuleren: een goede voorbereiding is het halve werk

Vergaderen

Notuleren: een goede voorbereiding is het halve werk

Notuleren leer je echt in de praktijk, vindt directiesecretaresse Hiltje Begieneman. Als zzp’er levert ze via haar bedrijf HB Management Support secretariële diensten. Ze notuleerde onder andere voor raden van toezicht. “Ken het vergaderkundig doel, dat maakt de notulen uitwerken makkelijker”, is haar advies voor andere notulisten.

“De kunst van het notuleren is de laatste jaren behoorlijk veranderd. Notuleren heb ik tijdens de secretaresseopleiding bij de Doetichemse opleidingscombinatie geleerd. We kregen toen nog veel uitgebreide lessen over notuleren, terwijl de studenten van nu hierin maar twee dagen onderwezen worden. Volgens mij kun je daar niet mee uit de voeten. Ik heb nog steno gehad, hoewel ik dat zelden of nooit heb gebruikt, want dan moest je alsnog een vertaalslag maken. Ik maakte meestal gewoon aantekeningen op papier. Tegenwoordig notuleer ik alleen nog op de laptop.”

Notulen voorbereiden

“Een goede voorbereiding is zeker bij notuleren het halve werk. Ik plan daar altijd ruimte in mijn agenda voor in. Bij notuleren op de laptop kun je van tevoren al een groot gedeelte van je verslag maken. De ingezonden stukken en de mededelingen kun je bij de voorzitter opvragen. Als je nauw bij een vergadering betrokken bent, weet je meestal ook de status van de actiepunten, dus die kun je in concept verwerken. Meestal lukt het mij om alvast een korte inleiding bij ieder agendapunt te noteren. Helemaal ideaal is het als de vergaderstukken voorzien zijn van een voorblad. Hierop vermeldt degene die het agendapunt inbrengt het doel van dat punt inclusief een inleiding. Ook staat daarin duidelijk vermeld waarover een besluit genomen moet worden. Deze informatie kun je dan verkort overnemen in je verslag. Zo ben je als notulist goed voorbereid en kun je je tijdens de vergadering focussen op de hoofdzaken, inclusief conclusies, besluiten en actiepunten, het zogenaamde het omgekeerde abc’tje.”

Een gestructureerde vergadering

“Informatie over de agendapunten haal ik ook vaak uit de mailwisselingen die de deelnemers hebben met de voorzitter. In mijn geval is het meestal de directeur die de vergadering leidt. Op die manier kan ik verbanden leggen tussen wat er wordt besproken en datgene waarover vooraf correspondentie via de mail heeft plaatsgevonden.

Tegenwoordig nemen deelnemers hun laptop mee in de vergadering; logisch want we vergaderen het liefst papierloos. Storend wordt het als deelnemers hun mailtjes gaan beantwoorden. Daar wordt de vergadering onrustig van en het duurt dan ook extra lang. Niet iedere voorzitter kan een vergadering goed leiden. Het is cruciaal om een vergadering gestructureerd te laten verlopen. Een goede voorzitter die bij ieder agendapunt een korte inleiding en een goede samenvatting geeft, deelnemers aan het woord laat en ervoor zorgt dat ze niet uitweiden over andere onderwerpen, helpt enorm. Dan wordt vergaderen leuk, want dan verloopt de vergadering efficiënt en effectief. Dat is niet alleen voor de notulist fijn, maar voor alle deelnemers. Dit is overigens wel de meest ideale situatie. Een vergadering is een samenwerking, waarbij iedere deelnemer een rol heeft. Met elkaar kun je een vergadering maken of breken, waarbij de voorzitter de belangrijkste rol vervult. Vraag als notulist gerust om een samenvatting. Dat is niet alleen voor jou prettig, maar ook voor de voorzitter en de andere deelnemers. De voorzitter kan op die manier checken of het klopt wat iemand heeft gezegd en de deelnemers zijn in de gelegenheid om hierop te reageren.”

Omgaan met belangen

“Ik heb veel genotuleerd voor de raad van toezicht en de raad van commissarissen, maar ook bij cao-onderhandelingen; dan heb je te maken met (politieke) belangen. Dat maakt het ingewikkeld. Soms kom ik daar pas achter als ik de notulen bij de voorzitter ter controle inlever. Dan wil hij dingen anders verwoord zien of zelfs eruit halen, terwijl ik zeker weet dat het zo gezegd is. Uiteindelijk is de voorzitter eindverantwoordelijk voor de juistheid van de notulen, dus ik sta achter de veranderingen die hij of zij eventueel aanbrengt. Ik vraag dan wel even hoe het precies zit, want ik ben nieuwsgierig naar het waarom van bepaalde wijzigingen. Ook om ervan te leren.

Vergaderingen van de raad van toezicht of aandeelhoudersvergaderingen zijn van hoger niveau. Voordat je daaraan begint, is het belangrijk om eerst ervaring op te doen met andere soorten vergaderingen en je te verdiepen in de rol van de raad. Je kunt het niet vergelijken met een werkoverleg, waarin je te maken hebt met gemeenschappelijke belangen. Cao-onderhandelingen, overlegvergaderingen met de ondernemingsraad of de gemeenteraadsvergadering zijn nog ingewikkelder; daar heb je met tegengestelde belangen te maken. Toen ik net van de secretaresseopleiding kwam, heb ik de vergaderingen van de personeelscommissie en de werkoverleggen genotuleerd, dat was leuk en leerzaam. Voor iemand die net van de opleiding komt, raad ik aan om met dat soort vergaderingen te beginnen. Gaandeweg doe je ervaring op en kun je ook vergaderingen van de directie notuleren. Notuleren is echt iets dat je in de praktijk leert.”

Ken het vergaderdoel

“Mijn tip als ik trainingen Notuleren op de laptop geef, is: ken het doel van ieder agendapunt. Een punt staat nooit zomaar op de agenda. Er zijn vier vergaderkundige doelen: besluitvorming, informatieoverdracht, probleemoplossing en meningsvorming. Als je het doel weet, kun je als notulist beter de hoofd- en bijzaken onderscheiden. Als het doel besluitvorming is, weet je dat je als notulist op zoek moet naar dat besluit. Vervolgens is het een kwestie van heel goed luisteren.

Voor mij is een goede voorbereiding van een vergadering erg belangrijk. Dan heb je je vooraf even echt gefocust op de vergadering, weet je waar het over gaat en dat helpt om de notulen sneller uit te werken. Als je ook de doelen helder hebt, leer je beter te luisteren en zal je minder notuleren. Het gevaar van notuleren op de laptop is dat je mee gaat typen met wat er gezegd wordt. Dat is niet de bedoeling, omdat je meestal geen woordelijk verslag hoeft te maken. Dat is ook nog een goede tip; dat je weet wat voor soort verslag er van je verwacht wordt. Verder is het belangrijk om een goed contact te hebben met de voorzitter, contacteer hem of haar ook even voor de vergadering. Hij/zij moet de vergadering immers ook voorbereiden, dus het is net zo makkelijk om even samen te gaan zitten. We praten nu wel over de meest ideale situatie, in de praktijk werkt het vaak net even anders.”

Notulen maken: alle ins en outs voor topnotulisten

Notuleren lijkt wel een taboeonderwerp

Ken jij alle kneepjes van het notuleren al? Of kun je toch nog iets bijleren? In dit overzichtsartikel behandelen we alle ins en outs over notuleren. Ga je voor een beknopt of letterlijk verslag? Of giet jij je notulen lekker modern in de vorm van een actielijst? De rol en de rechten van de notulist komen ook aan bod, net zoals de eisen die worden gesteld aan een notulist. Verder kijken we naar digitaal notuleren en handige notuleersoftware. Snel lezen dus!

>> Alles wat jij moet weten over notuleren, vervat in een handig overzichtsartikel.

Reageer op dit artikel