nieuws

Notuleren wat Mark Rutte en andere politici zeggen

Vergaderen

Notuleren wat Mark Rutte en andere politici zeggen

Deru Schelhaas is medewerker verslag en redactie in de Tweede Kamer. Hij “notuleert” wat Mark Rutte, de andere ministers, staatssecretarissen en Tweede Kamerleden in debatten zeggen. Sterker: hij moet die debatten zoveel mogelijk woordelijk uitschrijven. Hoe krijgt hij dat voor elkaar?

Wat zijn precies jouw taken als medewerker verslag en redactie?

“Het omzetten van het gesproken woord in het parlement in geschreven taal. Het verslag moet goed weergeven wat er in het parlement gezegd is. De letterlijke vereiste is: geredigeerd doch zoveel mogelijk woordelijk. We werken in een dag-of avondploegendienst, want de debatten zijn van ‘s morgens vroeg tot ’s avonds laat.”

Je hebt geschiedenis gestudeerd en je bent redacteur bij een communicatiebureau geweest. Is dat een goede basis voor het werk dat je nu doet?

“De mensen die hier werken zijn zowel dol op taal als dol op politiek. Je moet met beide iets hebben, wil je het hier naar je zin hebben.”

Ben jij tijdens een plenaire vergadering de enige notulist?

“Wij gebruiken hier de term verslaglegger, omdat we af en toe redigeren. De verslagen van plenaire debatten noemen wij Handelingen. Om één uur debat uit te kunnen werken, werken we met dertien mensen tegelijk. Er wordt een audio-opname van het debat gemaakt. Je zit vijf minuten in de zaal. Daar maak je op de computer het raamwerk van het verslag; je geeft aan wie er aan het woord is en wie er interrumpeert. Ik luister vooral heel goed en probeer de lijn van het debat eruit te halen. Je moet goed weten waar het over gaat, wil je bij het uitwerken weten wat je eventueel moet aanpassen.”

Waar zit je eigenlijk precies in de plenaire zaal?

“Tussen de interruptiemicrofoon, het vak waar de kabinetsleden zitten en de voorzitter in, dus we hebben een centrale plek.”

Notulist Deru Schelhaas

Deru Schelhuis maakt zich klaar om een letterlijk verslag te gaan maken. Foto: Fred Libochant Roel Dijkstra Fotografie.

Hoe werk je de audio-opname uit?

“Dat doe je achter je bureau en voor het uitwerken van 5 minuten debat heb je een uur. Dat lijkt lang, maar die tijd heb je echt nodig. Er komen bijvoorbeeld termen voorbij die je niet elke dag hoort. Zo wordt er gerefereerd aan Europese verdragen en exotische namen van buitenlandse politici. Je moet alles heel gericht nazoeken. We leggen een woordenlijst aan van termen die vaak voorkomen. In die lijst zoek je als je een term niet kent. Dat is een uitgebreide database die we steeds bijwerken, omdat het parlementaire taalgebruik voortdurend in beweging is. Als iemand aan een bepaalde wet refereert, zorgen wij ervoor dat de officiële titel van die wet in de Handelingen komt, ook als die niet zo is uitgesproken.”

Moet je na dat uur weer terug naar de plenaire zaal?

“Ja. Dan word ik gewaarschuwd door een collega om weer terug naar de zaal te gaan. Je zorgt dat je ongeveer twee minuten voordat je beurt begint in de zaal bent, zodat je weet waarover het gaat. Er loopt een klok mee. Na ongeveer 4,5 minuut ga je met de collega die je beurt overneemt zoeken naar een geschikt moment voor de overdracht. Als je goed meeluistert met de spreker weet je wanneer hij een nieuwe zin begint. Blijk je toch midden in een zin over te nemen, dan spreek je na afloop met je collega af dat je toch al de zin ervoor overneemt. Door die estafettedienst kunnen we anderhalf tot twee uur nadat een tekst uitgesproken is, het verslag al in conceptversie op de website van de Tweede Kamer publiceren.”

Op LinkedIn zag ik dat je een interne opleiding hebt gevolgd?

“Alle nieuwe medewerkers krijgen een opleiding van ongeveer een jaar. Je loopt mee met mensen die het vak al veel langer beoefenen. Je wordt goed begeleid in de keuzes die je kunt maken om het verslag goed op te schrijven. Het zit ‘m hier echt in de finesses; wanneer je in de tekst kunt ingrijpen en wanneer je de spreker volgt. Wij zorgen ervoor dat het een uniform verslag is, dat alle termen op eenzelfde manier geschreven worden, dat het Nederlands correct is en dat de tekst goed leesbaar is. Iemand die niet bij het debat aanwezig is geweest, moet toch de inhoud ervan precies kunnen kennen aan de hand van ons verslag. De ervaren collega’s luisteren je werk na en je bespreekt met hen uitgebreid welke beslissingen je hebt genomen. Je moet het heel goed kunnen verantwoorden als je afwijkt van de tekst die uitgesproken is.”

Wat kan een reden zijn om te mogen afwijken van die tekst?

“De leesbaarheid. Inhoudelijk verander je niks, maar je zorgt er wel voor dat de tekst beter leesbaar wordt. Daarvoor heb je interpunctie ter beschikking: komma’s, dubbele punten. Die hoor je iemand niet uitspreken, maar maken een tekst begrijpelijk. Je probeert met minimale ingrepen zo duidelijk mogelijk te zijn en de lezer van het verslag van dienst te zijn. De spreker is mijn eerste uitgangspunt, die moet zich volledig kunnen herkennen in de tekst.”

Wat doe je als een spreker zijn zin niet afmaakt?

“Dan probeer je heel goed in te schatten: hoort dit bij het alledaagse spraakgebruik, was het gewoon een gedachte die hij niet afmaakte? Of probeerde hij er iets mee te bereiken, heeft hij er een bedoeling mee? In het eerste geval is het logisch dat je redigeert, dat je hier en daar een punt zet zonder de inhoud aan te passen. In het tweede geval wil je dat het ook in het verslag terugkomt en vul je juist niks aan.”

Wat is de grootste fout die je tijdens je opleiding hebt gemaakt?

“Dat ik te veel aan mijn eigen taalvoorkeuren dacht. Er kan en mag veel meer in het Nederlands dan ik dacht te hebben geleerd op school en op de universiteit. Je hebt daardoor regeltjes in je hoofd die door de ontwikkeling van de taal achterhaald zijn en die ook volgens de officiële voorschriften van de Nederlandse Taalunie ondertussen best mogen. Zo leerde ik ooit dat ‘zoals bijvoorbeeld’ dubbelop is en dat je daarvan dus één woord moet schrappen, maar dat is veel meer smaak dan dat het op een concrete regel terug te voeren is.”

Zijn er naast de plenaire vergaderingen van de Tweede Kamer nog meer bijeenkomsten waarvan jij verslagen maakt?

“Op dinsdag werken we in de Eerste Kamer, daar werken we op dezelfde manier als in de Tweede Kamer. Verder zijn er veel commissievergaderingen. Dat kan een hoorzitting met externe deskundigen zijn, een rondetafel of een algemeen overleg met een bewindspersoon. Daarvoor werken we in kleinere groepjes. Bij een commissievergadering zit één verslaglegger en die verslagen werken we uit naast het werk in de plenaire zaal. Deze verslagen zijn binnen een week beschikbaar.”

Krijg je weleens correcties van sprekers op je verslag?

“Alle sprekers hebben recht op correctie, de termijn daarvoor is ook vastgelegd. De eventuele aanpassingen die daaruit voortkomen, krijg ik niet te zien. Daar zijn senior verslagleggers verantwoordelijk voor, die alle procedurele aspecten van het verslagleggen in de gaten houden. Die maken ook verslagen van de beslissingen die genomen zijn en wie voor welke motie heeft gestemd.”

Door wie worden jullie verslagen allemaal gebruikt?

“Vooral door journalisten, medewerkers van ministeries, Kamerleden en andere mensen die bij de Tweede Kamer werken; die gebruiken het om te kijken wat hier besloten is. Ook zijn de verslagen belangrijk voor de wetsgeschiedenis. Een rechter kan in de Handelingen terugvinden wat politici van die wet vonden, om de bedoeling van de wet te kunnen begrijpen bij het formuleren van zijn vonnis. Er moet dus een objectief verslag van de wetsbehandeling in het parlement zijn.”

Wat vond je in het begin het moeilijkste aan je werk?

“Ik had in het begin moeite om op tempo te komen en mijn verslagdeel binnen een uur af te hebben. Als je het nauwkeurig wilt doen, moet je op veel dingen tegelijk letten. Het kost veel tijd om dat onder de knie te krijgen. Daarom begin je in je opleiding ook met een minuut of 2, en dat bouw je langzaam op. Zes of zeven beurten op een dag moeten doen, was ook wennen. Je moet bij de zevende net zo scherp zijn als bij de eerste. Ik moest dus aan mijn uithoudingsvermogen werken. Na een paar maanden raak je daaraan gewend. Ik zou nu ook niet meer zonder het avondwerk willen. Dat vind ik echt heerlijk.”

Deru Schelhaas, medewerker verslag en redactie.

Deru Schelhaas, medewerker verslag en redactie. Foto: Fred Libochant Roel Dijkstra Fotografie

Hoe lukt het je geconcentreerd te blijven?

“Als ik aan de uitwerking werk, leg ik mijn telefoon ver weg, zet ik mijn koptelefoon op en denk ik alleen maar aan de spreker die ik op dat moment hoor. Ik probeer me zo goed mogelijk in hem of haar te verplaatsen. Een spreker kan variëren in zijn intonatie, hij kan armgebaren gebruiken. Maar dat gaat allemaal verloren als je er geschreven tekst van maakt, terwijl je wel wilt wel dat een lezer later alles meekrijgt. Daar hebben we een paar technieken voor. Je kunt een uitroepteken gebruiken als iemand een vurig pleidooi houdt. Verslagleggers van bijvoorbeeld het Spaanse parlement leggen wel vast wat ze zien aan armgebaren en dergelijke, maar wij doen dat niet. Wij proberen het zo objectief mogelijk te houden. Als je een beschrijving erbij zet, maak je een eigen interpretatie, je vult het in zoals het op jou overkomt. In Nederland kiezen we daar niet voor.”

Hoe bereid jij je voor op een vergadersessie van de Tweede Kamer?

“Om goed de context te kunnen begrijpen, kijk ik altijd of er iets in de krant over het onderwerp van het debat te vinden is. Ook lees ik de memo’s die over het debat worden opgesteld door de griffie van de Tweede Kamer en zo nodig de bijbehorende wetteksten. En bij ingewikkelde wetten lees ik het advies van de Raad van State daarover.”

Wat is jouw tip voor het maken van een goed verslag?

“Elke spreker is uniek. Een goed verslag laat verschillen tussen sprekers zo goed mogelijk zien. Je moet je eigen stokpaardjes soms achterwege laten. Sommige mensen praten in korte zinnen, dan moet je daar geen komma’s tussen zetten omdat je dat zelf mooier vindt, maar punten aanhouden. Je moet je eigen taalvoorkeuren opzij schuiven en je in dienst stellen van de spreker en de lezer. Als iemand drie keer achter elkaar hetzelfde woord gebruikt in drie zinnen, dan kun je de neiging hebben om daar een synoniem voor op te schrijven. Dat moet je dus niet doen, want de spreker kan er een bedoeling mee hebben als hij drie keer hetzelfde woord gebruikt. De sprekers eigen taalgebruik geeft persoonlijkheid aan de tekst.”

Notulen maken: alle ins en outs voor topnotulisten

Notuleren lijkt wel een taboeonderwerp

Ken jij alle kneepjes van het notuleren al? Of kun je toch nog iets bijleren? In dit overzichtsartikel behandelen we alle ins en outs over notuleren. Ga je voor een beknopt of letterlijk verslag? Of giet jij je notulen lekker modern in de vorm van een actielijst? De rol en de rechten van de notulist komen ook aan bod, net zoals de eisen die worden gesteld aan een notulist. Verder kijken we naar digitaal notuleren en handige notuleersoftware. Snel lezen dus!

>> Alles wat jij moet weten over notuleren, vervat in een handig overzichtsartikel.

Reageer op dit artikel