vraag & antwoord

Ik kan slecht notuleren omdat er slecht wordt vergaderd. Wat kan ik daaraan doen?

Vergaderen

Notuleren lukt het best als de voorzitter de vergadering goed structureert en leidt (de agenda volgen, mensen niet door elkaar laten praten, ingrijpen wanneer men in een discussie verzandt, enz.). Als er communicatieve, organisatorische of andere problemen in de organisatie spelen kun je dat vaak in de vergadering terugvinden. Dat heeft zijn weerslag op jouw werkzaamheden […]

Notuleren lukt het best als de voorzitter de vergadering goed structureert en leidt (de agenda volgen, mensen niet door elkaar laten praten, ingrijpen wanneer men in een discussie verzandt, enz.). Als er communicatieve, organisatorische of andere problemen in de organisatie spelen kun je dat vaak in de vergadering terugvinden. Dat heeft zijn weerslag op jouw werkzaamheden als notulist.

Bespreek je probleem eens met de voorzitter. Kan er meer structuur worden aangebracht? Kan de voorzitter na elk besluit, actiepunt e.d. de zaken nog eens samenvatten? Bespreek ook eventuele opmerkingen op jouw notulen en geef aan wat jij daarvoor nodig hebt. Eventueel loop je het concept-verslag met de voorzitter door voordat je het verstuurt aan de andere deelnemers en betrokkenen.

Geef duidelijk aan wat je van de voorzitter verwacht. Voor de vergadering kun je met hem of haar doornemen wat het doel van de vergadering is, wat er op de agenda staat en welke verslagvorm men van jou verwacht. Na de vergadering kun je doornemen welke informatie nog ontbreekt of waar je meer duidelijkheid over wilt hebben.

Misschien heb jij (of hebben je collega’s) iets aan de Werkwijzer Slimmer vergaderen en notuleren. Daar staat o.a. in beschreven wat de rol van de voorzitter en de notulist is en waardoor vergaderingen fout kunnen gaan.

Reageer op dit artikel