Voordat de vergadering plaatsvindt, ontvangen de deelnemers een agenda. Een agenda brengt structuur aan in de vergadering. Zonder agenda wordt het al snel een rommeltje, de agenda is immers het werkprogramma van de vergadering. Als je de agenda en de eventuele bijlagen op tijd verstuurt, kunnen de deelnemers zich ook goed voorbereiden op de vergadering.

Geannoteerde agenda: wat is dat?

Steeds meer vergaderingen werken met een geannoteerde agenda. Op zo’n agenda staat achter de wisselende agendapunten wat het doel is van het agendapunt. De deelnemers kunnen zich dus al vooraf voorbereiden op de vergadering. Stel: het doel van een agendapunt is een mening vormen, dan kunnen de deelnemers vooraf al nadenken over de vraag ‘wat vind ik ervan?’ Tijdens de vergadering kun je dan efficiënter vergaderen. Bovendien staat ook achter het agendapunt hoeveel tijd er voor dit punt wordt uitgetrokken. Als een discussie te lang duurt, trekt de voorzitter aan de bel. Hij meldt dan dat de tijd verstreken is en dat het punt afgerond moet worden. Zo hou je vaart in de vergadering!

Ook zie je snel of er te veel agendapunten op de agenda staan. Het kan natuurlijk voorkomen dat de voorzitter de tijd niet goed in de gaten houdt. Geef hem een seintje als de tijd verstreken is en hij het agendapunt moet afronden. Je hoeft heus geen kookwekker mee te nemen, wijs hem stilletjes op je horloge. Hieronder zie je een voorbeeld van een geannoteerde agenda.

Voorbeeld: agenda vergadering medezeggenschapsraad

Datum: maandag 12 juni 2017

Plaats: kamer 2.04

Tijd: 19.30-21.00 uur

Deelnemers:

Trees de Bruin (voorzitter), Arie Bakker, Gerdien Corré, Elsbeth Hen (verslag), Hans de Loos, Zaza Monchy en Peter van Stein

Nummer	Onderwerp	Tijd

1	Opening	19.30
2	Goedkeuring notuleren	19.35
2.1	Redactioneel
2.2	Naar aanleiding van
2.3	Behandeling actiepuntenlijst
3	Mededelingen en ingekomen stukken	19.45
4	Beleidsvoornemens: Doel: ter discussie. Brainstormen over de onderwerpen die de mr in het komende jaar aan de orde wil stellen en deze prioriteren.	19.55
5	Milieumaatregelen Doel: ter besluit. Akkoord gaan met voorstel bestuur en verdere acties afspreken	20.20
6	Rondvraag	20.50
7	Sluiting	21.00

Het doel helpt bij het notuleren

Het aardige van een geannoteerde agenda is ook dat jij als notulist weet wat de doelen van een agendapunt zijn. Je kunt dus vooraf al je luisterhouding bepalen. Je kunt gerichter luisteren omdat je het doel van het agendapunt weet. Als je het doel niet weet ben je een totaalluisteraar: je hebt geen idee waar de groep naartoe wilt en als gevolg daarvan maak je veel meer aantekeningen.

Auteur: Marjolein de Jong | Zij geeft onder meer de training Effectief notuleren op de laptop en schreef het boek Notuleren, zo doe je dat.