Management assistent voor het MT, afdeling Financiën

Management assistent voor het MT, afdeling Financiën

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO)

Locatie: Den Haag

Uren per week: 32 - 38 uur

Salaris: € 3.458 - € 4.634 bruto per maand (schaal 8, fulltime 38 uur)

Opleidingsniveau: Mbo+ (met opleiding op gebied van managementondersteuning)

Vacaturenummer: 4816

Sollicitatiedeadline: 10 juli 2026

Sollicitatiegesprekken: Dinsdag 21 juli 2026 (Den Haag)

Wat ga je doen?

Als allround managementassistent (m/v/x) ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Management van de afdeling Financiën. Het Management Team bestaat uit het Hoofd Financiën en drie Teamleiders.

Je ondersteunt met name het Hoofd Financiën op het gebied van secretariële-, organisatorische- en administratieve werkzaamheden. De Teamleiders ondersteun je bij het maken van afspraken met het hele team of bij grotere bijeenkomsten.

In de praktijk betekent dit o.a.:

• Beheren van de agenda van het Hoofd Financiën
• Coördineren van MT-bijeenkomsten: agenda samenstellen, selecteren, verzamelen en verspreiden benodigde stukken
• Ondersteunen van de drie Teamleiders van afdeling Financiën
• Organisatorisch ondersteunen bij het plannen van grote NWO brede bijeenkomsten vanuit de P&C kalender ter de bespreking van de interne voortgangsrapportages en jaarplannen
• Controleren en het laten fiatteren van facturen
• Organiseren van afdelingsdagen en teambijeenkomsten
• Ondersteunen bij werving en selectie en instroom van nieuwe medewerkers
• Ondersteunen bij afdelingszaken op het gebied van IT, facilitair en administratieve werkzaamheden zoals regelen van ontvangsten, lunches en is bestelgemachtigde voor de afdeling

Daarnaast ben je iemand die operationele knelpunten in de manier waarop het werk wordt uitgevoerd opmerkt en doe je suggesties voor betering. Vragen en (spoed) kwesties handel je zelfstandig af, je doorziet problemen en legt oplossingsmogelijkheden voor aan de leidinggevende.

Er zullen in de aankomende tijd onder aansturing van het Hoofd Financiën, een aantal grote (interne) verbeterprojecten in gang worden gezet. Ook hier zal jouw ondersteuning worden gevraagd. Denk aan het beheren van de agenda voor de stuurgroep Optimalisatie Financiën en zorgdragen dat benodigde informatie tijdig wordt aangeleverd of opgevraagd.

Tot slot zorg je voor professionele informatievoorziening van de afdeling, zoals het publiceren van content op intranet en communicatie naar de hele afdeling via Teams. Ook het beheren van de Teams omgeving ligt bij jou.

Kortom, een brede, afwisselende functie waarbij geen dag hetzelfde is!

Dit breng je mee

• Mbo+ werk- en denkniveau, en in bezit van een opleiding op het gebied van managementondersteuning
• Inzicht in organisatie-inrichting, werkprocessen en oog voor interne- en externe verhoudingen
• Kennis en ervaring met projectmanagement
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Ruime ervaring met MS-Officepakket, Teams en digitaal/papierloos werken

Belangrijke competenties voor deze functie zijn pro-activiteit, flexibiliteit, zelfstandigheid, organisatietalent, oplossingsgerichtheid. Affiniteit met financiën is een pre.

Uit je cv blijkt dat je ervaring hebt als assistent van een afdelingshoofd.

Hier kom je te werken

Binnen de afdeling Financiën zorgen we er onder andere voor dat geld dat we krijgen van onze partners om te verdelen onder wetenschappers en onderzoekers, goed terecht komt. Het spreekt voor zich dat daarbij aandacht en zorgvuldigheid belangrijk is.

Er werken circa 50 medewerkers verdeeld over 4 teams. Dit zijn de teams: Financiële Administratie, Control, Concern Control en Proces & Kwaliteit. Als managementassistent val jij direct onder het hoofd Financiën.

We vinden het als afdeling Financiën belangrijk om toekomstbestendig te zijn, we investeren in de ontwikkeling en het werkplezier van onze medewerkers. Samen staan we voor de realisatie van onze ambities, of je nou een jong talent of een doorgewinterde professional bent.

Meer over de afdeling Financiën

Lees meer over de afdeling Financiën

Dit bieden wij jou

Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan voor 32-38 uur in een enthousiast en collegiaal team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Onderzoekinstellingen (CAO-OI).

CAO-OI (NL) - WVOI: https://www.wvoi.nl/cao-oi-nl/

Kom je bij ons werken, dan bieden we je een arbeidsovereenkomst voor de periode van een jaar. Bij wederzijdse tevredenheid over de samenwerking en als de omstandigheden het toelaten, kan dit worden verlengd of omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd. Je salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime (38 uur) dienstverband tussen € 3.458, - en € 4.634, - bruto per maand (schaal 8, CAO Onderzoekinstellingen).

Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. NWO is aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en we bieden gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op de aanvullende ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor - in Den Haag - en deels thuis). Je krijgt een vergoeding voor het thuiswerken, een NS businesskaart voor reizen met het openbaar vervoer en we stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar.

Over NWO

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks 1½ miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Solliciteren en meer informatie

Wanneer je denkt dat bovenstaand profiel bij jou past, nodigen we je beslist uit om te reageren. Reageren op de vacature kan uitsluitend via de ‘solliciteer’-button. Ben je geïnteresseerd in deze vacature, dan ontvangen we graag uiterlijk 10 juli 2026 je cv en motivatie. We zijn heel benieuwd wat jou enthousiast maakt en wat jij wilt bijdragen.

We willen graag op korte termijn aan de slag en zullen dan ook zeker contact opnemen vóór de sluitingsdatum als we daar aanleiding voor zien. Wacht dus niet met solliciteren! De sollicitatiegesprekken vinden op dinsdag 21 juli 2026 op ons kantoor in Den Haag plaats.

Contact

Nicole Mathijssen (Hoofd Financiën) vertelt je graag meer over de functie.

E-mail: n.mathijssen@nwo.nl

Over de wervingsprocedure kun je informatie opvragen bij P&O adviseur Linda Janssen-Bonsel.

Telefoon: 06-572 82 772 | E-mail: l.bonsel@nwo.nl

Wil je graag meer informatie over onze organisatie? Neem een kijkje op www.nwo.nl