2020. Het jaar waarin we werden gedwongen om meer digitaal en online te werken, door een pandemie waardoor ons (zakelijk) leven een totaal andere vorm heeft gekregen. Bij organisaties waar digitaal werken misschien nog niet zo vanzelfsprekend was, heeft dit geresulteerd in een snelle ingebruikname van moderne technologieën en vergadertools. Want een lange voorbereiding, daar was natuurlijk geen tijd voor.
Wil jij 2021 beter voorbereid ingaan en controleren of jouw organisatie alle ingrediënten bezit om optimaal digitaal te kunnen en blijven werken? Lees dan verder en kijk of jij alle punten kunt afstrepen en jouw organisatie digital- en futureproof het nieuwe jaar in kan.
Het begint bij juiste mindset en bedrijfscultuur
De juiste (digitale) mindset, bij jou én je collega’s, draagt eraan bij dat digitaal werken vanzelfsprekend is en afspraken hierover worden nageleefd. Wanneer jij op een eilandje digitaal werkt, heeft dit uiteraard veel minder effect dan wanneer alle collega’s digitaal samenwerken. Als jij een aantal collega’s hebt met een meer traditionele mindset, dan is het belangrijk dat je ze meekrijgt. Wat je hiervoor in werking moet zetten:
- Een leidinggevende met daadkracht die jouw digitale ideeën steunt, waarmee je kunt sparren en die actie durft te ondernemen.
- Het management moet het eens zijn met een meer digitale werkomgeving in plaats van fysieke aanwezigheid op kantoor.
- Zorg voor een open communicatie naar elkaar: dat is ook durven aanspreken op gedrag en het niet- nakomen van afspraken.
De juiste ict-infrastructuur is key
Het is vrij vanzelfsprekend, maar om optimaal digitaal te werken, moet je altijd bij de juiste documenten, tools en programma’s kunnen waar jullie organisatie mee werkt. Een goed werkende ict-infrastructuur is hiervoor een basisvereiste. Waar je aan moet denken om dit te bewerkstelligen:
- Een goed werkend, draadloos en stabiel netwerk voor iedere (thuiswerkende) collega.
- Het realiseren van virtuele desktops, die centraal beheerd en onderhouden worden.
- Een meer flexibel kantoorpand met flexwerkplekken waar medewerkers om de zoveel tijd terechtkunnen.
- Verschillende mobile devices zoals laptops, tablets en smartphones, ingesteld voor iedere medewerker.
- Mogelijkheid van remote toegang, en niet geheel onbelangrijk: een goede beveiliging daarvan.
Zorg voor passende software om digitaal te werken
Het is belangrijk dat iedere medewerker online bij de benodigde programma’s en documenten kan om zijn werkzaamheden te uitvoeren, maar een aantal fijne tools maakt dit nog makkelijker. Zodat bijvoorbeeld online vergaderen of rapportages uitdraaien appeltje-eitje wordt. Denk aan deze tools waar je als organisatie graag over wil beschikken:
- Online videoconferencingtools voor vergaderingen (zoals Zoom of Teams).
- Digitale vergadertools waarmee je eenvoudig meetings organiseert en bezoekt, en papieren verleden tijd zijn (zoals iBabs).
- Tools voor de opslag en het samenwerken aan documenten (zoals met behulp van Sharepoint of iBabs).
- Digitale rapportage tools om resultaten te kunnen bijhouden (zoals PowerBI).
Digitaliseer (nog meer) processen
Wanneer je als organisatie alle basisbehoeften en tools goed geregeld hebt om digitaal te werken, dan is het vervolgens van belang om de bedrijfsprocessen onder de loep te nemen. Kunnen alle werkzaamheden digitaal worden uitgevoerd? Denk hierbij aan de volgende stappen:
- Digitaliseer zo veel mogelijk processen, waarbij je onderzoekt of iedere stap in het proces digitaal kan worden uitgevoerd.
- Maak processen ook lean. Met andere woorden: richt een proces in met zo min mogelijk verspillingen.
- Zorg dat er een duidelijke procesverantwoordelijke is of wordt aangewezen.
Zorg voor een integratie van digitale applicaties
Een koppeling, oftewel integratie tussen verschillende applicaties zorgt voor meer gebruiksgemak en efficiënter werken. Nog beter is het als je als organisatie minder applicaties hoeft te gebruiken. Integratie is eigenlijk de laatste “horde” die moet worden genomen om het digitaal werken te optimaliseren. Als je een projectplan maakt voor applicatie-integratie, neem je hierin op:
- Welke applicaties je hebt draaien binnen de organisatie, of deze on premise of in de cloud zijn, en of ze up-to-date zijn.
- Een goed gegevensontwerp met daarin de gegevensstromen, de gegevenstypen en de gegevensformaten van de te integreren applicaties.
- Hoe vaak de gegevenssynchronisatie moet plaatsvinden, zodat alle gekoppelde applicaties over dezelfde relevante gegevens beschikken.
Goed voorbereid 2021 in om digitaal te werken
Heb jij veel van deze checklist kunnen afvinken of er is nog veel werk aan de winkel? Hoe dan ook, je hebt nog de tijd om goed voorbereid het nieuwe jaar in te gaan. Nu je in de “voorbereidingsmodus” zit, wil je misschien ook weten of jullie nog beter en effectiever kunnen vergaderen in 2021. Download dan ons eBook met de 8 stappen hoe jij effectiever kan vergaderen.
