Door de opkomst van AI verandert de rol van managementassistenten drastisch. AI neemt routinematige taken over, waardoor er nieuwe mogelijkheden ontstaan voor assistenten om hun rollen te herdefiniëren.
Innovatie-expert en trainer Marianne Smits: “AI brengt taakverlichting, en dat scheelt je als assistant ontzettend veel tijd. Copilot helpt bij het prioriteren van je mail. En notulen opstellen kan ook in een handomdraai: een transcriptie van je tekst hoef je alleen nog maar aan te passen.
Gebruik AI om efficiënt samenvattingen van besluiten en actiepunten te genereren", vervolgt Marianne. "Na de meeting zijn de notulen klaar binnen een kwartier!”
'Baanboetseren'
De tijd die AI je bespaart, biedt een unieke kans om je functie diepgaand te heroverwegen en zelf opnieuw vorm te geven, waardoor je meer voldoening uit je werk kunt halen. Dit heet baanboetseren in het Nederlands, of jobcrafting in het Engels.
Marianne: “Het zou jammer zijn als je de tijd die je wint met AI vult met taken die je al deed. Dan loop je immers het risico je functie nog verder uit te hollen. Of, als jij zelf niet nadenkt wat de invloed van AI is op jouw rol, dat anderen jouw koers gaan bepalen. Besteed je vrijgekomen tijd aan taken die jouw unieke vaardigheden vereisen. Daarmee bied je échte toegevoegde waarde!”
Vier manieren van jobcrafting
Marianne geeft vanaf 2025 de training Jobcrafting. Beluister ook de podcast die we met haar maakten: Jobcraften voor assistants; pak de regie over je baan.
Dit zijn alvast haar tips rond jobcrafting. Er zijn vier onderdelen waar je aan kunt sleutelen.
1. Taakcraften
Inventariseer je taken: wat doe je allemaal? Leuk, want je krijgt zo mooi in beeld dat geen enkele ondersteunende functie precies hetzelfde is. Inventariseer welke taken door AI kunnen worden overgenomen.
Kijk vervolgens welke taken goed en minder goed passen bij jou, je vaardigheden en kwaliteiten. Welke taken wil je uitbreiden? Of welke nieuwe taken wil je erbij? Dan kun je een gericht en beargumenteerd gesprek voeren over de gewenste veranderingen.
2. Relationeel craften
Hier gaat het om netwerken, relaties bijhouden, zowel intern als extern. Je kunt een secretaresseplatform opzetten binnen je organisatie of een afdeling overstijgend overleg organiseren met alle teamleiders. Zo blijf je nóg beter op de hoogte en ben je van meer waarde voor je manager. Bovendien vergroot je zo je zichtbaarheid.
3. Cognitief craften
Hierbij kijk je naar wat jouw werk de moeite waard maakt zodat je (nog) meer voldoening en energie uit jouw rol haalt. Jouw werk en taken staan niet op zichzelf, maar zijn onderdeel van alle processen binnen organisatie.
Een deelnemer aan een training zei: ‘Ik ben gaan kijken wat ik doe, en ik zie dat ik in alles wat ik doe mijn collega’s help zodat zij zich kunnen focussen op het behalen van de bedrijfsdoelen.’ Dit geeft een waardevol beeld van de wezenlijke rol die je vervult.
4. Contextueel craften
Hierbij kijk je naar mogelijkheden om van je fysieke werkomgeving een aangenamere en productievere plek te maken door deze op te frissen, te herinrichten of bepaalde de taken op een andere plek uit te voeren.
Je kunt ook denken aan het optimaliseren van processen waardoor je meer rust en overzicht creëert op het secretariaat. Of denk aan het inzetten van tools (zoals AI) die je helpen je taken te vereenvoudigen waardoor je meer plezier ervaart.
Voorbeelden van taken die je kunt toevoegen
Met AI win je tijd, en daarmee de ruimte om je werk meer naar je zin in te richten. Je geeft je baan meer inhoud én je ervaart meer voldoening en plezier. Wat denk je van:
- interne evenementen organiseren;
- verbinding leggen en communicatie intensiveren tussen verschillende afdelingen;
- integraal werken met collega’s van andere afdelingen om zo meer kwaliteit te bieden;
- collega’s ondersteunen op gebied van AI;
- jouw rol bij aanbestedingen uitbreiden;
- jouw rol bij onboarden specifieker maken of uitbreiden.
Wat kun je verwachten van de training?
Marianne helpt je in de training Jobcrafting te ontdekken hoe je proactief kunt inspelen op veranderingen (bijvoorbeeld door AI); je houdt jouw rol binnen de organisatie tegen het licht. Kleine veranderingen kunnen daarbij al een wereld van verschil maken.
Het belooft een inspirerende en leerzame training te worden. Aan het einde heb je je eigen concrete actieplan.
