Ayleen werkte bij de gemeente Den Haag toen ze met haar partner besloot een jaar in Spanje te gaan wonen. Ze zei haar baan op, maar wilde niet stoppen met werken. Melany nam ontslag om een lange reis te maken en ging na terugkomst op zoek naar werk dat net zo goed bij haar paste. Beiden kwamen ze terecht bij Public Support Remote, een van de labels van Public Support, waar ze nu als Virtual Executive Assistant (VEA) bestuurders, ondernemers en directieteams ondersteunen.

Van verschillende achtergronden naar één vak

Wat een goede VEA maakt is organisatietalent, overzicht houden en snel kunnen schakelen. Vaardigheden die elke secretaresse herkent.

Ayleen studeerde UX-design en werkte een tijd binnen customer experience. “Ik hou van een baan waarin ik gedurende de dag meerdere taken kan afronden,” vertelt ze. Werken op afstand past goed bij haar leven: gaat ze een vriendin opzoeken in het buitenland, dan neemt ze haar laptop mee, en werkt ze daar vanuit een beveiligde omgeving.
Melany had eerder verschillende managementrollen bekleed en miste vooral het schakelwerk: “Alles wat met plannen en organiseren te maken heeft, vind ik leuk om te doen.” Beiden ondersteunen ze dagelijks uiteenlopende, vaste opdrachtgevers: van een investeerder, biotechbedrijf en een bouwbedrijf tot de IT-sector en de medische sector.

Niet elke opdracht is hetzelfde

Wat die ondersteuning inhoudt, verschilt per situatie. Soms is een VEA de vaste rechterhand van één directielid, soms van een heel team. Een andere keer springt ze in bij zwangerschapsverlof of onverwachte uitval, of werkt ze tijdelijk mee naast een zittende secretaresse die het te druk heeft. Sommige opdrachten duren maanden, andere jaren, en ook bij een openstaande vacature is er vaak behoefte aan overbrugging. “Tot er weer een vaste collega zit, kunnen wij die periode overbruggen,” vertelt Ayleen. Steeds geldt: ondersteuning die past bij het moment en de behoeften, vanaf 5 uur per week.

Die flexibiliteit gaat soms zelfs over landsgrenzen heen. Bij een klant met teams in zowel Nederland als de Verenigde Staten, werkt Ayleen nauw samen met een vaste Executive Assistant in Amerika. Zodat er altijd iemand zaken kan oppakken. “Als het directielid in Nederland is, neem ik de taken van mijn Amerikaanse collega over.”

Samen één team bij Huisman

Bij het internationale familiebedrijf Huisman werken Ayleen, Melany en twee collega-VEA’s van Public Support Remote samen, naast de bestuurssecretaresse die vast in dienst is en een deel van de directie zelf ondersteunt. Ayleen en Melany nemen de andere leden van het Executive Leadership Team dagelijks voor hun rekening, inclusief de CEO. Vakantie of ziekte levert geen gat op: de andere VEA’s nemen het over.

De taken die ze oppakken, van zowel zakelijke als persoonlijke aard, zijn breed: complex inboxbeheer en vlaggen wat prioriteit heeft, agendabeheer, reizen boeken, jubilea en events organiseren samen met HR, notuleren en bewaken van actielijsten, ondersteunen bij projecten, en het verwerken van urenstaten en declaraties. “We ondersteunen met z’n vieren remote de directie- en managementlaag binnen Huisman,” zegt Melany. “We hebben allemaal onze eigen taken, maar we helpen elkaar waar nodig en nemen ook het werk van elkaar over tijdens ziekte of vakantie. We stemmen goed met elkaar en met de vaste secretaresse af, zodat alles optimaal verloopt.”

Voor elke ondersteuningsvraag, is er een passende oplossing

Voor sommige organisaties is flexibiliteit de sleutel. Charlotte Roodenburg, commercieel directeur bij Huisman, had behoefte aan een aantal uur ondersteuning per week, maar geen fulltime aanstelling. Een VEA bleek precies de oplossing. “Je krijgt wel assistentie, maar alleen voor de uren die je nodig hebt,” vertelt ze. “Soms is dat twee uur, soms meer. Dat maakt het heel flexibel.” Wie twijfelt, ziet volgens haar meestal snel het verschil: “Eerst zijn mensen sceptisch over een remote assistant, en na een paar dagen denken ze: dit is heel fijn.”

Geen concurrent, maar aanvulling

Een hardnekkig misverstand, merken beide VEA’s, is dat hun werk onpersoonlijk zou aanvoelen omdat alles op afstand gebeurt. “We geven een dagelijkse update met wat er is afgerond en wat er nog loopt,” legt Ayleen uit. “We willen niks wegnemen en zijn geen concurrent. We zijn een aanvulling als het te veel wordt. We houden ervan om onderdeel te worden van een team en nauw contact te hebben.” Zo schuift ze bij de ene opdrachtgever aan bij een teamuitje, en belt ze met de ander wekelijks om de voortgang te bespreken. Juist door het online contact doen de VEA’s extra hun best om iedereen goed te blijven spreken. Melany: “Dat maakt dat we juist nóg meer betrokken zijn.”

Melany herkent nog een ander misverstand: dat een VEA alleen simpele taken zou oppakken. “Het gaat veel verder dan agendabeheer. We denken ook strategisch mee en bewaken OKR’s en KPI’s. We doen hetzelfde als een andere secretaresse, maar dan met de flexibiliteit van werken op afstand en van ons uren-abonnement.”

Voor Ayleen en Melany zit de kern van hun werk in dat vertrouwen, ook al gebeurt het grootste deel op afstand. “We hebben een sterk team. Er is veel kennis bij iedereen en we sparren vaak,” zegt Ayleen. “Als iemand het druk heeft, geven we elkaar een seintje en springt er iemand bij.” Precies dat gevoel - je hoeft het niet alleen te doen - willen ze secretaresses graag meegeven.

Dit artikel is gesponsord door Public Support.