Schultz is ervan overtuigd dat zelfs in een dynamische werkdag structuur en focus je gaan helpen. “Structuur hoeft niet star te zijn. In tegendeel. Een goede planning is geen keurslijf, maar een vangnet dat je rust en overzicht geeft.”
Meer rust door minder weerstand
Sommige taken schuiven dag na dag door. Niet omdat je ze vergeet, maar omdat ze iets vragen. Ze voelen groot, onduidelijk of zwaar. En dus kies je onbewust voor iets wat makkelijker gaat. Dat is geen gebrek aan discipline, legt Schultz uit. “Het is een natuurlijke reactie van je brein. Wanneer een taak spanning oproept, kiest je brein voor comfort op de korte termijn. Gelukkig kun je daar iets slims op toepassen.”
Haar tip: de 5-minutenregel. Besluit dat je er vijf minuten aan werkt. Niet meer. Beginnen is het moeilijkste, en eenmaal begonnen blijkt het bijna altijd mee te vallen.
Bereikbaar zijn én geconcentreerd werken
Altijd beschikbaar zijn, voelt als onderdeel van het werk. Maar elke onderbreking kost je gemiddeld twintig minuten om weer volledig in je werk te komen. “Altijd bereikbaar zijn lijkt effectief, maar het haalt je uit je concentratie”, vertelt Schultz. Plan twee of drie momenten per dag voor mail en overleg, en bescherm de tijd daartussenin. Een beproefde methode daarvoor is de Pomodoro-techniek: werk 25 minuten volledig geconcentreerd aan één taak en neem dan vijf minuten pauze. Na vier blokken plan je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.
Weten wat vandaag telt
Als alles prioriteit heeft, heeft niets prioriteit. Toch is het verleidelijk om elke dag met een lange lijst te beginnen. Schultz werkt met MIT’s: Most Important Tasks. Drie per dag, niet meer. Maar hoe kies je die? Daarvoor gebruikt ze de Eisenhower Matrix; een eenvoudig model dat taken indeelt op urgentie en belangrijkheid. Wat urgent en belangrijk is, pak je direct aan. Wat belangrijk maar niet urgent is, verdient een vaste plek in je planning. Dit zijn vaak de taken met de meeste waarde op de lange termijn. “Vraag jezelf elke ochtend af: als ik vandaag maar drie dingen kan doen, welke zijn dat dan? Die pak je als eerste aan, als je focus nog scherp is.”
Dit artikel is gesponsord door Bilderberg.
