Misschien is het je ontschoten... Wellicht is het aan je aandacht ontsnapt... Iemand (meermaals) herinneren aan een afspraak is voor veel managementondersteuners dagelijks werk. En niet echt de leukste. Het gevoel 'te zeuren' of te leuren om iemands bijdrage kan voor twijfel en frustratie zorgen.
Herinneren is een service
Volgens trainer en professional organizer Karen Visser begint effectief follow-uppen echter verrassend genoeg niet bij de reminder zelf. "Herinneren is een service", zegt ze in de nieuwste aflevering van de Support Cast. "Je volgt niet op omdat je iemand niet vertrouwt. Je volgt op omdat je het proces bewaakt."
Die andere manier van kijken verandert alles. Goed follow-uppen draait namelijk niet om harder aandringen, maar om slimmer organiseren. Niet om controle, maar om vertrouwen. En vooral: om duidelijke afspraken aan de voorkant, zodat je achteraf minder hoeft te herinneren. De beste follow-up is volgens Karen zelfs de follow-up die niet nodig is.
Drie valkuilen
Ook gaat ze in op drie enorme valkuilen die veel managementondersteuners zullen herkennen. Te lang wachten met de eerste reminder. Je onnodig verontschuldigen. Of een taak uiteindelijk zelf maar oppakken, omdat dat sneller lijkt dan iemand opnieuw aanspreken. Juist die gewoontes zorgen er volgens Karen voor dat je onbedoeld meer werk naar je toe trekt.
"De beste follow-up is de follow-up die overbodig is."”
Een van haar belangrijkste adviezen: houd de toon vriendelijk, maar wees duidelijk in de inhoud. En als twee herinneringen geen reactie opleveren, verander dan niet je toon, maar je aanpak. Stap over van een e-mail naar een telefoontje of loop even langs.
Regisseur
Voor assistants raakt dit onderwerp aan een grotere ontwikkeling. De rol verschuift steeds meer van uitvoerend naar regisserend. Follow-uppen is daarom geen administratief klusje, maar een kernvaardigheid. Wie overzicht creëert, verwachtingen managet en processen soepel laat verlopen, laat zien dat hij of zij de regie heeft.
Take aways
- Sleutel 1: Maak aan de voorkant kwalitatief goede afspraken
- Sleutel 2: Werk vanuit een systeem, niet vanuit je inbox
- Sleutel 3: Houd de toon vriendelijk, maar duidelijk
Beluister de podcast
Benieuwd hoe je vriendelijk én duidelijk blijft, betere afspraken maakt en minder tijd kwijt bent aan reminders? Beluister de nieuwste aflevering van de Support Cast Effectief follow-uppen: meer regie, minder reminders, met Karen Visser en ontdek hoe je met kleine aanpassingen een groot verschil maakt in je dagelijkse werk.
