In de nieuwste aflevering van de Support Cast spreekt hoofdredacteur Vera Bot met dagvoorzitter Suzan Vink over de kracht van interactie, collectieve intelligentie en de cruciale rol van de managementondersteuner in het succes van een event. De sleutelrol ligt bij de dagvoorzitter samen met de managementassistent.
Productie en montage door Marscha van Kins
Een dagvoorzitter is geen ‘praatje-plaatje’
Veel organisaties zien een dagvoorzitter nog vooral als iemand die het programma aankondigt en de tijd bewaakt. Volgens Suzan is dat een gemiste kans. De dagvoorzitter kan strategisch partner zijn om jouw event naar een hoger niveau te tillen. Een goede dagvoorzitter:
- bewaakt het doel van de dag,
- verbindt sprekers aan het centrale thema,
- voelt de dynamiek in de zaal aan,
- en creëert interactie.
“Het gaat erom dat mensen begrijpen waarom ze hier zijn en wat ze eruit kunnen halen,” zegt Suzan. Dat vraagt om meer dan zenden vanaf het podium. Het vraagt om regie op groepsdynamiek.
Haak de dagvoorzitter vroeg aan
Een van de belangrijkste adviezen uit het gesprek: betrek de dagvoorzitter al in de ontwerpfase van het event. Te vaak wordt eerst de locatie geboekt en het programma dichtgetimmerd, waarna pas wordt gekeken wie het event kan begeleiden. Terwijl juist in die vroege fase winst te behalen is:
- Past de zaalopstelling bij het doel?
- Is er ruimte voor interactie?
- Wisselen energie en inhoud elkaar voldoende af?
- Klopt de spanningsboog?
Een dagvoorzitter denkt mee over format, timing en dynamiek. Dat voorkomt dat je in de uitvoering moet repareren wat in de voorbereiding niet doordacht is.
Rigide in de voorbereiding, flexibel in de uitvoering
Een uitspraak van Suzan die veel managementondersteuners zal aanspreken:
“Rigide in de voorbereiding, flexibel in de uitvoering.”
Een goede voorbereiding – inhoudelijk, organisatorisch én communicatief – maakt improvisatie mogelijk. Als de techniek hapert, een spreker uitloopt of de energie in de zaal zakt, kun je schakelen. Maar alleen als de basis staat.
Voor managementondersteuners betekent dit:
- werk met één up-to-date draaiboek;
- zorg voor korte communicatielijnen tijdens het event;
- deel relevante context (zoals interne dynamiek of reorganisaties) met je dagvoorzitter;
- en durf tijdens het event bij te sturen als de situatie daarom vraagt.
Benut de collectieve intelligentie
In plaats van uitsluitend experts op het podium te zetten, pleit Suzan voor het benutten van de kennis in de zaal. Denk aan:
- korte reflectiemomenten in stilte,
- deelnemers eerst met elkaar laten overleggen voordat vragen plenair worden gesteld,
- medewerkers uit het veld een podium geven,
- of zelfs het programma mede laten bepalen door input uit de organisatie.
Die aanpak vergroot betrokkenheid én eigenaarschap. Mensen herkennen zichzelf in het verhaal en voelen zich serieus genomen.
De onderschatte invloed van de managementondersteuner
Wat Suzan vaak ziet: managementondersteuners regelen het event “erbij”. En tegelijkertijd hebben ze enorme invloed op het succes ervan. (Dit bespraken we eerder met event organizer Lenny Klaassen in de aflevering Assistants doen het 'erbij': een event organiseren.)
Ze kennen de organisatie en weten wat er speelt. Ze voelen aan waar enthousiasme of weerstand zit. Juist in de fase vóór het event kunnen zij:
- collega’s persoonlijk enthousiasmeren,
- sleutelpersonen aanhaken,
- no-shows beperken,
- en bestuurders of directie inhoudelijk scherp briefen.
Die rol als interne verbinder en ambassadeur wordt volgens Suzan nog te vaak onderschat.
Durf bestaande formats los te laten
Tot slot een duidelijke oproep: laat het traditionele format los.
De tijd van lange monologen en standaard panelgesprekken is voorbij. Nieuwe generaties deelnemers willen:
- interactie,
- relevante content,
- toepasbare inzichten,
- en betekenisvolle ontmoetingen.
Dat vraagt om andere werkvormen, kortere blokken, meer energie en bewuste activatie van de zaal.
Take-aways voor managementondersteuners
- Daag jezelf uit om het format te vernieuwen.
- Haak een dagvoorzitter vroeg aan in het ontwerpproces van je event.
- Begin altijd bij het doel: waarom organiseren we dit event?
- Deel context en organisatie-informatie met je dagvoorzitter.
- Werk met één centraal, actueel draaiboek.
- Faciliteer interactie bewust – kennisdeling en netwerken ontstaan niet vanzelf.
- Zet ook medewerkers op het podium, niet alleen directie of MT.
- Wees je bewust van je invloed als interne verbinder en ambassadeur.
- Bereid strak voor, maar durf flexibel te schakelen tijdens het event.
