Apana Bergtop, senior teamcoördinator op de afdeling Groups & Events Management bij Minor Hotels, deelt in dit artikel haar praktische tips.
1. Begin bij de wensen van je collega’s
"Een geslaagd evenement begint bij de mensen voor wie je het organiseert", zegt . De traditionele borrel met bitterballen en kerstkransjes maakt steeds vaker plaats voor een beleving. Denk aan een walking dinner met uitzicht over de stad, een feestelijke brunch of een creatieve workshop als opwarmer.
Geen bitterballen maar een walking dinner. Een walking dinner biedt de mogelijkheid om te netwerken en te bewegen, in plaats van statisch aan tafel te zitten. Het zorgt voor dynamiek en maakt het makkelijker om collega’s uit andere afdelingen te spreken.
Wél of geen activiteiten tijdens de kerstborrel? Een pubquiz, kerstbingo of zelfs een mini-workshop (denk aan cocktails maken) kan zorgen voor extra sfeer. Maar let op: niet iedereen zit te wachten op verplicht entertainment. Houd het optioneel en zorg voor een goede balans tussen activiteit en ontspanning.
Inventariseer de wensen. Stuur een korte enquête rond of pols tijdens de lunch wat collega’s leuk zouden vinden. Zo creëer je draagvlak én voorkom je dat je iets organiseert waar niemand echt enthousiast van wordt."
2. Denk praktisch én creatief
"Als office manager weet je: een goede locatie maakt het verschil. Maar het moet ook praktisch zijn.
De bereikbaarheid wordt nog té vaak vergeten. Een prachtige locatie buiten de stad is aantrekkelijk, maar als collega’s er moeilijk kunnen komen, kan dat de opkomst drukken. Kies bij voorkeur een plek die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en voldoende parkeergelegenheid biedt.
Vergeet ook de techniek niet. Wil je een speech houden, een presentatie tonen of muziek afspelen? Check dan of er audiovisuele ondersteuning aanwezig is. Denk aan microfoons, schermen en een goede geluidsinstallatie. Niets is zo frustrerend als technische problemen tijdens een feestelijk moment.
Wat dacht je van een kerstontbijt of silent disco? Durf buiten de gebaande paden te denken. Een kerstontbijt is ideaal voor teams die overdag druk zijn of vroeg beginnen. En een silent disco? Die biedt feest zonder geluidsoverlast – perfect voor locaties met buren of strikte geluidsnormen."
3. Kies een locatie die meebeweegt
"Een fijne locatie denkt met je mee. Bijvoorbeeld door arrangementen aan te bieden die je kunt aanpassen aan je teamgrootte of wensen.
Flexibiliteit is key. Sommige locaties bieden standaardpakketten, maar de beste partners denken mee over maatwerk. Kun je het menu aanpassen aan dieetwensen? Is er ruimte voor een speech of activiteit? Kun je de setting veranderen van formeel naar informeel?
Overnachten als extraatje. Voor teams die van ver komen of voor wie het laat wordt, is een overnachtingsmogelijkheid een fijne bonus. Zo wordt het niet alleen een feest, maar ook een moment van waardering en ontspanning.
Sfeer doet veel. Een sfeervolle ruimte met uitzicht, een privébar of een knusse loungehoek maakt het verschil. Denk aan warme verlichting, winterse decoratie en een gastvrije ontvangst. Het zijn de details die zorgen voor een memorabele ervaring. "
4. Begin op tijd met plannen
"Populaire data in december zijn vaak snel volgeboekt. Zeker de donderdagen en vrijdagen in de tweede helft van de maand zijn geliefd. De meeste bedrijven starten hun oriëntatie direct na de zomervakantie, in september. Wie dan al een shortlist heeft van locaties en ideeën, is anderen een stap voor.
Tip: maak een checklist. Van locatie en catering tot uitnodigingen en muziek – een checklist helpt je overzicht te houden. Begin met de grote lijnen en werk toe naar de details. Zo houd je grip op het proces en voorkom je last-minute stress.
Maak van dit jaar iets bijzonders. Of je nu kiest voor een intiem kerstontbijt of een groots eindejaarsfeest: met de juiste voorbereiding en een locatie die met je meedenkt, wordt het gegarandeerd een succes. Begin op tijd, luister naar je collega’s en durf creatief te zijn. Zo sluit je het jaar niet alleen feestelijk, maar ook betekenisvol af. "
Dit artikel is gesponsord door NH Hotels. De auteur Apana Bergtop is senior teamcoördinator op de afdeling Groups & Events Management bij Minor Hotels.
