Jaarbeurs MeetUp maakt werk van zorgeloos samenkomen 

Naast de grotere congreslocaties Supernova, Media Plaza en het Beatrix Theater biedt Jaarbeurs direct naast station Utrecht Centraal nog een andere optie voor vergaderingen en congressen: vergadercentrum MeetUp. Het doel is om organisatoren een plug & play-ervaring te bieden. En dat lukt goed, gezien het groeiende aantal terugkerende klanten. Accountmanager Lieke Smits-Martens benoemt een van de succesfactoren: "De klant krijgt bij ons altijd één dedicated contactpersoon die vanaf het eerste gesprek tot en met de uitvoering alles coördineert en zich bezighoudt met alle wensen en behoeften. We vragen vooraf altijd door over het doel van de bijeenkomst, het programma, de gasten die worden verwacht en het budget. Vroegtijdige duidelijkheid zorgt voor rust, overzicht en snelheid. Zo voorkom je miscommunicatie en eindeloos mailverkeer, en werk je toe naar een soepel voorbereide en vlekkeloos verlopen bijeenkomst."

Inspelen op wensen van de klant

MeetUp biedt flexibel in te richten ruimtes met veel daglicht, voor groepen van 2 tot 240 personen. De zalen zijn geschikt voor tal van typen bijeenkomsten, van een training of brainstormsessie tot teamdag of ledenvergadering. Boeken gaat snel en eenvoudig, met korte lijnen en zonder zorgen over de organisatie. "Bij MeetUp denken we mee en we hebben veel ervaring. We houden het door jou gestelde doel voor ogen en kunnen je voorbeelden geven van wat we al eerder hebben georganiseerd. We proberen altijd in te spelen op de wensen van de klant en de doelgroep", zegt Smits-Martens. 

Duidelijkheid scheelt stress en kosten

Een valkuil in het organiseren van een bijeenkomst is vaak dat er vooraf te weinig duidelijkheid is. Het team van Jaarbeurs MeetUp wil dat risico tot het minimum beperken. "We bieden veel flexibiliteit en je kunt vaak tot een week van tevoren het aantal gasten doorgeven. Het is altijd nog mogelijk om de groepsgrootte daarna in beperkte mate omhoog bij te stellen. Omlaag bijstellen gaat helaas niet omdat de cateringbestellingen dan al zijn gedaan, maar zelfs op de dag zelf kan nog wel worden geschakeld om het aantal personen op te hogen", zegt Smits-Martens. 

Juist bij congressen is het lastig voorspellen hoeveel mensen er komen. Klanten waarderen het dan dat wij er bovenop zitten”

Collega Olaf Reineman, eveneens accountmanager, voegt toe dat het met name bij wat grotere bijeenkomsten vaak een uitdaging is om tijdig inzichtelijk te hebben hoeveel deelnemers er zullen zijn. "Wij blijven altijd actief met de klant in contact over hoe het met het aantal aanmeldingen gaat, zodat we tijdig kunnen schakelen om de offerte kloppend te houden en een passende zaal beschikbaar te stellen. Zo voorkomen we dat je met weinig mensen in een te grote zaal komt te zitten. Juist bij congressen is het lastig voorspellen hoeveel mensen er komen. Klanten waarderen het dan dat wij er bovenop zitten."

Hoe voorkom je dat als organisator? "Wij adviseren om regelmatig een herinnering te sturen met de uiterste aanmelddatum. Wij kunnen dan als het nodig is tijdig omschakelen naar een kleinere zaal, wat aanzienlijk kan schelen in de kosten."

Smits-Martens zegt dat meestal een percentage van ongeveer 10% op de dag zelf niet komt opdagen. "Daar kun je niet zo veel aan doen, behalve strak in de planning zitten en duidelijk communiceren over de locatie en de mogelijkheden om er te komen, zoals parkeergelegenheden en openbaar vervoer."

Bereikbaarheid

Daarover gesproken: de locatie van MeetUp is ontzettend centraal. "Letterlijk, want we zitten in het Beatrixgebouw, pal naast Utrecht Centraal Station. Toch is het goed om even duidelijk te zijn in de uitnodiging, want Jaarbeurs heeft meerdere locaties. En als je eerder bijvoorbeeld bij congrescentrum Supernova of in de beurshallen bent geweest, loop je al snel automatisch die kant op. Terwijl MeetUp juist direct náást het station zit.  

Een week voor het evenement stuurt ons team altijd een mail die de contactpersoon aan de deelnemers kan versturen, met de laatste details, de precieze locatie en een routebeschrijving. Zo weten ze waar ze moeten zijn."

Altijd één aanspreekpunt

Klanten krijgen op de dag zelf altijd een duty manager toegewezen die de gasten persoonlijk ontvangt bij aanvang van de bijeenkomst. "Met contactpersonen, sprekers of trainers wordt het programma en de eventuele wijzigingen doorgenomen. De duty manager is op die dag het eerste aanspreekpunt is en te allen tijde op te roepen. Zo hoef je niet zelf op zoek te gaan naar stoelen of een oplossing voor een technisch probleem. Alles om de klant echt te ontzorgen."

Daarin slaagt MeetUp goed, gezien het groeiende aantal vaste klanten. "Die komen terug omdat ze goede ervaringen hebben, ook in het voortraject. Ze weten dat ze niet aan hun lot worden overgelaten. Klanten stellen het op prijs dat we bij de intake goed doorvragen, omdat ze soms zelf niet goed weten waar ze allemaal aan moeten denken", zegt Reineman. 

Licht, ontspanning en duurzame catering

Vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp onderscheidt zich onder meer met een centrale cateringruimte en kleurenlicht. "Elke ruimte heeft lichtstrips die je kunt afstellen in elke kleur die je wenst. Heb je een logo waar veel blauw in zit, dan kun je voor blauw kiezen. Heb je een teambuildingsessie, dan past een oranje tint weer beter. Want volgens de kleurenpsychologie bevordert oranje een positieve en enthousiaste sfeer. En zo bestaat er voor iedere doelstelling een passende kleur. Je kunt er dus mee spelen om de sfeer in de ruimte naar jouw doel en wens af te stemmen", zegt Smits-Martens. 

Elke verdieping heeft een centrale cateringruimte met koffieautomaten, koekjes van de Koekfabriek en vers fruit. "Daar bieden wij alle catering aan tijdens de pauzemomenten", licht Reineman toe. "Klanten vinden het fijn omdat ze dan even de benen kunnen strekken en even de ruimte kunnen verlaten waar ze al een paar uur zijn geweest. Bovendien ontstaan daar vaak spontaan informele gesprekken en is het een prettige plek om even bij te praten of te netwerken met andere deelnemers."  

Een pluspunt is verder dat alle ruimtes zijn voorzien van grote raampartijen. "Dat zorgt voor een open, frisse sfeer en extra energie tijdens je bijeenkomst", voegt Smits-Martens toe. 

Duurzaamheid

Duurzaamheid is een belangrijk onderwerp voor Jaarbeurs en dat uit zich onder andere in het cateringaanbod. "Wij zien dat klanten duurzaamheid en gezondheid steeds belangrijker vinden. Daarom zijn onze cateringarrangementen grotendeels vegetarisch en zijn we ook ingesteld op allerlei diëten. Onze chefs creëren voortdurend nieuwe menu’s met zoveel mogelijk lokale en seizoensgebonden producten. Maar een ouderwetse bitterbal is natuurlijk ook mogelijk. We hebben een standaardaanbod dat je altijd naar eigen wens kunt aanpassen met behulp van ons foodbook. Ook andere klanten zijn daardoor blij verrast."

Sociale impact 

Bij Jaarbeurs en dus ook bij MeetUp is duurzaamheid geen vinkje op een to-do-lijst, maar een manier van denken én doen. In de horeca wordt er bewust gekeken naar minder verspilling, meer plantaardig en lokaal. Maar duurzaamheid gaat voor Jaarbeurs verder dan alleen het milieu, het gaat ook over sociale impact. "Zo planten we voor elke reservering een boom via Trees for All. En we steunen organisaties die dicht bij ons staan, zoals het Helen Dowling Instituut en het Prinses Máxima Centrum. Ook zetten we graag onze deuren open voor bijzondere samenwerkingen. Samen met Academie Spelderholt bieden we jongeren met een beperking de kans om werkervaring op te doen tijdens evenementen. Hun inzet geeft niet alleen hun energie, maar ook onze gasten."

Dit artikel is gesponsord door Jaarbeurs.