In 1975 voorspelde men twee dingen voor het magische jaar 2000: we hebben allemaal een computer op de werkplek (check!) en werken allemaal papierloos (helaas!). Toch is digitaal werken steeds verder ontwikkeld, onder meer als onderdeel van Het Nieuwe Werken. Hoe krijg jij als secretaresse en managementondersteuner je organisatie zo ver dat men daar ook digitaler wil werken? En wat komt daarbij kijken?

Het Nieuwe Werken is het normale werken

Het Nieuwe Werken mag dan ‘normaal’ zijn, voor veel managementondersteuners geldt dit nog niet. 82% werkt nooit of zeer beperkt thuis of elders. Reden: velen vinden dat ze zichtbaar aanwezig moeten zijn voor optimale ondersteuning. Dit blijkt uit het Loopbaanonderzoek van 2013. Toch kan het secretariaat juist voortrekker zijn bij de introductie van andere manieren van werken.
Hierbij is een kanttekening op zijn plaats: Het Nieuwe Werken vraagt om flexibiliteit en wordt in elke organisatie op een andere manier vormgegeven. One size fits all bestaat hierin dus niet. En om het te laten slagen, draait het vooral om behaviour, om gedrag en de samenwerking tussen mensen.

Flexwerken

Het Nieuwe Werken staat voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Een mogelijkheid daarvan is thuiswerken. Bekijk eens de voor- en nadelen van thuiswerken en deze slimme tips voor je thuiswerkdag. Flexwerken heeft zijn voordelen zoals het beter kunnen combineren van werk en privé, maar ook nadelen, bijvoorbeeld een overload aan informatie. Flexwerken vraagt om discipline als er thuis ook allerlei klussen liggen. Flexwerkers maken vaak wel meer uren. Vooral mail op de smartphone maakt de verleiding om te werken groot. De druk om altijd bereikbaar te zijn, kan zelfs resulteren in technostress.
Het is sowieso handig om je eigen persoonlijkheid te kennen. Dan kun je je eigen strategie bepalen om werk en privé slim te combineren.

Nieuwsgierig naar hoe anderen dit doen? Deze managementassistentes vertellen hoe zij Het Nieuwe Werken ervaren.

Digitaal archiveren

Om een digitale jungle te voorkomen kun je deze 3 tips om slim te digitaliseren vast gebruiken.

Digitaal vergaderen en notuleren

De overstap naar digitaal vergaderen kan lastig zijn. Gelukkig zijn er tools en apps die kunnen helpen. Heb je te maken met vaak terugkerende vergaderingen met veel in- en output dan kan Sharepoint van groot nut zijn. Een hele site optuigen heeft daarentegen minder zin bij een werkoverleg of een ad-hocvergadering.

Om efficiënt te vergaderen kun je ook een videoconferencing doen. Dat is ook handig voor thuiswerkers.

Vergaderen en notuleren kúnnen volledig papierloos met de iPad. Je hebt er allerlei tools en apps voor. Is je werkgever daar nog niet aan toe? Een vergaderverslag op de laptop maken kan ook.

Clean desk

Om je bureau vrij te houden van stapels papier, post-its, boeken, folders, takenlijsten en notities houd je de principes van clean desk aan. Ook voor het maken van notities, aantekeningen of notulen kun je digitaal gaan. Belangrijkste is dat je je eigen stijl behoudt, dat werkt het prettigst.

Apps en tools

Om het jou en je organisatie makkelijk(er) te maken zijn er legio apps en tools verkrijgbaar. Hier vind je allerlei relevante apps voor managementondersteuners verzameld in categorieën. Wil je zelf in één dag digitaal expert worden, doe dan de training Powersecretaresse Digitaal. En kijk ook eens op de website van Over Het Nieuwe Werken; hier vind je allerlei blogs, whitepapers en nog veel meer.

Cloud

Werken in de cloud heeft zijn voordelen. Cloud computing werkt bijvoorbeeld kostenbesparend omdat de software geen bedrijfseigendom wordt. Tegelijk lijkt dit om dezelfde reden onbetrouwbaarder.

Trainingen digitaal werken

Management Support heeft veel trainingen op het gebied van digitaal werken. Een greep uit het aanbod: