Hoe Kwakkenbos in no time de kansen van digitalisering benutte

Hands-on als ze is, ging Claudia Kwakkenbos voortvarend aan de slag met de digitalisering van Kwakkenbos. In Vodafone Business vond ze een partner die een bouwbedrijf daarbij op alle mogelijke gebieden kan ondersteunen. Met als gevolg dat Kwakkenbos nu efficiënter werkt.

Hoewel de bouw bekendstaat als een conservatieve sector neemt digitalisering er een hoge vlucht. Denk aan het gebruik van tablets en smartphones op de bouwplaats, bijvoorbeeld om werkbonnen te tekenen. Of aan het digitaal versturen van facturen, werktekeningen en offertes. Of aan het werken op afstand, al dan niet corona-gedwongen.

Kwakkenbos is een bedrijf (zie kader) dat in de afgelopen jaren een enorme slag heeft geslagen op dit gebied. Dankzij het nieuwe hoofd Finance & Control én dankzij Vodafone Business. Om met het eerste te beginnen, toen Claudia Kwakkenbos in 2016 als vrouw van eigenaar Michel Kwakkenbos in het bedrijf kwam werken, viel haar één ding in het bijzonder op.

“Ik kwam uit de retailsector en daar zijn ze op het gebied van digitalisering erg ver. De bouwwereld liep echt achter. Om een voorbeeld te geven: telefonie en data werden in de bouw als doodgewone kostenpost beschouwd in plaats van als kans om sneller, efficiënter en dus beter te werken.”

Continuïteit als harde eis

Claudia startte met het uitschrijven van alle processen en wensen en min of meer bij toeval stuitte ze toen op Vodafone Business als partner. “Eigenlijk ging ik voor mezelf naar een Vodafone-winkel. Terloops stelde ik daar de vraag of ze ook wat konden betekenen op zakelijk gebied. Van het een kwam het ander.”

Vodafone Business bleek inderdaad ondernemers in de bouwsector te kunnen helpen op tal van gebieden, van veilig digitaal werken tot een intelligente data-infrastructuur en netwerk. “Heel concreet legde ik twee behoeften bij Vodafone Business neer,” vertelt Claudia, “we wilden om te beginnen gemaximaliseerde communicatie, zowel intern als extern.”

“In de bouw bestaat er een traditionele kloof tussen binnen, het kantoor, en buiten, de bouwplaats. Die wilde ik dichten, zodat we realtime met elkaar zouden kunnen samenwerken met up-to-date informatie en daardoor snel zouden kunnen schakelen.”

“Er moest geen twijfel meer kunnen bestaan over bijvoorbeeld de actualiteit van een bouwtekening. Daarnaast was continuïteit een harde eis. Dat wil zeggen dat we altijd bereikbaar moeten zijn, dus als de verbinding onverhoopt zou wegvallen, zou daar onmiddellijk een oplossing voor moeten zijn.” Snelheid als toverwoord dus.

Realtime samenwerken met up-to-date documenten

Om een lang verhaal kort te maken, Vodafone Business deed Kwakkenbos een passend voorstel, waarbij ze continuïteit en voldoende data beloofden voor een vaste prijs. “We hebben een totaalpakket afgenomen, niet alleen internet en telefonie, maar ook bijvoorbeeld netwerk en beveiliging. Dat laatste is belangrijk in de bouw, zeker nu met de AVG.”

“Neem onze onderhoudsafdeling, die werkt met tablets met daarin gevoelige klantgegevens. Dankzij het krachtige, stabiele én veilige Zakelijk internet van Vodafone – GigaNet – hoeven we ons daarover geen zorgen meer te maken.”

Medewerkers gingen zelf de voordelen inzien

De wensen van Kwakkenbos zijn nu vervuld en het bedrijf is helemaal ‘bij’ op het gebied van digitalisering. Het realtime samenwerken tussen kantoor en bouwplaats is realiteit dankzij Microsoft 365. De continuïteit is gewaarborgd dankzij One Net Express, de Vodafone Business-dienst die er onder meer voor zorgt dat Kwakkenbos-medewerkers bereikbaar zijn voor elkaar en voor klanten. Claudia: “Onze receptioniste ziet nu eenvoudig in het systeem welke medewerkers beschikbaar zijn, zodat ze snel naar de juiste persoon kan doorverbinden.”

Ook de Wireless back-up zorgt voor die continuïteit: als een internetverbinding onverhoopt uitvalt door een storing wordt automatisch overgeschakeld naar het 4G-netwerk. Zaken kunnen dus gewoon doorgaan, 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Korte lijnen en overzicht

Door deze digitaliseringsslag werkt Kwakkenbos nu aantoonbaar sneller en efficiënter. Naast deze ‘harde’ voordelen, dus de totaaloplossing die Vodafone Business biedt, heeft Claudia meer positieve ervaringen. “Als er een keer een probleempje is, zijn de lijnen met Vodafone Business kort. We hebben een eigen businesspartner die we altijd kunnen bellen. Geloof me, die continue service zie je niet vaak en is erg prettig. Daar komt bij dat de kosten overzichtelijk zijn. We krijgen één duidelijke rekening in plaats van allemaal afzonderlijke rekeningen voor abonnementen en bundels. Ook dat was een aangename verrassing voor ons.”

Eerlijk is eerlijk, het was voor Claudia ook wel hard werken om haar bedrijf op het gebied van digitalisering te brengen tot waar het nu is. Ze ervaarde wat herkenbaar zal zijn voor veel bouwbedrijven: alle medewerkers meekrijgen is een intensieve maar dankbare klus. “Daar heb ik inderdaad veel tijd en energie ingestoken. En veel geduld bovendien. Zo heb ik al snel ingevoerd dat alle medewerkers hun uren konden invoeren via een app. Die uren kwamen dan automatisch in de financiële administratie en projectadministratie terecht.”

“Zo’n omslag kost veel tijd, maar levert uiteindelijk veel meer tijd op, want die hele urenadministratie gaat nu een stuk sneller. Ik heb iedere medewerker meegenomen in het traject, ze uitgelegd dat ze altijd alles konden vragen. Uiteindelijk gingen ze zelf de voordelen ervan inzien en zelfs meedenken hoe sommige zaken nóg beter zouden kunnen. Toen wist ik dat de digitaliseringsmissie geslaagd was.”

Vodafone Business-routekaart

Kwakkenbos is een modern, middelgroot familiebedrijf gevestigd in Midden-Nederland, met zo’n 80 medewerkers. Om de continuïteit te waarborgen heeft Kwakkenbos de transitie gemaakt van traditionele aannemer naar (uit)ontwikkelende realisator met een mooi portfolio gespreid naar activiteiten en opdrachtgevers.

Sinds een paar jaar is het bedrijf gevestigd in een energieneutraal pand in Harmelen van waaruit ze meebewegen met nieuwe ontwikkelingen en innovatieve werkwijzen in de markt. Kwakkenbos biedt kwaliteit in alle fases van haar bedrijfsvoering en streeft naar volledige tevredenheid van haar klanten en werknemers. Uit oogpunt van maatschappelijke verantwoordelijkheid besteden ze in hun beleid en activiteiten veel aandacht aan veilig, gezond en duurzaam werken.

Dit artikel is gesponsord door Vodafone Business