De voormalige kazerne uit 1906 ligt op loopafstand van station Ede-Wageningen en is onderdeel van Next Venue. De historie is nog zichtbaar, maar binnen is de locatie naar deze tijd gebracht. Dat geldt ook voor de vergaderruimtes, vertelt accountmanager Ton Bezuijen van de Mauritskazerne. “We zitten hier midden in Food Valley. Dat zie je overal in terug. Onze vergaderzalen hebben allemaal een eigen foodthema. Je zit dus niet in een standaard zaaltje met witte muren en een flip-over.”

Van Sweet Room tot Oyster Room

Zo zijn er kleinere ruimtes voor zes tot acht personen, maar ook zalen voor grotere groepen. Namen als Sweet Room, Potato Room en Oyster Room verraden al waar de inspiratie vandaan komt: de inrichting sluit telkens aan bij het foodthema. Voor groepen tot ongeveer 65 personen is er bijvoorbeeld de Oyster Room, die ook kan dienen voor een plenaire bijeenkomst.

Juist de mogelijkheid om verschillende ruimtes te combineren, zorgt er volgens Ton voor dat je vergaderen bij de Mauritskazerne extra aantrekkelijk kunt maken. “We zien bijvoorbeeld dat een groep ‘s ochtends plenair bijeenkomt en ‘s middags uiteengaat voor workshops of andere sessies. Je kunt zo veel meer afwisseling in een dag brengen.”

Eenvoudig boeken

Het boeken van een bijeenkomst houdt Next Venue zo eenvoudig mogelijk. Een reguliere vergaderruimte kan online worden samengesteld en direct worden geboekt. Daarbij zijn ook koffie, thee, iets lekkers of aanvullende activiteiten te kiezen. Wordt het programma ingewikkelder, bijvoorbeeld met zestig deelnemers en meerdere subzalen, dan neemt het team de organisatie persoonlijk over.

“Bij een eenvoudige vergadering kun je alles zelf regelen”, zegt Ton. „Maar als er meer bij komt kijken, maken wij de offerte en denken we mee. Je hoeft hier niet voor de techniek met de ene leverancier te bellen en voor de catering met de andere.”

Niet automatisch broodjes

Het eten is in de Mauritskazerne bepaald geen bijzaak. De ligging in Food Valley wordt bewust gebruikt om food onderdeel te maken van de bijeenkomst. Voor de catering wordt zo veel mogelijk gewerkt met seizoensproducten en leveranciers uit de omgeving.

Wie een vergaderarrangement boekt, luncht in de lunchroom en stelt daar zelf zijn maaltijd samen. Er is vers brood en salades en er is nadrukkelijk ruimte voor vegetarische keuzes. “Als je vegetariër bent, hoef je dat niet vooraf door te geven”, zegt Ton. Je kunt gewoon ter plekke een complete gezonde lunch samenstellen.”

Van vergadering naar beleving

Daarnaast is er de mogelijkheid om het vergaderen zelf met food te combineren. De Mauritskazerne beschikt over een 360 graden Tasting Experience Room, waar eten en beeld samenkomen: alle zintuigen worden daarbij geprikkeld. Tijdens een tasting krijgen deelnemers een driegangenmenu en uitleg over wat ze proeven en waar producten vandaan komen.

Een 20-minutentasting kan worden geboekt als korte onderbreking of afsluiting van een vergaderdag worden ingezet, bijvoorbeeld rond thema’s als kaas, olie, bier of superfoods. Ton noemt ook de mogelijkheid van een uitgebreidere combinatie. “Je kunt beginnen met een voorgerecht, daarna drie kwartier vergaderen en vervolgens doorgaan met het hoofdgerecht. Zo verweef je het vergaderen en de tasting echt met elkaar.” Wie de smaak te pakken heeft, kan die uitgebreide proeverij ook boeken als diner experience, voorzien van bijpassende wijnen.

Volgens marketingcoördinator Jacky van Angelen van Next Venue is juist die afwisseling interessant. “Een hele dag vergaderen klinkt al snel saai. Hier zit je sowieso in een andere omgeving, maar je kunt zo'n dag ook echt doorbreken met een tasting of een workshop. Daarmee maak je van een vergadering meer een beleving.”

Duurzaamheid

Ook duurzaamheid speelt een belangrijke rol. De vergaderzalen hebben dankzij een uitgebreide renovatie energielabel A++++. Er wordt onder meer gebruikgemaakt van warmteterugwinning. Veel materialen in het interieur van de kazerne hebben een tweede of zelfs derde leven gekregen.

Toch merkt Ton dat duurzaamheid zelden bovenaan het wensenlijstje staat wanneer een bedrijf een vergaderlocatie zoekt. “Bijna niemand belt met de mededeling: wij zoeken een duurzame locatie. Maar zodra je vertelt wat we doen, zeggen mensen: dat vinden wij eigenlijk ook heel belangrijk.”

Hij neemt klanten daarom actief mee in duurzamere keuzes. “Met onze eigen duurzaamheidsmeter kunnen organisatoren bijvoorbeeld kiezen voor digitale uitnodigingen, openbaar vervoer of carpoolen en minder materiaalgebruik. Duurzamere keuzes leveren bovendien korting op.”

De combinatie van de verschillende elementen maakt de Mauritskazerne de ideale locatie voor organisaties die vergaderen net even anders willen aanpakken, besluit Ton: “De locatie met een inspirerende omgeving en de mogelijkheid om af te sluiten met een tasting zorgen ervoor dat een dag vergaderen energie oplevert in plaats van energie kost. Wij maken vergaderen spannender en leuker.”

Dit artikel is gesponsord door Next Venue.